Все статьи номера
Не прочитано
3
Март 2017года
Доходы и расходы

Как вести учет, чтобы случайно не получить обвинение в хищении имущества

Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Думаете, обвинение в хищении или растрате получают только реальные преступники? Нет, обычный честный бухгалтер тоже может попасть в неприятную ситуацию – просто из-за того что не заметил подвох в первичке или ошибся в проводках. Мы проанализировали акты региональных и муниципальных ревизий и собрали пять таких ситуаций. Узнайте, как не повторить ошибок ваших коллег и не попасть на штрафы.

Ошибка № 1. Привлекли внешних исполнителей, хотя сами могли выполнить работу

Ревизоры всегда начинают проверки с изучения учредительных и иных внутренних документов организации. Если выяснится, что учреждение могло выполнить самостоятельно работы или услуги, но тем не менее привлекло внешних исполнителей, придется объясняться с проверяющими. Оплату таких работ и услуг, скорее всего, признают неэффективным использованием денег.

Важно запомнить!

Сумму, потраченную неэффективно, ревизоры могут предложить вернуть в бюджет. Например, смотрите акт службы финансового контроля Департамента образования г. Москвы от 15 января 2016 года по результатам проверки СОШ № 1415

В ЧЕМ ОШИБАЮТСЯ: ПРИ ОБОСНОВАНИИ ПРЕДМЕТА ЗАКУПКИ НЕ УЧТЕНЫ ВОЗМОЖНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ И УСЛУГ СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ.

Так, Счетная палата РФ выявила факт заключения учреждением госконтракта на оказание услуг по обработке документов, которые должны выполняться его сотрудниками в рамках установленных полномочий. В результате контрольный орган сделал вывод о неэффективном расходовании бюджетных денег (представление от 29 мая 2014 г. № ПР 14-98/14-04).  

В другом случае бюджетное учреждение имело материальную, техническую базу и трудовые ресурсы, достаточные для самостоятельного выполнения работ по капитальному ремонту в рамках госзадания. Но тем не менее передавало выполнение государственных работ коммерческим организациям (представление Счетной палаты РФ от 19 апреля 2016 г. № ПР 10-45/10-03). Чтобы избежать финансовых рисков, проект контракта или договора должен изучить не только юрист учреждения, но и бухгалтер.

Ошибка № 2. Списали устаревшие книги, но не оприходовали макулатуру

2
КФО –

по этому источнику финансового обеспечения принимайте макулатуру к учету (письмо Минфина России от 24 апреля 2012 г. № 02-04-10/1464)

Учреждение решило обновить библиотечный фонд. Подготовили на списание большое количество старых учебников. Все оформили как полагается:

  • комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов приняла решение о необходимости списания по причине устарелости содержания;
  • комиссия составила акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). В нем указали причину списания, перечень списываемых библиотечных документов;
  • акт составили в двух экземплярах: один экземпляр полностью оформленного и утвержденного руководителем учреждения акта передали в бухгалтерию, второй оставили материально ответственному лицу.

В ЧЕМ ОШИБАЮТСЯ: БУХГАЛТЕРЫ ЗАБЫВАЮТ, ЧТО МАКУЛАТУРУ СНАЧАЛА НАДО ОПРИХОДОВАТЬ (ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 8 ОКТЯБРЯ 2012 Г. № 1077). ЗАТЕМ УТИЛИЗИРОВАТЬ ИЛИ СДАТЬ В ПЕРЕРАБОТКУ. И ТОЛЬКО ПОТОМ СПИСАТЬ С УЧЕТА.

Приходуйте макулатуру по оценочной стоимости, которую определит комиссия по поступлению и выбытию активов. В бухгалтерском учете отразите:

ДЕБЕТ 2 105 36 340
КРЕДИТ 2 401 10 172
– оприходована макулатура по рыночной стоимости.

Важно запомнить!

Доходы от продажи макулатуры отражайте по статье 440 КОСГУ (письмо Федерального казначейства от 19 июня 2012 г. № 42-2.2.-04/31)

Следующий шаг – выбытие макулатуры с учета. Лучше сдать макулатуру в переработку. При этом оформите накладную на отпуск материалов (ф. 0504205). В учете сделайте записи:

ДЕБЕТ 2 209 83 560 
КРЕДИТ 2 401 10 172
– начислены доходы от сданной макулатуры;
ДЕБЕТ 2 401 10 172
КРЕДИТ 2 105 36 440
– списана реализованная макулатура;
ДЕБЕТ 2 201 11 510 
КРЕДИТ 2 209 83 660
– поступили деньги за реализованную макулатуру. Одновременно отражено увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440, 2 17 440).

На заметку

Как правильно избавиться от макулатуры

Чиновники рекомендуют списанные объекты библиотечного фонда направлять в пункты вторичного сырья, то есть реализовывать (порядок № 1077). Если таких пунктов нет или переработка экономически нецелесообразна, надо уничтожить исключенные библиотечные экземпляры на месте. Делают это в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Правда, в порядке № 1077 не уточнено, что подразумевается под уничтожением. Есть вероятность, что руководитель распорядится макулатуру просто сжечь. Предостерегите его от такого решения. Сжигание мусора, в том числе макулатуры, без специальных установок запрещено Федеральным законом от 4 мая 1999 г. № 96-ФЗ «Об охране атмосферного воздуха».

Ошибка № 3. Оплатили невыполненные строительные работы

Деньги на ремонтные и строительные работы являются предметом пристального контроля как учредителей, так и государственных финансовых ревизоров. Суть данной проверки заключается в сопоставлении фактически выполненных работ с аналогичными объемами, прописанными в актах по форме КС-2. Для этого проводят контрольные обмеры и строительно-технические экспертизы.

На заметку

Если оплатить фактически не выполненные работы, прокуратура может возбудить по данному факту уголовное дело по части 1 статьи 159 УК РФ (мошенничество)

В ЧЕМ ОШИБАЮТСЯ: ОПЛАТА НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ОБЪЕМАМ СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ, ПРИНЯТЫМ ПО АКТАМ ФОРМЫ КС-2, А ТАКЖЕ ФАКТИЧЕСКИ ВЫПОЛНЕННЫМ РАБОТАМ.

Если выявлены такие нарушения, а деньги были выделены в рамках целевой субсидии, их придется вернуть. Оплату невыполненных работ признают нецелевым расходом (определение Верховного суда РФ от 16 сентября 2014 г. № 307-ЭС14-1447 по делу А21-5308/2012).

Правомерность своих действий бухгалтер должен подтвердить документально. А именно иметь копию контракта, акты по формам К-2 и К-3, исполнительную документацию (журналы производства работ, акты на скрытые работы и др.).

Ошибка № 4. Закупили товары у «физика», а первички нет

Учреждения иногда покупают у граждан продовольственные товары, сырье или материалы. Чаще всего это происходит в сельской местности.

В ЧЕМ ОШИБАЮТСЯ: УЧРЕЖДЕНИЯ ПОКУПАЮТ ТОВАР, НЕ ОФОРМЛЯЯ НИКАКИХ ДОКУМЕНТОВ. ЛИБО ОТРАЖАЮТ В НИХ НЕ ВСЕ РЕКВИЗИТЫ, УСТАНОВЛЕННЫЕ ЗАКОНОМ.

Чтобы отразить такую сделку в учете, вам потребуются документы. А затраты придется подтвердить как для налогового, так и для бухгалтерского учета (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Прежде всего с продавцом надо оформить документ о купле-продаже. Это может быть отдельный договор. Но удобнее составить акт закупки в свободной форме, который может выступать в качестве первички (см. образец). Не забудьте утвердить форму акта в учетной политике.

Образец. Акт закупки у физического лица

Если основное средство поступает с сопроводительным документом (например, с актом закупки), то составлять приходный ордер (ф. 0504207) не нужно.

Документ

Разъяснения по формированию приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) – в письме Минфина России от 7 декабря 2016 г. № 02-07-10/72795

Покупку основного средства у гражданина оформите приходным ордером (ф. 0504207), если акта закупки нет. Ведь факт передачи и осмотра объекта не зафиксирован документально. А значит, комиссия должна в одностороннем порядке осмотреть объект и дать добро на приемку. Для этого оформите акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220), в котором данные гражданина-продавца укажите в реквизитах «Поставщик», «ИНН», «Адрес». В приходном ордере данные гражданина-продавца укажите в реквизитах «Поставщик», «ИНН», «Адрес». А в реквизите «Основание» отразите документ, которым оформлена передача основного средства (например, «акт приемки материалов (материальных ценностей) № 1 от 6 марта 2017 г.»).

И в заключение составьте акт по форме № 0504101. Он подтвердит ввод купленного объекта в эксплуатацию.

Ошибка № 5. В период гарантийного срока заключаем договор на обслуживание

Для обслуживания автомобилей учреждения часто заключают договоры с мастерскими. Работы подтверждаются актами выполненных работ.

В ЧЕМ ОШИБАЮТСЯ: НЕ ОБРАЩАЮТ ВНИМАНИЕ НА ТО, ЧТО В ДОГОВОРЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ БЫЛ ПУНКТ О ГАРАНТИЙНОМ ОБСЛУЖИВАНИИ. И ПРИ ЭТОМ ПОСЛЕ РЕМОНТА НАПРАВЛЯЮТ ЭТОТ ЖЕ АВТОМОБИЛЬ ЗА ПЛАТУ НА ДОРАБОТКУ. А ТАКЖЕ НЕ СОБЛЮДАЮТ СРОКИ ЗАМЕНЫ МАСЛА В МАШИНАХ.

Допустим, в договоре есть пункт: «Установить гарантию на результаты работ на срок не менее 6 (шести) месяцев со дня подписания сторонами акта выполненных работ. При выявлении заказчиком в период гарантийного срока каких-либо недостатков выполненных работ исполнителя последний устраняет такие недостатки за свой счет». В данном случае надо следить, чтобы исполнитель соблюдал эту обязанность. И не брал плату за ремонт, если срок гарантии не истек.

Часто бухгалтер принимает акты на замену масла в автомобиле и не обращает внимания на то, что срок замены еще не вышел. Рассмотрим на примере. 

Документ

Виды технического обслуживания на автомобиль «Соболь» установлены в руководстве по эксплуатации 2217-3902010 «Виды технического обслуживания автомобиля» (9-е издание г. Нижний Новгород, 2006 г., ООО «Автозавод “ГАЗ”») 

Пример. Бюджетное учреждение заключило договор на техническое обслуживание автомобиля «Соболь» с мастерской «Монтаж». В договоре есть пункт о гарантийном обслуживании.

Для автомобиля предусмотрены следующие виды техобслуживания.

1. Ежедневное обслуживание (ЕО).

2. Первое техническое обслуживание (ТО-1) – через 10 000 км пробега.

3. Второе техническое обслуживание (ТО-2) – через 20 000 км пробега.

4. Сезонное техническое обслуживание (СО).

Согласно журналу учета и ремонта автотранспортных средств, мастерская меняла моторное масло дважды: при пробеге автомобилем 5978 км (ТО-1) и при пробеге11 424 км (ТО-2).

Из этого следует, что в учреждении плохо организован контроль за исполнением договорных обязательств по техническому обслуживанию и ремонту автотранспорта. И при ревизии учреждению не избежать нареканий.

Шпаргалка

Ответственность бухгалтера и учреждения *

НарушениеОтветственностьОснование
для учреждениядля должностного лица
Грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов – нет первички, счетов-фактур, регистров учета:  Ст. 120 НК РФ
– за один налоговый периодШтраф 10 тыс. руб.
– за несколько налоговых периодовШтраф 30 тыс. руб.
– привело к занижению налоговой базы, базы для расчета страховых взносовШтраф 20 процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 тыс. руб.
Непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля*Штраф от 300 до 500 руб.Ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
Грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности*Штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.Ст. 15.11 КоАП РФ
Повторное грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетностиШтраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет
* Наказание по заявлению налоговой инспекции, Счетной палаты РФ или органа финконтроля назначает суд (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).