Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2017года
Контроль

Внутренний контроль: организовываем ревизию автотранспорта

Проверяем новые реквизиты


На заметку

Нельзя перевозить пассажиров, багаж, груз без оформленного путевого листа (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ)

С 26 февраля правила оформления путевого листа изменились. Теперь у этого документа 14 обязательных реквизитов (приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Воспользуйтесь шпаргалкой и убедитесь, что в путевых листах вашего учреждения они заполнены. Не забудьте: отметка о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом теперь обязательна. Механик должен указать дату и время проверки машины, свои фамилию и инициалы, а также расписаться. А вот штамп на документе можно уже не ставить (см. образец). 

Сверьте фактические показания одометра с данными путевого листа. Расхождения надо обосновать, иначе претензий внешних контролеров не избежать.

Рассмотрим две проблемные ситуации и способы их решения.

Ситуация 1: в путевых листах есть сведения о пробеге и покупке ГСМ в нерабочие и праздничные дни.


На заметку

Путевые листы регистрируют в журнале учета движения путевых листов (п. 17 разд. III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152)

Решение: чтобы обосновать пробег в нерабочие и праздничные дни, нужен приказ руководителя. Например, когда водителя привлекли к работе в выходные дни для доставки сотрудников к месту командировки и обратно. Если же приказа нет, потребуйте письменное объяснение от водителя, который использовал автомобиль в нерабочие дни.

Ситуация 2: в бухгалтерию одновременно поступили путевой лист с пробегом автомобиля и документы о том, что данный транспорт в этот же период был неисправен и находился на ремонте.

Решение: прежде чем оплачивать ГСМ и ремонт, потребуйте пояснений от сотрудника, который разрешил выезд, а затем принял автомобиль.

Образец. Фрагмент путевого листа

Подписи врача и механика обязательны
Теперь штамп учреждения на титульном листе можно не ставить
Отметка о предрейсовом техконтроле – новый обязательный реквизит. Механик должен поставить время, дату, подпись, фамилию и инициалы

Если транспорт долго не используют

Если учреждение не использует технику на протяжении длительного времени, ждите претензий по поводу неэффективных трат:

  • на уплату налогов (когда транспорт простаивает в гараже, уничтожен при пожаре или ДТП, но не снят с регистрационного учета в ГИБДД);
  • на оплату стоянки (когда нет своих мест хранения);
  • на расходы по ОСАГО. 

Если причина простоя в непригодности техники:

  • подготовьте документы на ее списание;
  • по завершении процедуры списания оприходуйте металлолом для последующей реализации.


На заметку

Металлоломом, полученным при ликвидации имущества, учреждение вправе распоряжаться самостоятельно

Зачисление денег от реализации металлолома на лицевой счет учреждения отразите по статье 440 КОСГУ. В бухучете оформите такие проводки:

ДЕБЕТ 2 209 83 560
КРЕДИТ 2 401 10 172
– начислен сбор за доход за реализуемый металлолом;
ДЕБЕТ 2 201 11 510
КРЕДИТ 2 209 83 660
– поступила оплата за реализованный металлолом на счет учреждения. Одновременно отражено увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440).

На заметку

Когда нет путевого листа

Если сотрудник использовал служебную машину без путевого листа или других подтверждающих документов, ревизоры расценят это как использование автомобиля в личных целях. Налоговики, в частности, начислят НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования (письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243).

Расходы, которые находятся в зоне риска

Отдельные затраты ревизоры признают необоснованными и неэффективными. Расскажу, как обезопасить себя, если в ходе проверки выявили спорную ситуацию.

Ситуация 1: бухгалтерия возместила сотруднику расходы на оплату парковки.

Решение: проверьте служебный характер таких расходов по маршруту следования и времени пребывания автотранспорта в конечных точках. Эту информацию возьмите из путевого листа.

Ситуация 2: установлено, что фактический расход топлива больше нормативного.

Решение: если перерасход ГСМ произошел по объективной причине, например из-за вынужденной эксплуатации автомобиля в неисправном состоянии, возьмите объяснительную с водителя. Он может приложить к служебке оправдательные документы. Если таких документов нет, причину перерасхода должна установить комиссия учреждения. Для этого проводят контрольные замеры. Если необходимость перерасхода подтвердилась, списывайте ГСМ. Документальным основанием этой операции является распоряжение руководителя.

Если перерасход топлива возник по вине водителя, квалифицируйте сверхлимит как недостачу или ущерб.

Ситуация 3: учреждение не оформило документально сезонную замену шин.

Решение: сезонная замена шин – это не ремонт, а операция, связанная с поддержанием эксплуатационных характеристик автомобиля. Причина – изменение погодных условий. Поэтому акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме 0504103 не составляйте. Если провели замену собственными силами, подготовьте акт о сезонной замене шин в произвольной форме. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции № 157н. 

Если сезонную замену шин проводил подрядчик, подтвердите ее актом приема-передачи выполненных работ.

Шпаргалка

Обязательные реквизиты путевого листа

1. Название документа.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике машины.
5. Тип и модель машины.
6. Государственный регистрационный знак машины.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров водителя.
12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом контроле технического состояния машины с датой и временем.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.