Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2016года
Работники

Компенсируйте «северянину» стоимость проезда к месту отпуска

Наталья ДАШИЖАПОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Кому положена компенсация

Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, обязаны оплачивать работникам проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно. Эта гарантия предусмотрена и для неработающих членов семьи сотрудника. То есть для неработающей жены (мужа)и несовершеннолетних детей, в том числе усыновленных.

Важный документ

Компенсируйте сотруднику расходы по Правилам, которые Правительство РФ утвердило постановлением от 12 июня 2008 г. № 455 (Правила)

Решая вопрос о возмещении расходов семейному сотруднику, учтите несколько нюансов.

1. Несовершеннолетние дети, находящиеся под опекой, членами семьи не признаются. Поэтому им проезд не оплачивают.

2. Расходы членам семьи сотрудника не компенсируют, если он сам не взял отпуск или не выезжает на отдых из района Крайнего Севера (приравненной к нему местности). То есть важен факт выезда самого сотрудника за пределы района.

3. Если члены семьи отправляются в отпуск в разное время, это не повод отказать им в компенсации. Главное, чтобы они выехали на отдых в одно и то же место.

Работодатель платит компенсацию сотруднику за свой счет. Периодичность – не чаще одного раза в два года. Оплате подлежит стоимость проезда только в пределах территории РФ (ст. 325 Трудового кодекса РФ).

Право на выплату у сотрудника возникает одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска.

Важно запомнить!

Сотрудник устроился к вам в порядке перевода? Он лишается права на компенсацию, которое имел на прежней работе, но не использовал

Пример 1. Бухгалтер работает в ГБОУ «Омега» (г. Мурманск) с 3 декабря 2015 года.

Взять отпуск за первый год работы сотрудник вправе начиная с 3 июня 2016 года, через шесть месяцев после трудоустройства.

Поэтому обратиться за компенсацией он может в следующем порядке:

– за первый и второй годы работы – с 3 июня 2016 года по 2 декабря 2017 года;

– за третий и четвертый годы работы – с 3 декабря 2017 года по 2 декабря 2019 года;

– за пятый и шестой годы работы – с 3 декабря 2019 года по 2 декабря 2021 года и т. д.

Какую сумму выплатить

Документ

Нормы расхода топлива на автомобильном транспорте вы найдете в Методических рекомендациях, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р

Компенсацию надо выплатить не позднее чем за три рабочих дня до отъезда сотрудника в отпуск. Точную сумму расходов к этому моменту вы еще не знаете. В пункте 12 Правил сказано, что работник должен указать примерную стоимость проезда в заявлении (см. шпаргалку). А вернувшись из отпуска, обязан в течение трех дней сдать подтверждающие документы. По ним вы и определите сумму фактических расходов для окончательного расчета.

Учреждения, расположенные в северных регионах, возмещают отпускникам стоимость проезда по России в полном размере (п. 5 Правил). Если сотрудник сдал в бухгалтерию билеты, компенсируйте стоимость с учетом ограничений. Они зависят от вида транспорта. А если билетов нет, исходите из минимальной стоимости проезда по кратчайшему маршруту. Ее можно узнать из справки транспортной компании. Потребуйте, чтобы работник ее принес.

Какие тарифы учесть, показано в таблице.

Таблица. Как определить сумму компенсации проезда на общественном транспорте

Вид транспорта Сотрудник сдал билеты. Оплатите фактические расходы в пределах тарифа на проездБилетов нет, но есть документы, подтверждающие пребывание в месте отпуска. Оплатите минимальную стоимость проезда
ПоездВ купейном вагоне скорого фирменного поездаВ плацкартном вагоне пассажирского поезда
Морское судно регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров В каюте V группы морского суднаВ каюте X группы
Речное судно всех линий сообщенияВ каюте II категории В каюте III категории
Судно паромной переправы В каюте I категории 
СамолетВ салоне экономического класса* В салоне экономического класса 
АвтомобильНа общественном автотранспорте (кроме такси). Если его нет – в автобусах с мягкими откидными сидениямиВ автобусе общего типа
* Оплатить можно стоимость билетов только на рейсы авиакомпаний России и других государств – членов ЕАЭС. Исключение предусмотрено для случаев, если они не летают до места проведения  отпуска или на даты вылетов билетов не было.

Если сотрудник использовал собственный автомобиль, компенсируйте стоимость израсходованного топлива. Исходите из нормы расхода для конкретного автомобиля и кратчайшего маршрута следования. Понадобятся документы, которые подтвердят пребывание сотрудника в месте отдыха. Например, квитанция из гостиницы или справка о регистрации в населенном пункте.

На заметку

Повышенный размер компенсации закрепите в коллективном договоре, трудовом договоре или положении об отпусках

Бюджетные и автономные учреждения вправе устанавливать больший размер оплаты расходов на проезд сотрудников. Но на это можно потратить только:

  • средства от предпринимательской деятельности. Ими учреждение вправе распоряжаться самостоятельно;
  • сэкономленную часть субсидии на выполнение госзадания.

Шпаргалка

Что сотрудник должен указать в заявлении

Компенсацию выплачивайте только на основании заявления. Сотрудник должен подать его не позднее чем за две недели до начала отпуска. Убедитесь, что работник указал в заявлении:

– Ф. И. О. членов семьи, имеющих право на компенсацию;

– даты рождения несовершеннолетних детей;

– место проведения отпуска;

– вид транспорта;

– маршрут следования;

– примерную стоимость проезда.

Попросите приложить к заявлению копии документов, подтверждающих степень родства. То есть свидетельств о заключении брака, о рождении, об усыновлении. А также справку о совместном проживании членов семьи и копию трудовой книжки (при наличии) неработающего супруга.

Три нестандартные ситуации

Трудности обычно возникают при сложных маршрутах, зарубежных поездках и проблемах с подтверждающими документами. В таких случаях далеко не всегда надо возмещать полную стоимость проезда. Учтите это, чтобы избежать проблем при проверках.

Отпуск в нескольких местах

Если сотрудник или члены его семьи проводят отпуск в нескольких местах, возместите стоимость проезда только к одному из них и обратно. Конкретное место работник вправе выбрать сам. Расходы посчитайте по кратчайшему маршруту.

Иногда отпускник вынужден находиться в другом городе по объективным причинам (например, из-за задержки транспорта). В таком случае возместите все расходы на проезд.

Отпуск за границей

Сотрудник отдыхал за рубежом? Тогда компенсируйте расходы на проезд только до железнодорожной станции (аэропорта, морского или речного порта, автостанции), которая находится ближе всего к месту пересечения границы.

Попросите сотрудника сдать вместе с проездными документами копию загранпаспорта. В нем будет отметка о месте пересечения границы.

В случае беспосадочного перелета за рубеж нужно выяснить, какая часть стоимости билета приходится на перевозку по территории России. Потребуйте от работника справку из авиакомпании с этой информацией.

Сотрудник вернул или обменял билет

На заметку

Совместителям «северная» компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно не положена (ч. 1 ст. 287, ч. 7 ст. 325 ТК РФ)

При возврате билетов транспортные компании обычно удерживают часть стоимости билета (сбор за бронирование или штраф). Компенсация таких сумм законодательством не предусмотрена: эти расходы ложатся на самого сотрудника. Данное правило нужно соблюдать и при переносе поездки на другую дату и обмене билетов.

Предположим, сотрудник приобрел несдаваемые авиабилеты, но использовать их не смог. В этом случае потребуйте вернуть полную сумму компенсации, которую он получил по заявлению (п. 12 Правил).

Что делать с НДФЛ и страховыми взносами

На заметку

Если сотрудник отдыхал в нескольких местах, то НДФЛ не начисляйте на стоимость проезда только до одного места отдыха и обратно

Если компенсируете сотруднику проезд за границей, то удержите НДФЛ со стоимости проезда за пределами территории РФ и начислите на нее взносы. Если же отпускник отдыхал в России, взносы не начисляйте. А по НДФЛ примите решение исходя из размера выплаты. С компенсации, рассчитанной по Правилам, налог не удерживайте. При выплате в повышенном размере (например, по коллективному договору) придется определить сумму превышения и удержать с нее НДФЛ.

Компенсация освобождается от НДФЛ только при наличии подтверждающих документов. Если их нет, налог нужно удержать (письмо Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2).

Как отразить в бухучете

В учете при начислении компенсации используйте счет 20 800 «Расчеты с подотчетными лицами».

Важно запомнить!

Возместите оплату стоимости проезда к месту отдыха, даже если дата начала отпуска и дата отъезда не совпадают (письмо Минздравсоцразвития России от 20 февраля 2009 г. № 19413)

Пример 2. С. А. Семенов работает в ГБУ «Школа» (г. Магадан).

В июне он взял очередной оплачиваемый отпуск, который проведет в Санкт-Петербурге с неработающей женой и 10-летним сыном.

20 мая Семенов написал заявление с просьбой компенсировать расходы на проезд
в размере 45 тыс. руб. Сумма примерная, ее сотрудник определил сам. Компенсацию выплатили 31 мая.

Вернувшись из отпуска, Семенов 4 июля представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55,2 тыс. руб. В учете бухгалтер записал:

ДЕБЕТ 4 208 12 560    
КРЕДИТ 4 201 34 610*
45 000 ₽
– выплачена компенсация на основании заявления сотрудника;
ДЕБЕТ 4 109 80 212    
КРЕДИТ 4 208 12 660 
45 000 ₽
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно; 
ДЕБЕТ 4 208 12 560
КРЕДИТ 4 201 34 610*
10 200 ₽
– произведен окончательный расчет. 
[55 200 – 45 000]

* Одновременно сумма отражена на забалансовом счете 18 (КВР 112).