Все статьи номера
2
Февраль 2017года
Доходы и расходы

Алгоритм: расчеты по дебетовой карте с подотчетными лицами

О чем пойдет речь: современные платежные технологии – банковские карты – дают учреждению ряд неоспоримых преимуществ. Например, подотчетный сотрудник может получить наличные не в кассе учреждения, а в банкомате в любое время суток, в том числе и в выходные дни. При этом Минфин отметил: правила выдачи денег под отчет не меняются. В частности, работник должен писать заявление и составлять авансовый отчет. О том, как организовать подотчет через дебетовую карту, – в статье.
Ольга ФУЦАЙ, шеф-редактор журнала «Учет в учреждении»

Рассмотрим алгоритм работы учреждения с дебетовой корпоративной картой. Проводки при операциях по дебетовой карте мы свели в таблицу, которую вы можете скачать здесь

Документ

Учреждение обеспечивает подотчетника наличными с использованием банковской карты по Правилам, утвержденным приказом Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. № 10н

1. Получаем карту

Учреждение может получить несколько карт. Для этого бухгалтер представляет в казначейство заявление по форме 0531247 (см. образец 1). В нем учреждение просит выдать карты персонифицированно уполномоченным работникам (подотчетным лицам). На основании заявления казначеи сформируют реестр на выпуск карт и направят его в кредитную организацию. Банк тоже запросит у учреждения документы. Например, заявления и копии паспортов работников. А иногда и дополнительные документы и информацию (ИНН, военный билет и т. д.). После того как в учреждение поступит уведомление о готовности карты, ее получают в банке вместе с пин-кодом, который запечатан в конверт.

Образец 1. Заявление на получение карт

2. Перечисляем деньги со счета на карту

Чтобы подотчетный сотрудник мог снять наличные с карты, необходимо внести на нее средства. Для этого бухгалтер подает в казначейство заявку на получение денег, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (см. образец 2). После проверки заявки казначейство сформирует платежное поручение на перечисление средств на счет № 40116. То есть произойдет зачисление денег на банковскую карту. Сумма поступит на на следующий день. Ее можно будет увидеть в расшифровке (ф. 0531250), которую предоставит казначейство.

Образец 2. Заявка на получение денег

Шпаргалка

Какие операции можно проводить по дебетовой карте

Операции, которые проводят по банковской карте, – в Положении, утвержденном Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Так, учреждение может получать по ней наличные:

– в рублях для оплаты расходов, связанных непосредственно с деятельностью учреждения, в том числе для оплаты командировочных и представительских расходов;
– в иностранной валюте за пределами РФ для оплаты представительских и командировочных расходов. 

3. Выдаем подотчетнику средства

Документ

О расчетах с подотчетными сотрудниками – в письме Минфина России от 6 декабря 2016 г. № 02-07-10/72408

Расчеты с подотчетниками через банковские карты проводят по правилам Инструкции № 157н. Другими словами, сотрудник должен написать заявление в свободной форме на выдачу аванса (см. образец 3). На основании данного заявления руководитель учреждения издает распоряжение. Об этом сказано в пункте 213 Инструкции № 157н.

Напомню, что нельзя выдавать аванс, если у подотчетного лица есть просроченная задолженность по предыдущему авансу. Подотчетный работник, на которого оформлена карта, может снять деньги через банкомат или пункт выдачи наличных. Подтверждением будет кассовый чек, выданный банкоматом или оператором-кассиром. Его он должен приложить к авансовому отчету.

Обращаю ваше внимание, что Инструкция № 157н не регулирует срок представления авансового отчета. Он установлен в Указаниях Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Так, работник должен отчитаться в течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Проверенный отчет утверждает руководитель.

Образец 3. Заявление сотрудника

4. Возвращаем неиспользованные суммы

Важно запомнить!

Пропишите в положении о расчетах с подотчетниками, что сотрудник должен в тот же день сообщить в бухгалтерию о возврате денег на карту

При возврате неиспользованных средств на карту бухгалтер в тот же день направляет в казначейство расшифровку внесенных сумм (ф. 0531251). Ее должны подписать руководитель и главбух (см. образец 4). Также расшифровку составляют, если средства частично или полностью не использованы в течение 45 календарных дней со дня перечисления на карту, не считая дня перечисления. На основании расшифровок казначеи перечислят деньги на лицевой счет.

Образец 4. Расшифровка внесенных сумм