Все статьи номера
Не прочитано
3
Март 2016года
Доходы и расходы

Дебиторская задолженность. Новое в учете и отчетности

Елена КЕДРОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Что относится к дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – это сумма обязательств, которые возникли перед учреждением у его контрагентов (работников, потребителей товаров и услуг, поставщиков и др.).

Она может образоваться в различных ситуациях. Например, в момент выявления ущерба, причиненного материально ответственным лицом, а также после перечисления поставщику сумм аванса за будущие поставки товаров.

Эти и другие источники дебиторской задолженности, счета их учета представлены в таблице.

Таблица. Счета для учета дебиторской задолженности

Причины возникновения дебиторской задолженностиСчетНомер строки баланса
Покупателю отгрузили товары, а деньги в их оплату не поступили 205 00 «Расчеты по доходам» 230

Поставщику (исполнителю) перечислен аванс за товары (работы, услуги), которые еще не были поставлены (выполнены, оказаны).

Сотрудник получил аванс, но месяц отработал не полностью

206 00 «Расчеты по выданным авансам» 260
Выдан заем (кредит) 207 00 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)» 290
Сотрудник не отчитался по выданным ему подотчетным суммам 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» 310
Сотрудник не возместил причиненный ущерб 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» 320
Учреждение участвовало в конкурсе на заключение государственного (муниципального) контракта. Заказчик не вернул сумму обеспечения заявки 210 00 «Прочие расчеты с дебиторами» 330
Переплачен налог в бюджет 303 00 «Расчеты по платежам в бюджеты» 380

Какие документы подтверждают обязательства дебиторов

Факт возникновения дебиторской задолженности у учреждения должен быть подтвержден следующими документами:

  • договором, в котором указан срок погашения обязательств;
  • товарными накладными и актами работ (услуг);
  • актами инвентаризации дебиторской задолженности.

На заметку

Форма акта сверки законодательно не утверждена. Учреждение может разработать ее самостоятельно или использовать бланк, созданный разработчиками учетной программы

Чиновники требуют ежеквартально проводить инвентаризацию дебиторской задолженности (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 декабря 2015 г. № 02-07-07/73609, № 07-04-05/02-848; далее – письмо № 02-07-07/73609).

Порядок проверки учреждение определяет самостоятельно в рамках формирования учетной политики. Но надо соблюдать положения приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Проверка сводится к тому, что инвентаризационная комиссия анализирует обоснованность сумм, числящихся в учете. Суммы обязательств сверяют с документами поставщиков и кассовыми расходами. Для этого бухгалтер оформляет акт сверки взаиморасчетов.

По результатам проверки комиссия составляет инвентаризационную опись (ф. 0504089). Как внести в форму данные о дебиторской задолженности, покажу на примере.

Пример 1. В учреждении культуры перед составлением квартальной отчетности провели инвентаризацию дебиторской задолженности.

Комиссия выявила остатки на следующих счетах:

– 205 31 000 «Расчеты с плательщиками доходов от оказания платных работ, услуг». Учреждение оказало ООО «Перевод» услуги на сумму 1 тыс. ₽. Денежные средства от компании не поступили;

– 206 22 000 «Расчеты по авансам по транспортным услугам». Поставщику ООО «Транспорт» перечислен аванс в размере 10 тыс. ₽. Услуги по перевозке оказаны не были по причине ликвидации организации;

– 206 11 000 «Расчеты по оплате труда». В начале месяца работникам выдали аванс. После этого сотрудница Максимова А. А. заболела. Задолженность по неотработанному авансу составила 15 тыс. ₽;

– 208 31 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Андрееву П. А. выдали под отчет 5 тыс. ₽ наличными на приобретение флип-чарта. Авансовый отчет еще не представлен.

На основании полученной информации подготовлена инвентаризационная опись по форме 0504089. Образец заполнения раздела 1 «Дебиторская задолженность» представлен ниже.

Образец заполнения раздела 1 формы 0504089.

Как списать суммы обязательств

Если дебитор не исполнил обязательство (не погасил долг) в установленный срок, возникает просроченная дебиторская задолженность. Контрагент может признать ее и погасить. В противном случае задолженность списывают за счет доходов либо на расходы учреждения.

Совет

Спишите дебиторскую задолженность отдельно по каждому обязательству

Это происходит, когда долг признан нереальным к взысканию в порядке, предусмотренном законодательством РФ или главным администратором доходов бюджета (п. 339 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). Бюджетные учреждения вправе самостоятельно использовать свое имущество. Предположим, ваш учредитель не установил порядок признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию и ее списания. Тогда разработайте правила самостоятельно и утвердите в учетной политике.

После списания с баланса суммы обязательств дебиторов учитывают на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Это, в частности, происходит:

  • при ликвидации контрагента. Требования кредиторов, не удовлетворенные по причине недостаточности имущества юридического лица, считаются погашенными (п. 5.1 ст. 64 Гражданского кодекса РФ). Следовательно, ликвидация контрагента прекращает его обязательства. Документально этот факт подтвердит выписка из ЕГРЮЛ;
  • по истечении срока исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). Однако учтите, что учредитель может назначить другие сроки.

Основанием для окончательного списания задолженности с забалансового счета будет решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.

Важно запомнить!

Срок исковой давности может быть прерван при взаимном подписании акта сверки. Тогда отсчитывать трехлетний срок придется заново (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426)

Его можно принять:

  • если дебитор погасил задолженность. То есть внес денежные средства либо решил проблему иным способом, который не противоречит законодательству;
  • если прошел срок, в течение которого процедуру взыскания задолженности можно возобновить по закону.

Давайте рассмотрим пример отражения операций в учете.

Шпаргалка

Пять способов минимизировать риск просрочки

1. Заключая контракт, определите точные сроки его исполнения.

2. В контракте предусмотрите условия об ответственности за несоблюдение или неполное соблюдение обязательств (штраф и пени).

3. Разработайте механизм разрешения споров.

4. Включите в документацию о закупке требование об обеспечении исполнения контракта.

5. Своевременно отслеживайте платежи и исполнение обязательств контрагентом. Для этого важно вовремя вносить сведения по санкционированию расходов.

Пример 2. В бюджетном учреждении «Школа искусств» выявили задолженность, нереальную к взысканию.

Данные по счетам:

– 4 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам». Сумма – 5 тыс. ₽. Задолженность возникла в связи с выявленной при инвентаризации недостачей основных средств на складе. Кладовщик признан неплатежеспособным;

– 2 206 34 000 «Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов». Сумма – 15 тыс. ₽. Контрагент ликвидирован.

Одновременно другой поставщик учреждения погасил свою задолженность, ранее признанную нереальной к взысканию. Он поставил основные средства на сумму 21 тыс. ₽, а остаток – 7 тыс. ₽ – вернул деньгами.

Бухгалтер записал в учете:

ДЕБЕТ 4 401 10 173    
КРЕДИТ 4 209 71 660*
5000 ₽
– списана задолженность кладовщика по недостаче;
ДЕБЕТ 2 401 20 273    
КРЕДИТ 2 206 34 660* 
15 000 ₽
– списана задолженность по авансу, выданному поставщику м атериальных запасов; 
ДЕБЕТ 4 206 31 560    
КРЕДИТ 4 401 20 273** 
28 000 ₽
– восстановлена дебиторская задолженность по авансу, в ыданному поставщику основных средств;
ДЕБЕТ 4 201 11 510    
КРЕДИТ 4 206 31 660 
7000 ₽
– возвращена часть аванса поставщиком основных средств; 
ДЕБЕТ 4 101 36 310    
КРЕДИТ 4 302 31 730

ДЕБЕТ 4 302 31 830    
КРЕДИТ 4 206 31 660 
21 000 ₽
– поступили от поставщика основные средства. 

* Одновременно нереальная к взысканию задолженность отражена на забалансовом счете 04.

** Одновременно сумма задолженности отражена как уменьшение забалансового счета 04.

Что меняется в отчетности

По результатам инвентаризации дебиторской задолженности заполняют квартальную форму 0503769 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения».

Важно запомнить!

Заполнить форму 0503769 нужно в разрезе кода финансового обеспечения и вида задолженности (по дебиторской и кредиторской задолженности оформляют отдельные таблицы)

Просроченные обязательства дебиторов нужно отразить в таблице 2 этой формы.

Кроме того, с отчетности за I квартал 2016 года учреждения обязаны подготавливать аналитическую информацию о движении просроченной дебиторской, кредиторской задолженности. Для этого в форме появилась таблица 3. В ней нужно раскрыть информацию по следующим этапам работы с задолженностью:

  • ведется досудебная претензионная работа;
  • направлено в суд заявление о взыскании;
  • присуждено судом (находится на принудительном взыскании, находится в следственных органах, иная задолженность);
  • исполнено;
  • уточнено;
  • списано на финансовый результат.

Дополнительно в составе раздела 4 пояснительной записки (ф. 0503760) учреждение должно будет раскрыть причины образования просроченной дебиторской задолженности. Нужно указать меры по ее минимизации и сроки, в которые они будут приняты. А также отразить информацию об ожидаемом снижении объемов дебиторской задолженности по расходам в разрезе текущих мер и мер перспективного характера.

В письме № 02-07-07/73609 сказано, что главные распорядители бюджетных средств обязаны делать расчет показателей эффективности принимаемых мер по каждой группе дебиторской задолженности. Для этого чиновники разработали две формулы:

Пр = (∑од : ∑пд) × 100,

где Пр – прирост задолженности в процентах; ∑од – сумма дебиторской задолженности по расходам на отчетную дату; ∑пд – сумма дебиторской задолженности по расходам на предшествующую отчетную дату.

Да = (∑ап : ∑кр) × 100,

где Да – доля авансирования в процентах, ∑ап – сумма авансовых платежей; ∑кр – сумма кассовых расходов.

Это важно и для учреждений. Ведь учредители вправе ввести для них те же требования.

Кроме того, могут появиться и дополнительные формы отчетности. Напомню, что в составе отчетности за 2015 год некоторые организации уже сдавали расшифровку дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (приложение № 1 к письму № 02-07-07/73609).