Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2017года
Контроль

Как отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность учреждения

Как распределить дебиторку


На заметку

Чтобы не разрабатывать таблицу самостоятельно, получите демодоступ

О том, что есть риск невыполнения обязательства, можно узнать заранее. Скачайте в электронной версии журнала готовый сервис, который вовремя поможет обнаружить проблемную дебиторскую задолженность. Если вы выписываете бумажный журнал, тогда разработайте форму Excel самостоятельно и используйте функции, которые указаны в шпаргалке.

Таблицы в сервисе («Обороты», «Приход» и «Доход расшифровка») связаны между собой, что позволяет отслеживать плановые и фактические показатели (скачайте образец). Данные объемные, поэтому таблицы расположены на разных листах. Расскажем, как пользоваться этим сервисом.

Каждый день вы получаете выписку с лицевого счета. Чтобы видеть движение средств, вводите ежедневные сведения в таблицу «Обороты». В таблице «Доход расшифровка» указывайте ежедневные данные о поступлениях. Таблица «Приход» будет проверять достоверность сведений в таблицах «Обороты» и «Доход расшифровка». Если вы не полностью разнесете сведения по поступлениям за день, в таблице «Приход» в столбце «Проверка» появится ошибка, а в столбце «Разница» – сумма, которую вы не разнесли (см. таблицу 1).

Таблицы также помогут вести фактический учет денег. Сравнивать фактические поступления с плановыми можно в таблице «Свод доходы». В ней сгруппируйте все доходы, которые получает ваше учреждение, распишите их помесячно и сравните с фактическими поступлениями (см. таблицу 2). Таблица покажет, сколько вы планировали получить средств в этом месяце, а сколько вышло по факту.

Таблица 1. Приход средств

Таблица 2. Анализ поступлений


На заметку

Чтобы формула заработала, во всех ваших таблицах должны быть идентичные наименования

Если дебитор будет на грани банкротства, учреждение не сможет вернуть деньги. Поэтому важно вовремя отслеживать непогашенную дебиторку, чтобы ее можно было взыскать в судебном порядке. Когда у учреждения на руках решение суда, оно сможет вступить в процедуру банкротства в качестве кредитора. Тогда есть шанс получить хотя бы частичную компенсацию.

Как вести учет кредиторки

В таблице «Кредиторка». В нем распишите все обязательства и условия договора: номер, дату, поставщика, сроки оказания услуг, дату оплаты, сумму платежа. Так вы сможете сравнить плановые и фактические платежи (см. таблицу 3).

Таблица 3. Таблица «Кредиторка»

Чтобы отслеживать фактические расходы, ведите ежедневный учет. Так вы избежите просроченной кредиторской задолженности. В таблице «Счета» в столбце F указывают сумму счета, в столбце Е – месяц оплаты, в столбце К – номер договора. В ней разносите сведения о фактических выплатах. Достоверность данных будет проверяться с помощью таблиц «Обороты» и «Расход».

Вставьте в таблице «Кредиторка» в ячейку столбца «Фактически оплачено» формулу:

«=СУММЕСЛИМН(Счета!$F$2:$F$9;Счета!$E$2:$E$9;Кредиторка!AO$3;Счета!$K$2:$K$9;Кредиторка!$A6)».

Если по условиям договора оплата должна была произойти, но не произошла, в столбце «Фактически оплачено» появится нулевое значение. То есть у вас возникла задолженность.

Шпаргалка

Полезные функции Excel

Чтобы составить «умные» таблицы, нужно знать такие функции, как:

– «СУММЕСЛИ» – суммирует диапазон, который соответствует одному условию;

– «СУММЕСЛИМН» – суммирует аргументы, которые содержат несколько условий;

– «ЕСЛИ» – выполняет логические сравнения значений и ожидаемых результатов;

– «СЕГОДНЯ» – отображает текущую дату независимо от времени открытия книги;

– «СЦЕПИТЬ» – объединяет данные в одном столбце с остальным текстом;

– «СЧЕТЕСЛИ» – подсчитывает количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию;

– «TODAY» – с ее помощью в ячейку вводится текущая дата;

– «Условное форматирование» – форматирует ячейки избирательно и автоматически на основании их значений. Например, чтобы все ячейки с отрицательными значениями закрашивались в красный цвет;

– «Проверка данных» – контролирует изменения на листах.