Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2017года
Контроль

Нормируйте хозрасходы, чтобы учредитель разрешил их проводить за счет субсидии

Хозрасходы: из субсидии или за свой счет?


На заметку

Не покупайте хозяйственные принадлежности за счет субсидии, если будете использовать их только в приносящей доход деятельности. А если они нужны в обоих видах деятельности, распределите расходы

Учреждение приобретать бумагу и другие хозяйственные принадлежности за счет средств субсидии может. Поясним почему. Объем субсидии на выполнение госзадания учредитель рассчитывает на основании нормативных затрат. Главное в статье СкрытьОни в том числе включают в себя затраты на прочие общехозяйственные нужды (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 2015 г. № 640). Поэтому не волнуйтесь: учреждения могут приобретать такое имущество за счет субсидии, ничего противозаконного в этом нет. Более того, в некоторых случаях это обязанность работодателя. Например, расходы на туалетную бумагу – это санитарно-гигиенические требования (ст. 22, 163, 223 Трудового кодекса РФ). Единственное условие – на хозяйственные принадлежности должны быть утверждены нормы, так же как и на канцелярские товары.

Если в учреждении нет норм списания хозяйственных и канцелярских товаров, ревизоры фиксируют это как нарушение. В качестве примера приведем выдержку из приказа Департамента здравоохранения г. Москвы от 22 ноября 2013 г. № 1136 «О результатах проверки государственного бюджетного учреждения здравоохранения города Москвы “Медико-санитарная часть № 33”»:


Совет

При разработке лимитов воспользуйтесь типовыми нормами бесплатной выдачи работникам смывающих или обезвреживающих средств, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 17 декабря 2010 г. № 1122н


В ходе проверки сохранности, учета и обоснованности расходования моющих и дезинфицирующих средств было выявлено следующее. Стирка белья производилась в прачечной учреждения, при этом в учреждении отсутствовали утвержденные руководителем нормы веса белья, принимаемого в стирку из отделений, нормы расхода моющих средств на 1 кг белья. Списание моющих средств осуществлялось ежемесячно по разным нормам расхода моющих средств на стирку 1 кг белья. В результате учреждение произвело необоснованное списание стирального порошка в количестве 728,5 кг на сумму 26,72 тыс. руб.

Этот пример не единственный, подобные акты есть и у других учредителей.

Учреждение должно самостоятельно разработать и утвердить нормы списания хозяйственных и канцелярских товаров. Соответствующие лимиты устанавливает комиссия учреждения. Этот вывод следует из части 4 статьи 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 6 Инструкции № 157н. Минфин также выпускал разъяснения на этот счет (письмо от 15 октября 2012 г. № 02-06-10/4287).

Метод, который учреждение будет применять, определяя размер расходов при списании материальных запасов, используемых на нужды учреждения, указывают в приказе (см. образец 1). Либо как приложение к учетной политике.

Списывают материальные запасы на основании:

  • ведомостей выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • актов о списании материальных запасов (ф. 0504230) (см. образец 2).

Финансовый результат текущего финансового года уменьшают на стоимость материальных ценностей, которые списаны по актам.

Главное в статье СкрытьОбразец 1. Приказ об утверждении норм расхода на хознужды

Скачать образец в формате .doc

Главное в статье СкрытьОбразец 2. Фрагмент акта о списании материальных запасов

Скачать образец в формате .pdf .xls
В шапку формы внесите информацию о самом учреждении, отделе, выдающем ценности, материально ответственном лице
Так как в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), ставьте коды по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении 
Норму расхода указывайте, если она установлена
Укажите, на какие цели выдаете материалы, чтобы избежать обвинений со стороны ревизоров в необоснованном списании

Лимит использования канцтоваров


На заметку

Материальные запасы списывайте по фактической стоимости каждой единицы либо средней фактической стоимости. Выбранный способ применяйте в течение финансового года непрерывно (п. 108 Инструкции № 157н)

Расход канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных подразделений учреждения. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Потребность в канцтоварах различается и по должностям. Однако планирование и учет расходования канцтоваров целесообразнее вести по отделам, а не по должностям.

Анализировать общую динамику расхода канцелярских принадлежностей по наименованиям и отделам учреждения проще в табличной форме (см. таблицу 1). По окончании отчетного периода сравнивают норму потребления с фактом. Если есть расхождения, выясняют причину. При наличии достаточного обоснования норматив корректируют. Например, если юридический отдел претензионно-исковой деятельности расширился, то может увеличиться и расход офисной бумаги, а также картриджей

Таблица 1. Данные о лимитах и фактически выданных канцтоварах

 Канцтовары, в том числе:
всегоручки шариковыекарандашипапкибумага формат А4
кол-вост-ть, руб.кол-во, шт.ст-ть, руб.кол-во, шт.ст-ть, руб.кол-во, шт.ст-ть, руб.кол-во, упак.ст-ть, руб.
 Х         
1Бухгалтерия (12 человек)Х         
 Норма на одного сотрудникаХ5404160*480*3150*1150*
 Всего по нормативуХ648048192048960361800121800
 Фактически выданоХ648048192048960361800121800
 ОтклонениеХ
2Юридический отдел (9 человек)          
 Норма на одного сотрудникаХ540416048031501150
 Всего по нормативуХ48603614403672027135091350
 Фактически выданоХ514038152036720281400101500
 Отклонение 2802801501150
3Отдел безопасности (5 человек)          
 Норма на одного сотрудникаХ2852802801500,575
 Всего по нормативуХ1425104001020052502,5375
 Фактически выданоХ570104001020052502,5375
 ОтклонениеХ       
* Цена за единицу: ручка шариковая – 40 руб.; карандаш – 20 руб.; папка – 50 руб.; упаковка офисной бумаги – 150 руб.

Нормы потребления моющих и чистящих средств

Прежде чем устанавливать нормы расхода материалов, нужно изучить, какие стандарты оказания услуг и выполнения работ содержит законодательство. Так, дезинфекцию в детских садах, при оказании услуг по присмотру и уходу за детьми проводят в соответствии с правилами и нормативами, предусмотренными СанПиН 2.4.1.3049-13, СанПиН 3.5.1378-03, СанПиН 2.4.2.2821-10. А при оказании медицинских услуг в стационарах больницы применяют СанПиН 2.1.3.2630-10.

Иногда нормы потребления материальных ресурсов могут быть утверждены на муниципальном или ведомственном уровне. Например, Министерство социального развития Московской области утвердило для подведомственных учреждений нормы потребления материальных ресурсов при оказании государственных услуг (распоряжение от 30 декабря 2016 г. № 19РВ-103).

Чаще всего потребность в моющих и чистящих средствах учреждения рассчитывают самостоятельно исходя из фактических данных о расходе за какой-то определенный период времени. Также можно воспользоваться рекомендациями производителя о норме расхода. Они есть в инструкции к соответствующим средствам.

Главное в статье СкрытьРассмотрим подробнее оба варианта.


Совет

Чтобы обосновать и утвердить нормы списания, лучше использовать все критерии в совокупности – как фактические данные, так и нормы инструкции

Нормы по фактическим расходам. В таблице 2 приведен расход моющих средств для группы детсада с наполняемостью 25 человек. Базовый период их использования – с января по июнь. На основании этих данных рассчитаем средний расход каждого средства. Таким образом, получаем средний показатель расхода каждого препарата на одну группу (см. таблицу 3). Расчет потребности в моющих и чистящих средствах исходя из усредненного расхода имеет свои недостатки. Во-первых, такие нормы не учитывают сезонность. То есть, согласно нашему расчету, средства для мытья окон можно выдать техничкам максимум 0,67 бутылки в месяц. Хотя в весенние и летние месяцы его требуется гораздо больше. Во-вторых, лучше устанавливать нормы в литрах, граммах, штуках и т. д. Поскольку у одного и того же средства в зависимости от производителя может быть разная тара.

Таблица 2. Расход по данным за шесть месяцев

МесяцыМыло детское, кус.«Домес-тос», 1 л, бут.Порошок чистящий «Пемолюкс», 750 г, уп.Средство для посуды,1 л, уп.Средство для дезинфекции «Макси-Дез», 1 л, бут.Средство моющее для стекол, 750 мл, бут.Средство моющее универсальное, 1 л, уп.
Январь 3 1 1 2 1 - 1
Февраль 4 2 4 0,41
Март 5 1 2 4 1 0,6 1
Апрель 5 1 2 4 0,2 1
Май 4 1 2 3 1 0,8 1
Июнь 3 2 2 21
Итого: 24 4 11 19 3 4 6

Таблица 3. Средний расход средств

ПериодМыло детское, кус.«Домес- тос»,1 л, бут.Порошок чистящий «Пемо-люкс», 750 г, уп.Средство для посуды, 1 л, уп.Средство для дезинфекции «Макси-Дез», 1 л, бут.Средство моющее для стекол, 750 мл, бут.Средство моющее универсальное, 1 л, уп.
За 6 мес. 24 4 11 19 3 4 6
В среднем в месяц 4 0,67 1,84 3,17 0,5 0,67 1

Теперь покажем, как считать нормы потребления исходя из рекомендаций производителя.

Пример 1. В инструкции к средству для мытья посуды указано, что на 5 л воды необходимо взять 30 мл средства.

Бухгалтер средней школы определил норму расхода средства в школьной столовой так. Средний объем раковины составляет 10 л. Соответственно, для замачивания потребуется 60 мл средства. К этому количеству бухгалтер прибавил еще 30 мл на промывку посуды и очистку ее от остатков пищи. В школьной столовой дети завтракают и обедают, следовательно, за день происходит два цикла мытья посуды. Ежедневный расход равен 180 мл ((60 мл + 30 мл) × 5). В неделю на группу нужно выдавать 0,9 л (180 мл × 5) моющего средства для посуды. В среднем месячная норма его списания составит 3,6 л (0,9 л × 4).

Нормы, рассчитанные этим способом, имеют погрешность. Ведь численность школьников может быть разной, как и количество посуды, используемой ежедневно.

В другом примере рассчитан норматив потребления на основе инструкции.

Пример 2. В инструкции к дезсредству «Макси-Дез» сказано, что «поверхность в помещениях, жесткую мебель протирают ветошью, смоченной в растворе средства, из расчета 100 мл/м кв. м на одну обработку».

Бухгалтер ФГБУ «Альфа» определил норму расхода средства исходя из площади дезинфицируемого помещения (40 кв. м) и с учетом того, что препарат используют не ежедневно, а по мере необходимости. Например, во время генеральных уборок в период инфекционных заболеваний.

Исходя из площади помещения и рекомендации производителя для дезинфекции пола в ФГБУ «Альфа» необходим раствор объемом 4000 мл (4 л) и концентрацией 0,5 процента. Для приготовления 1 л такого раствора понадобится 5 мл «Макси-Деза» и 995 мл воды. А для 4 л – 20 мл «Макси-Деза» и 3980 мл воды.