Все статьи номера
Не прочитано
7
Июнь 2015года
Госконтракт

Казначейство проверит содержание документов на оплату закупок

Карина СТЕНЕЧКИНА, бухгалтер

Как верно заполнить заявку на кассовый расход

Для подтверждения денежного обязательства по поставке товаров (выполнению работ, оказанию услуг, аренде) за счет целевых субсидий государственные (муниципальные) учреждения представляют в Федеральное казначейство заявки на кассовый расход (ф. 0531801 или ф. 0531851).

Форму 0531851 учреждение подает, если возникновение денежного обязательства подтверждено только одним документом-основанием. Такое требование установлено пунктом 2.1.1 Порядка кассового обслуживания, утвержденного приказом Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. № 8н (далее – Порядок № 8н).

В соответствии с пунктом 9.31 Порядка № 8н в поле «Основание платежа» раздела 1 «Реквизиты документа» строки заявки по форме 0531851 заполняют следующим образом:

  • «договор (госконтракт)» – соответствующий государственный контракт (договор) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд либо иной документ-основание, например муниципальный контракт;
  • «наименование документа-основания» – наименование документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства, в частности счет или акт выполненных работ и пр.

Обратите внимание!

По авансовым платежам документы-основания в заявке на кассовый расход не указывают

В случае наличия и представления в орган Федерального казначейства двух и более документов-оснований (например, договора, счета, актов выполненных работ) оплату денежного обязательства осуществляют на основании другой заявки (ф. 0531801). И конечно, к заявкам надо приложить документы, которые подтверждают возникновение денежного обязательства.

Что будут проверять специалисты казначейства

При санкционировании оплаты денежного обязательства казначейство (финансовое управление) в обязательном порядке проверяет документы-основания. Как правило, контролируют соответствие:

  • содержания операции по оплате денежных обязательств на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг, аренду) исходя из документа-основания коду КОСГУ и содержанию текста назначения платежа, указанным в заявке;
  • содержащихся в заявке реквизитов (тип, номер, дата) документов-оснований реквизитам прилагаемых к заявке документов-оснований.

Кстати, при наличии между учреждением и казначейством электронного документооборота с применением электронной подписи можно направить электронные копии соответствующих документов-оснований.

Какими документами подтвердить денежное обязательство

Документами-основаниями на практике чаще всего бывают:

  • накладная, акт приемки-передачи, счет-фактура – при поставке товаров;
  • акт выполненных работ (услуг), счет, счет-фактура – при выполнении работ (оказании услуг).

Минфину России и Федеральному казначейству нередко приходится выпускать разъяснения. Например, о том, что в качестве документа-основания можно представить счет-фактуру, сказано в письме Минфина России от 9 апреля 2009 г. № 02-03-07/1970.

А в недавнем совместном письме Минфина России и Федерального казначейства от 30 марта 2015 г. № 02-03-09/17449 и № 07-04-05/05-196 указано, что документы-основания принимают только в том случае, если они соответствуют требованиям, установленным статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2013 г. № 402-ФЗ для первичных документов. В качестве примера такого подхода в этом письме рассмотрен универсальный передаточный документ. Форма универсального передаточного документа была предложена письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@.

На заметку

Можно утвердить собственную форму подтверждающей «первички»

Форма универсального передаточного документа носит рекомендательный характер. Следовательно, учреждения вполне могут применять ее видоизмененные варианты при соблюдении общих требований, установленных к первичным документам.

Как проверяют смешанные контракты

В отношении контрактов на закупку зачастую применяют смешанную форму. То есть в таком договоре могут быть элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами.

Подобных ситуаций рекомендуем избегать.

Документ

В подтверждение денежного обязательства по оплате закупки может быть представлен любой первичный документ, но только при соблюдении ряда условий (письмо Минфина России и Федерального казначейства № 02-03-09/17449 и № 07-04-05/05-196)

Ведь, например, формирование смешанного контракта на приобретение осветительных приборов и их монтаж потребовало бы отдельных закупок по разным кодам КОСГУ (340, 225).

Неоднородность документов-оснований с применением разных кодов КОСГУ может вызвать претензии у специалистов казначейства, проверяющих документы. А что делать, если такой ситуации избежать невозможно? Тогда необходимо, чтобы смешанный характер контракта был отражен в самом предмете договора.

Если учреждение заключает договор подряда на установку систем видеонаблюдения, то недостаточно записать, например:

  • установка подрядчиком системы видеонаблюдения в соответствии со сметным расчетом (в разделе «Предмет договора»);
  • выполнение подрядчиком всех работ собственными силами с использованием своих материалов (в разделе «Порядок расчетов»).

Ссылка на выполнение работ подрядчиком собственными силами с использованием своих материалов должна содержаться в предмете договора.