Все статьи номера
Не прочитано
11
Октябрь 2016года
Контроль

Инвентаризация «на бумаге». Как учредитель об этом узнает

Ольга ФУЦАЙ, ведущий эксперт журнала «Учет в учреждении»

Ваши коллеги честно признались, что они не всегда готовы мерзнуть на улице или мокнуть под дождем, когда проводят инвентаризацию. И даже если сверка проходит в здании учреждения, нужно перетаскивать имущество из кабинета в кабинет, взбираться по стремянке, чтобы сверить инвентарные номера, а при инвентаризации склада есть риск надышаться пылью. Поэтому велик соблазн избежать лишних хлопот и провести процедуру проверки и оценки имущества фиктивно (см. опрос). Такая инвентаризация превращается в банальную процедуру. При этом сотрудники соблюдают внешние формальности и стараются все оформить должным образом. Этого достаточно, чтобы успокоить себя: бухгалтерия провела инвентаризацию. Могут ли контролеры установить, что учреждение провело проверку лишь для галочки? Да. Учредители анонимно поделились с нами, как узнать, что проверка проведена формально.

Как вы проводите инвентаризацию?

Опрос на сайте

Важно запомнить!

Если провести инвентаризацию фиктивно, ее результаты признают недействительными

В заключение пройдите тест и узнайте, какие инвентаризационные ошибки у вас, возможно, есть и как их избежать. А также будут ли проблемы у учреждения, если работники бухгалтерии «нарисуют» результаты инвентаризации по учетным данным.

Таблица-тест. Инвентаризационные ошибки, их последствия и как должно быть

Один или несколько членов комиссии отсутствовали в то время, когда в учреждении была инвентаризация

Важно запомнить!

В приказе о проведении инвентаризации укажите состав инвентаризационной комиссии, причину инвентаризации, дату ее проведения, срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию

Как установят: учредитель сравнит приказ о проведении инвентаризации и табель учета использования рабочего времени за этот период.

Например, в приказе указана инвентаризационная комиссия из четырех человек. Из них, по данным табеля, Иванов И. И. был в отпуске, а Петров В. В. – в командировке.

Эти сотрудники подписали документы по инвентаризации уже после того, как вышли на работу. То есть они фактически не могли присутствовать на инвентаризации (см. образец 1).

Образец 1. Как сравнить табель и приказ

Как избежать необоснованных подозрений: убедитесь, что все члены комиссии на период инвентаризации будут находиться в учреждении. Проверьте данные кадровых документов: графика отпусков, подписанных приказов о командировках, оформленных больничных листов. Спросите руководителя, не планирует ли он направить сотрудника в период инвентаризации в командировку или отпустить в незапланированный отпуск.

Подписи в документах за некоторых членов комиссии сделаны одним почерком

Как установят: к пояснительной записке к балансу учреждения (ф. 0503760) за 2016 год нужно будет приложить документы по инвентаризации. Поэтому бдительный учредитель обязательно заметит подвох. Например, в учреждении создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Но на момент проверки забывают, что члены комиссии уже не работают в учреждении. Тогда, чтобы не переделывать сформированные документы, ставят подписи за отсутствующих членов комиссии.

Как избежать необоснованных подозрений: убедитесь, что члены комиссии на период инвентаризации еще работают в учреждении. Если нет – утвердите новую инвентаризационную комиссию. Для этого подготовьте приказ.

На счетах бухучета нет движения по материалам

Совет

Прочитайте статью и узнайте о новых правилах амортизации основных средств

Как установят: учредитель попросит расшифровать данные о поступлениях и остатках материальных ценностей в пояснительной записке (ф. 0503760). По этой информации он проверит показатели отчета (ф. 0503768).

Например, в течение года поступали канцелярские товары, бумага, спецодежда, но движение в отчете (ф. 0503768) не отражено в графах 5–10. Или же первоначальная стоимость основных средств, отраженная в разделе 1 «Нефинансовые активы» (ф. 0503768), меньше суммы начисленной по ним амортизации. Скорее всего, бухгалтер:

  • не списывал израсходованные материалы;
  • не переводил вещи, выданные в пользование, на забаланс;
  • не сверял учетные данные.

А если бы учреждение не провело инвентаризацию формально, то комиссия установила бы, что результаты проверки не совпадают с данными учета (см. образец 2).

Образец 2. На что обратить внимание в отчете (ф. 0503768)

Как избежать необоснованных подозрений: когда передаете ценности сотрудникам, спишите с баланса эти активы. При этом, если выдаете, например, спецодежду, учтите ее на забалансовом счете 27. Аналитический учет ведите в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041).

Особенность инвентаризации выданного в пользование имущества в том, что оно может находиться за пределами учреждения, например дома у сотрудника. В этом случае комиссии необходимо договориться с сотрудником о способе и времени проверки и зафиксировать результат в описях.

Инвентаризационные описи списаны с прошлогодних без изменений

Как установят: учредитель может сравнить результаты инвентаризации за последние два года. Если они идентичны, скорее всего, проверку не проводили, а опись просто скопировали. Если в учреждение поступало имущество или были значительные расходы по КВР 244 и статьям 310, 340 КОСГУ, фиктивность проверки легко доказать.

Как избежать необоснованных подозрений: отражайте результаты инвентаризации в описи. Для каждого вида имущества заполните свою форму. Например, инвентаризационную опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082), инвентаризационную опись бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Заверить опись должна комиссия и материально ответственное лицо. Один ее экземпляр оставьте в бухгалтерии, второй передайте материально ответственному лицу.

Комментарий чиновника



Наталия ГУСЕВА, государственный советник РФ 2-го класса
Учредитель может провести выборочную проверку, чтобы убедиться в качестве проведения инвентаризации. Сейчас есть возможность контролировать подведомственные учреждения дистанционно. Например, по скайпу. Для этого вызывают специалиста (как правило, материально ответственное лицо). Он показывает документы, объект с инвентарным номером. Как правило, если учреждение формально провело инвентаризацию, то будут расхождения с тем, что есть на балансе или за балансом.

Комиссия в короткий срок провела инвентаризацию

На заметку

Инвентаризируйте даже то имущество, которое не числится на балансе. Например, арендованное, полученное для переработки или находящееся на хранении

Как установят: учредитель сравнит показатели сведений о движении нефинансовых активов учреждения (ф. 0503768) с периодом инвентаризации, который указан в приказе.

Например, по данным годовой отчетности, у учреждения числятся большие остатки по материалам, товарам, объектам движимого и недвижимого имущества. Допустим, 10 млн руб. А даты в приказе о проведении инвентаризации такие: со 2 ноября 2016 года по 7 ноября 2016 года.

То есть на проверку учреждение отвело всего три дня, причем один из них укороченный (3 ноября – предпраздничный день, 4 ноября – праздник). За это время нереально провести инвентаризацию. Так как нужно не только проверить наличие ценностей, но и составить акты о результатах проверки, описи, сравнить данные с показателями бухучета и подвести итоги.

Как избежать необоснованных подозрений: срок проведения инвентаризации установите с учетом того, чтобы успеть ее провести и отразить результаты в бухгалтерском учете до закрытия года.

Продолжительность ревизии зависит в первую очередь от того, какое количество имущества нужно будет проверить и сколько человек этим будут заниматься. Но практика показывает: чем дольше длится инвентаризация (особенно если одновременно идет движение материалов, продуктов и т. д.), тем больше риск получить некорректные результаты.

Поэтому разделите проверку на части: материальные ценности, основные средства, продукты, нематериальные активы. На каждую из них назначьте отдельную рабочую комиссию (см. образец 3).

Образец 3. Участки инвентаризации, состав комиссии и сроки

Срок инвентаризации определите с учетом времени на проведение самой проверки, на составление описей и актов (ф. 0504835), а при необходимости – ведомостей расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Далее пройдите тест и узнайте, какие инвентаризационные ошибки вы можете допустить при проверке. В первой графе таблицы описана ситуация. Во второй графе поставьте «+» – если вы так делаете, «–» – если нет. Вы допускаете ошибку в тех ситуациях, где поставили «+». Узнайте, какие будут последствия и как правильно оформлять проверку.

Ответственности за формально проведенную инвентаризацию в настоящее время нет. Однако ревизоры могут назначить штраф за недостоверность учета и отчетности, если установят отсутствие ценностей, которые значатся в инвентаризационной описи и бухучете. Кроме того, последствием фиктивной инвентаризации может быть хищение особо ценного имущества. Стоимость которого придется возместить.