Все статьи номера
Не прочитано
9
Август 2015года
Документация

Журнал операций. Учтите особенности электронного регистра

Карина СТЕНЕЧКИНА, бухгалтер

Электронная форма журналов в приоритете

Важный документ

Единая форма журнала операций утверждена приказом № 52н

Пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), содержит регламент систематизации и группировки данных первичных учетных документов.

Для этой цели применяют следующие журналы операций:

  • по счету «Касса» (журнал операций № 1);
  • с безналичными денежными средствами (журнал операций № 2);
  • расчетов с подотчетными лицами (журнал операций № 3);
  • расчетов с поставщиками и подрядчиками (журнал операций № 4);
  • расчетов с дебиторами по доходам (журнал операций № 5);
  • расчетов по оплате труда (журнал операций № 6);
  • по выбытию и перемещению нефинансовых активов (журнал операций № 7);
  • по прочим операциям (журнал операций № 8);
  • по санкционированию (журнал операций № 9).

На заметку

В перечне форм регистров, утвержденных приказом № 52н, отсутствует журнал операций № 9

Для регистров применяют единую форму 0504071. Она приведена в приложении № 3 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее – приказ № 52н).

Заполняют ее следующим образом. Переносят остатки на начало месяца, затем формируют обороты за период и выводят остатки на конец месяца. Итоговые суммы оборотов по счетам переносят в Главную книгу (ф. 0504072).

Журналы операций оформляют в электронном виде и подписывают квалифицированной электронной подписью согласно методическим указаниям (приложение № 5 к приказу № 52н). Нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания.

На бумажном носителе регистр ведут только в случаях, когда:

  • нет возможности формировать или хранить его электронно;
  • в законодательстве содержится требование составлять регистр исключительно на бумаге.

Электронные регистры нужно распечатывать

И все же нередко бухгалтеру приходится выводить бумажные журналы операций. Например, когда этого требует ревизионная служба или другой проверяющий орган. Изготавливает их учреждение за свой счет на основе электронных регистров.

Заверять копии электронных регистров на бумажном носителе нужно согласно порядку, который учреждение устанавливает самостоятельно в рамках своей учетной политики.

Важно запомнить!

Допустимо заверять копии оттиском печати учреждения

При разработке такого порядка бухгалтерия вправе использовать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации...», утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

Его применяют в добровольном порядке.

Копией документа считают экземпляр документа, в полной мере воспроизводящий информацию подлинника. Такое определение дано пунктом 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Чтобы придать копии правовой статус, на бумажном экземпляре необходимо проставить:

В отношении правил заверения копии следует обратиться к национальному стандарту ГОСТ Р 6.30-2003, принятому постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

В нем дано несколько рекомендаций. Так, в силу пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 заверительная запись на копии документа должна быть расположена ниже реквизита «Подпись».

Рассмотрим пример оформления.

Пример. Согласно учетной политике, бухгалтерия бюджетного учреждения ведет журналы операций в электронном виде.

Внутренняя служба контроля потребовала представить копию журнала операций № 7 на бумаге. Для этого бухгалтер по учету основных средств вывел бумажную копию электронного регистра. В учреждении принято, что заверяет копии бухгалтерских регистров заместитель главного бухгалтера З.В. Алексеева.

Таким образом, на копии регистра она сделала следующую заверительную запись:

Также обратите внимание на письмо Минфина России от 25 сентября 2009 г. № 02-06-00/4581 (далее – письмо № 02-06-00/4581), которое не утратило актуальности по сей день. По мнению Минфина России, бумажную копию электронного документа следует заверять:

На заметку

Каждый лист многостраничной копии можно заверять отметкой «Верно»

  • не менее чем одной подписью ответственного сотрудника;
  • печатью учреждения;
  • отметкой «Копия электронного документа».

Как правило, органы исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления согласны с этим порядком. Например, его можно найти в пункте 1 графы «Документы» приложения к распоряжению администрации Чажемтовского сельского поселения от 11 марта 2014 г. № 18.

Нужно ли заверять многостраничные копии постранично? Это учреждение также должно регламентировать в своей учетной политике.

Шпаргалка

Кому можно поручить подписание копии регистра

В учетной политике в качестве уполномоченных лиц обычно упоминают работников бухгалтерии и службы делопроизводства. Это необходимо зафиксировать в должностной инструкции и трудовом договоре. Либо следует издать соответствующий приказ (распоряжение). Текст можно сформулировать так: «Возложить на секретаря Перышкину Владлену Андреевну обязанности по заверению копий документов».

Так, пунктом 4.3.21 Инструкции по делопроизводству, утвержденной распоряжением Правительства Ростовской области от 8 апреля 2015 г. № 151, установлено, что листы сначала прошивают нитками. Затем на обороте последнего листа прошивки нитки проклеивают листом бумаги, на который должны заходить удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц. Такую надпись оформляют в следующем виде: «Всего в копии 5 л.». Листы многостраничных копий нумеруют.

Поскольку согласование учетной политики бюджетного учреждения, а иногда и ее утверждение – прерогатива учредителя, то формировать соответствующий раздел необходимо с учетом его мнения. Поэтому я рекомендую изучить инструкции по делопроизводству, утвержденные учредителем, даже если они разработаны не для подведомственных учреждений.

На заметку

Особенности заполнения журнала операций № 5

Согласно приказу № 52н, журнал применяют для учета операций по начислению доходов. Однако в регистре отражают не только поступления от оказания платных услуг, но и безвозмездно принятые материальные ценности, а также доходы в сумме полученных субсидий.

Рассмотрим ошибку, которую очень часто допускают бухгалтеры. В нарушение пункта 93 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н, они отражают начисление доходов по предоставленной субсидии на иные цели на дату поступления доходов. Вместо этого необходимо начислить уже подтвержденные расходы. Причем основанием для фиксации в журнале операций № 5 служит, в частности, отчет расходов.

Следует помнить об особенностях разработки собственных форм

Приказ № 52н не запрещает менять форму регистров учета и дополнять ее новыми реквизитами. Например, многим учреждениям удобнее рядом с графой «Наименование показателя» в журнале операций № 5 располагать графу с указанием ИНН покупателя.

Наиболее часто бухгалтеры задают вопрос: можно ли при расчетах с покупателями – физическими лицами вместо фамилии, имени и отчества указывать «Выручка»? Если речь идет об услугах, не требующих персонифицированного учета, или об оприходовании торговой выручки, это допустимо. Что подтверждает пункт 200 Инструкции № 157н.

Сервисы

Все подписчики журнала могут пользоваться электронными сервисами (подписчикам печатного издания для этого необходимо активировать карту доступа, полученную с седьмым номером)

Такие моменты следует регулировать в рамках учетной политики. Чтобы избежать нарушений при заполнении регистров учета, составьте учетную политику как можно более подробно. Как вариант – в виде системы организационно-распорядительных документов для каждого участка ведения учета. Отмечу, что внести поправки в учетную политику можно уже в этом году.

Обновив перечень унифицированных форм документов и регистров приказом № 52н, Минфин России теперь планирует изменения и в бюджетном учете: на регистрации в Минюсте России находится очередной приказ с корректировками в Инструкцию № 157н. Скорее всего, он будет принят до 1 октября 2015 года, а значит, применять его придется уже при составлении отчетности за этот год (подробно о нововведениях).

В заключение напомню, что у всех подписчиков журнала есть возможность воспользоваться сервисом «Учетная политика». Это программа-составитель, которая позволяет сформировать приказ об утверждении этого важного документа и приложения к нему. В ноябре можно будет составить учетную политику учреждения на 2016 год (с учетом всех новаций).