Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2017года
Контроль

Рейтинг ошибок в учете основных средств, которые ревизоры обязательно заметят


На заметку

Штрафы за грубые ошибки в бухучете доходят до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А за повторное нарушение могут дисквалифицировать 

Чтобы избежать санкций, бухгалтеру нужно знать и постоянно контролировать зоны риска. Одна из них – основные средства. Мы изучили акты проверок и выявили нарушения, на которые в первую очередь обращают внимание ревизоры. В статье вы найдете примеры из материалов контрольных мероприятий и советы, как не допускать таких нарушений. 

Первое место: ошибки в счетах бухучета

Часто бухгалтер ошибается, когда выбирает категорию материальных ценностей. Например, если квалифицирует имущество в качестве основного средства. Так, ревизоры Контрольно-счетного комитета Череповецкого муниципального района зафиксировали в акте проверки от 5 октября 2012 г. № 33 следующее нарушение:


Совет

О том, какое имущество отнести к ОС, читайте в журнале «Учет в учреждении» № 4, 2017

В нарушение требований п. 99 Инструкции № 157н в проверяемом периоде имел место случай приобретения по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ и отражения на счетах учета основных средств предмета, который относится к материальным запасам независимо от срока использования.

Совет: если есть сомнения, к какой именно категории отнести имущество, используйте критерии основных средств и исключения. Они приведены в пункте 38 и 99 Инструкции № 157н соответственно.

Окончательное решение должна принять комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Если оно будет основано на положениях учетной политики, тогда опасаться ответственности не нужно. Ведь порядок, который прописан в учетной политике, обязаны применять как само учреждение, так и контролирующие ведомства при проверке учета.

В другом случае бухгалтер правильно квалифицировал имущество как основное средство, но учел его не на том счете. Государственные финансовые ревизоры Иркутской области в акте от 25 декабря 2015 года указали:

В нарушение пунктов 50, 173 Инструкции № 157н в составе основных средств по бюджетному счету 4 101 34 000 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения» бухгалтерией ФГБОУ ВПО «Иркутский государственный университет» учитывалось выданное в эксплуатацию основное средство стоимостью до 3000 рублей, что привело к завышению остатков по счету 4 101 34 000 и занижению забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей».

Совет: главное – вовремя обнаружить ошибку. В этом поможет внутренний контроль, в том числе инвентаризация. Как только найдете ошибку, исправьте ее. Ведь если придут проверяющие, то должностным лицам учреждения грозит штраф за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности.

Второе место: стоимость объекта сформирована некорректно

Бухгалтерия может отнести ряд затрат на расходы, но не учесть их в стоимости имущества. Нередко в первоначальную стоимость купленного оборудования забывают включить затраты на его монтаж и установку. Например, в акте Контрольно-счетного комитета Череповецкого муниципального района от 5 октября 2012 г. № 33 отмечено:

В нарушение требований п. 47 Инструкции № 157н имели место случаи, когда основные средства принимались к бухучету не по их первоначальной стоимости. Так, например, в инвентарной карточке учета основных средств № 0003 от 31.12.2011 года числится «Стол компьютерный», инвентарный номер 016.2.0003, первоначальная стоимость которого 11 424,39 руб., а в инвентаризационной описи и оборотной ведомости цена 3981,79 руб.


На заметку

Перечень расходов, которые нужно учесть при формировании первоначальной стоимости объектов, приведен в пункте 47 Инструкции № 157н

Еще одна ошибка, которую допускают в учете имущества, которое учреждение получило в оперативное управление. В частности, финансовое управление администрации Дальнегорского городского округа Приморского края выявило, что балансовая стоимость муниципального имущества, которое учреждение получило в оперативное управление, по данным учета занижена в четыре раза. В акте от 25 июня 2015 года нарушение зафиксировано так:

Согласно пояснениям, представленным главным бухгалтером учреждения, расхождения в балансовой стоимости основного средства «Автобус ПАЗ 320530 № Х 703 ОМ (Культура)», инвентарный номер № 1101050018, по данным учредителя и учреждения вызваны тем, что основное средство поставлено на балансовый учет по остаточной стоимости – 159 063,00 руб.

Совет: ставьте на учет основные средства по балансовой стоимости. Если ошиблись, исправление оформите бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Основание – документы, которые в отчетном периоде не провели или провели с ошибками. В справке укажите причину внесения исправлений, наименование и номер исправляемого регистра бухучета (журнала операций), период, за который он составлен.


На заметку

Орган местного самоуправления передает, а учреждение принимает муниципальное имущество по балансовой стоимости, с суммой начисленной амортизации (п. 29 Инструкции № 157н)

Третье место: имущество не отражено в учете

Бывает и такое, что имущество, которое поступило в учреждение безвозмездно, на баланс просто не ставят. Например, когда родители жертвуют детскому саду стиральную или гладильную машину. Ревизоры выявляют это и фиксируют как ошибку в бухгалтерском учете. В акте Контрольно-счетной палаты Руднянского муниципального района Волгоградской области от 18 февраля 2015 г. № 1 речь идет именно о таком случае:

В ходе инвентаризации установлено, что в муниципальном детском саду «Огонек» находится имущество, полученное в качестве пожертвований от родителей, которое не числится на балансе.

Совет: чтобы избежать подобных ситуаций, при безвозмездном поступлении имущества оформляйте акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Имущество учитывайте на балансе по оценочной стоимости. То есть из суммы, за которую можно продать этот объект или аналогичное имущество.

На заметку

Какое имущество не относят к основным средствам

В состав основных средств не включают:

– материальные запасы;

– имущество в пути;

– имущество, которое входит в состав незавершенных капитальных вложений, готовой продукции или изделий, товаров;

– землю и ресурсы недр;

– коммуникации внутри здания, которые необходимы для его эксплуатации, в том числе систему отопления, внутренние сети, вентиляционные устройства общесанитарного назначения, подъемники и лифты.

Четвертое место: неправильный код ОКОФ

Неверную группировку объектов по ОКОФ ревизоры выявляют, когда проверяют амортизационные начисления. Инспекторы Контрольно-счетной палаты муниципального образования «Кингисеппский муниципальный район» в акте от 21 марта 2014 года зафиксировали следующие ошибки:


На заметку

Не пересчитывайте норму амортизации, если по новой классификации основное средство оказалось в другой амортизационной группе и у него изменился срок полезного использования

В нарушение постановления Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы»:

– принтерам HP Officeget 7000 (стоимостью 8269,0 руб.), HP Offise Jet 7000 (стоимостью 7872,0 руб.), Samsung ML-2015 LPT/USB (стоимостью 3000,0 руб.), HP LJ 1018 (стоимостью 3589,77 руб.) присвоен код ОКОФ 14 3010030 «Оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное», соответствующий 4-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 5 до 7 лет. Тогда как следовало применить код ОКОФ 14 3020000 «Техника электронно-вычислительная», соответствующий 2-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет;

– компьютерам Samsung Singmaster № 943, блок Intel Pentium № 86181117500121 (стоимостью 19 899,00 руб.) присвоен код ОКОФ 14 3230170 «Радиокомплексы (музыкальные центры)», соответствующий 4-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 5 до 7 лет. Тогда как следовало применить код ОКОФ 14 3020000 «Техника электронно-вычислительная», соответствующий 2-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет;

– столу компьютерному (стоимостью 3850,83 руб.) присвоен код ОКОФ 16 2930211 «Электроутюги», соответствующий 3-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Тогда как следовало применить код ОКОФ 16 3612420 «Столы для административных помещений», соответствующий 4-й группе со сроком использования от 5 до 7 лет.

Совет: с 2017 года действует классификатор ОК 013-2014 (СНС 2008). При его применении будьте внимательны. Некоторые объекты, которые раньше были в одной амортизационной группе, теперь нужно включить в другую. Не переносите в состав основных средств материальные запасы, которые по новому ОКОФ относятся к основным средствам. Применяйте ОКОФ в части, которая не противоречит Инструкции № 157н.

Если по инструкции это:

  • материальный запас – учитывайте его на счете 105 00, даже если по ОКОФ это основное средство;
  • основное средство – учитывайте на счете 101 00, даже если в новом ОКОФ его нет.

Это следует из писем Минфина России от 30 декабря 2016 г. № 02-08-07/79584, от 27 декабря 2016 г. № 02-07-08/78243.

Пятое место: недочеты в первичке


На заметку

Обязательные реквизиты первичного документа приведены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ

Ревизоры по-разному подходят к ошибкам в первичке. Одни полагают, что, если в документе нет обязательных реквизитов и он не соответствует установленной форме, подтвердить хозяйственную операцию нельзя. Другие считают это нарушение несерьезным и в материалах проверок такие факты не фиксируют. Приведу выдержки из актов, в которых проверяющие квалифицируют ошибки в первичке как нарушения.

Из отчета о результатах контрольного мероприятия Финансово-контрольной комиссии муниципального образования Сосновоборский городской округ Ленинградской области от 17 июня 2015 г. № 3:

При проверке порядка принятия к учету основных средств установлено, что акты о приеме-передаче объекта основных средств подписаны не всеми членами комиссии или лицами, не являющимися членами комиссии по поступлению и выбытию основных средств.

Из акта проверки Контрольно-счетной палаты муниципального образования «Кингисеппский муниципальный район» от 21 марта 2014 года:


На заметку

Сотрудники не отвечают за данные в первичных документах, которые составлены другими лицами (п. 9 Инструкции № 157н)

В ходе проверки установлено, что учет отдельных объектов основных средств (мебель, электронно-вычислительная техника, здания и др.) ведется с нарушением приказов Минфина РФ от 01.12.2010 г. № 157н и от 15.12.2010 г. № 173н. Так, учет основных средств ведется на инвентарных карточках группового учета основных средств формы 0504032, тогда как следует вести на инвентарных карточках учета основных средств формы 0504031.

В унифицированных формах первичной учетной документации не заполнены все графы, подлежащие заполнению. Так, в инвентарных карточках основных средств не заполнены: номер амортизационной группы, срок полезного использования, заводской номер объекта, краткие индивидуальные характеристики объектов. Кроме того, отсутствуют акты о приеме-передаче отдельных объектов основных средств, техническая и иная документация, характеризующая объект.

Совет: чтобы предупредить финансовые риски и не доводить дело до судебного разбирательства, проверяйте подтверждающие документы и обязательные реквизиты в них. Порядок исправления ошибок в первичных документах закрепите в учетной политике для целей бухгалтерского учета.