Все статьи номера
8
Июль 2013года
Юридическая консультация

Инвентаризация кассы. О чем следует помнить

Чиновники напомнили, что если в учреждении проводится инвентаризация кассы, например, при смене материально ответственного лица, то она оформляется соответствующим актом (по форме № ИНВ-15 )*. Рассмотрим порядок ее проведения.

И.С. Егорова, юрист

Методика проведения инвентаризации

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания ), при инвентаризации кассы учреждения подсчитывается фактическое наличие:

  • денежных знаков (наличных денег);
  • других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.).

Сравнивается остаток денежных средств, отраженный в бухгалтерском учете учреждения по состоянию на определенный момент времени в день инвентаризации, с фактическим остатком денежных средств и других ценностей на указанную дату.

Кто проверяет

Пунктами 2.2 и 2.3 Методических указаний определено, что для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии должны входить:

  • представители администрации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). › |

    › | В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Порядок проведения проверки

До начала мероприятия инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств, кассовую книгу, бухгалтерскую справку об остатках в кассе наличных денег, ценностей, бланков строгой отчетности.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на “дата”», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и оприходованы все денежные средства, поступившие на их ответственность. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе, проводится по состоянию на определенный момент времени (например, начало или конец рабочего дня). Сведения о фактическом наличии денежных средств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

В рамках инвентаризации могут проверять подтверждение первичными документами операций по поступлению денежных средств и их расходованию, полноту оформления документов, отраженных в бухучете за определенный период (например, с начала года до проведения инвентаризации). Проверяется:

  • прошнурована и опечатана ли кассовая книга, соответствует ли фактическое количество листов указанным, есть ли исправления;
  • все ли операции с наличными подтверждены «первичкой»;
  • есть ли на представленных документах подписи ответственных лиц;
  • ведется ли журнал кассира-операциониста;
  • соответствуют ли данные кассовой книги журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
  • сходятся ли показатели контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники (z-отчеты), с приходными кассовыми ордерами и данными бухучета;
  • соблюдается ли кассовая дисциплина (лимит остатка денежной наличности, своевременная сдача денег в банк, лимит расчетов наличными).

Фактическое наличие средств определяют путем полного полистного пересчета денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяется с данными по кассовой книге. Проверка фактического наличия БСО производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке обязательно участие кассира как материально ответственного лица. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией денег в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленных в описи средств на ответственное хранение. Если выявлена недостача или излишек ценностей в кассе, то в акте инвентаризации указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Важно запомнить
Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия кассы) сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии.