Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2017года
Контроль

Умные Ехсеl-таблицы для контроля субсидии на госзадание


Документ

Требования к плану ФХД утверждены приказом Минфина России от 28 июля 2010 г. № 81н

Чиновники ужесточают требования к плану ФХД. Нужно вносить в план и обрабатывать большее количество финансовых показателей. Например, к плану этого года надо было составить таблицы, чтобы обосновать показатели (приказ Минфина России от 29 августа 2016 г. № 142н). То есть, с одной стороны, процесс планирования в учреждении усложнился. С другой стороны, повысился уровень осознанности его участников. Чтобы учесть все показатели на этапе планирования и исполнения, нужно вести управленческий учет. Для этого мы сделали сервис, в который вам нужно только внести свои данные. Но перед тем как начать составлять таблицы с показателями, установите регламент работы с документами. 

Как разработать регламент работы с документами

Учет можно вести настолько подробно, насколько позволит политика учреждения в области документооборота. Например, можно ежедневно сверять запланированные экономистами платежи и фактически исполненные платежи по данным системы бухучета. Для этого рекомендуем разработать регламент документооборота по движению денежных средств учреждения (см. образец). И прописать в нем:

  • порядок планирования и оплаты товаров, работ и услуг;
  • ответственность каждого подразделения (его функционал);

Образец. Фрагмент регламента документооборота в области движения денежных средств

Рассмотрим на примере, как это выглядит на практике.

Пример 1. Учреждение заключило договор на поставку картриджей. Сумма договора – 500 000 руб. Источник финансирования – субсидия на госзадание.

По условиям договор будет исполняться с 1 апреля до 31 декабря 2017 года по заявкам учреждения. 10 апреля учреждение отправило заявку исполнителю на поставку картриджей на сумму 25 000 руб. Исполнитель выставил счет учреждению через центр закупок, который отвечает за поставку картриджей. Оплата закупки будет выглядеть как показано на схеме.

 

Какие показатели свести в таблицы


На заметку

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце

Нужно создать единую базу данных, которая позволит: 

  • разложить все показатели выплат по видам расходов;
  • обеспечить обоснованный и достоверный расчет плановых показателей выплат;
  • вести контроль взаимоувязанных показателей;
  • сбалансировать объективные расходные потребности с финансовыми возможностями.

Самая простая программа для этого – Excel. Лучше всего вести учет в одном файле на разных листах, которым надо присвоить признаки. Для простоты учета их можно объединить (см. таблицу 1).

Таблица 1. Структура учетных таблиц

ВкладкаПример расходов
1. Выплаты персоналу – оплата труда;
– выплаты персоналу при направлении в командировки;
– выплаты персоналу по уходу за ребенком;
– взносы на обязательное страхование в ПФР, ФСС, ФФОМС
2. Социальные и иные выплаты населению – оплата коммунальных услуг специалистам, проживающим и работающим в сельских населенных пунктах
3. Расходы на уплату налогов, сборов и иных платежей – налог на имущество организаций;
– земельный налог;
– прочие налоги и сборы
4. Безвозмездные перечисления организациям – безвозмездные перечисления
5. Прочие расходы (кроме расходов на закупку товаров, работ, услуг) – стипендии учащимся, студентам, аспирантам, ученым с учетом количества планируемых выплат в год и их размера по видам выплат
6. Расходы на закупку товаров, работ и услуг – услуги связи;
– транспортные услуги;
– коммунальные услуги;
– аренда имущества;
– содержание имущества;
– прочие работы и услуги (страхование, типографские услуги, информационные услуги с учетом количества печатных изданий, количества подаваемых объявлений, количества приобретаемых бланков строгой отчетности, приобретаемых периодических изданий и т. д.);
– приобретение основных средств (оборудование, транспорт, мебель, инвентарь, бытовые приборы);
– приобретение материальных запасов

Как разделить полномочия

Данные об экономических результатах нужно отражать в таблице помесячно, с накопительным итогом, в сравнении с планом и с тем же периодом прошлого года. Важно проверять сопоставимость периодов текущего и прошлого годов. Главное в оформлении – наглядность.

Разделить полномочия сотрудников бухгалтерии можно так:


На заметку

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце

  • один сотрудник следит за выплатами персоналу и социальными выплатами населению;
  • второй занимается расходами на уплату налогов, сборов и иных платежей, безвозмездными перечислениями организациям;
  • третий ведет прочие расходы, кроме расходов на закупку товаров, работ и услуг;
  • четвертый следит за расходами на закупку товаров, работ и услуг;
  • пятый консолидирует у себя все расходы;
  • главбух с помощью собранных данных формирует помесячный платежно-производственный календарь (ППК) по расходам.

Такой учет поможет избежать кассовых разрывов, следить за точным исполнением плана ФХД.

Как сформировать сводные таблицы

Общий помесячный платежно-производственный календарь выглядит громоздко. Но с помощью общей базы данных, которая содержит подробную расшифровку, можно формировать сводные таблицы в программе Excel. Чтобы создать сводную таблицу, необходимо щелкнуть на любую ячейку, находящуюся внутри таблицы с исходными данными (теми, которые нужно использовать для сводной таблицы). Затем перейти к вкладке Вставка → Таблица → Сводная таблица. В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» надо определить источник данных и место, где разместить сводную таблицу. На этом этапе создают пустую форму сводной таблицы на новом листе. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь диалоговым окном «Поля сводной таблицы» (оно находится слева от пустой таблицы). Можно добавлять необходимые поля простым перетаскиванием диапазонов с названиями в одну из четырех областей сводной таблицы: «Фильтры», «Колонки», «Строки» или «Значения».

Сводная таблица поможет видеть укрупненные данные и общую картину в целом (см. таблицу 2).

Таблица 2. Платежно-производственный календарь по виду расходов, руб.

Ведите учет раздельно либо присваивайте отдельные признаки

Можно разработать такую систему учета, которая позволит сформировать отчеты по подразделениям, договорам или другим признакам. В нашем случае признак – это вид расходов (выплата персоналу, социальные и иные выплаты, налоги, сборы и иные платежи, безвозмездные перечисления, прочие расходы и закупка товаров, работ и услуг (ТРУ)).

Пример 2. Бухгалтер ведет учет расходов на закупку товаров, работ и услуг. Он составил справочник договоров:

Если данные о фактических и плановых расходах детализированы, то и анализ расходов можно сделать подробным (см. таблицу 3).

Таблица 3. Фактические выплаты

Таблица 4. Фактическое исполнение договора

Возможности Excel позволяют в таблицу примера вставить столбец с фактическим исполнением договоров. Для этого нужно будет написать формулу, используя функцию СУММЕСЛИМН – одну из математических и тригонометрических функций, которая суммирует все аргументы, удовлетворяющие нескольким условиям. Например, найти так число всех фактических выплат по одному договору с определенным видом расходов (см. таблицы 3 и 4).

В конечном итоге таблица с плановым и фактическим исполнением договора будет выглядеть так:


Совет

Чтобы не программировать таблицы самостоятельно, воспользуйтесь нашими шаблонами. Вам нужно только внести свои данные