Все статьи номера
Не прочитано
10
Октябрь 2017года
Контроль

Проверяем, не воруют ли водители, или Ревизия ГСМ

Светлана ШТЕЙНЕРТ, замначальника отдела финансового и бюджетного контроля ФГБУ «НЦЭСМП» Минздрава России

Выявить наличие или отсутствие инструментов или запчастей к автомобилю особой сложности не составляет. А вот проверить топливо – проблематично. Рассмотрим, к каким уловкам прибегают недобросовестные водители, чтобы присвоить бензин или подотчетные деньги. А также дадим советы, как себя подстраховать, чтобы не списать лишний объем горюче-смазочных материалов.

Махинации водителей

Рассмотрим распространенные варианты, которыми пользуются водители, чтобы своровать ГСМ. 

Прикладывают липовые чеки

Бывает, что водитель отчитывается за сумму, которую получил под отчет, а не о фактических расходах на ГСМ. То есть к авансовому отчету он прилагает чеки, которые сходятся с суммой подотчета. У такого водителя в запасе есть несколько чеков на заправку автомобиля. Выявить факт подлога трудно, но все же можно.

Во-первых, водитель может ошибиться при подсчете, тогда в авансовом отчете будет одна сумма, а по чекам другая. Посчитайте, общую сумму по всем чекам. Если суммы не сходятся, вы вернете авансовый отчет водителю. В случае подлога он приложит чек АЗС на нужную сумму и сдаст вам авансовый отчет в течение дня.

Во-вторых, на трассе, в специальных местах, водитель может взять нелегальные чеки. Их он и представит вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию. Главными причинами перерасхода , которыми, по мнению водителя, он маскирует эту махинацию, являются жалобы на перегруз, плохие дороги, встречный ветер, пробки и другие проблемы. Не принимайте чеки сразу, проверьте их.

Пример. Нормативный расход топлива на поездку составляет 18,02 л. По данным путевого листа бухгалтер списал горюче-смазочные материалы по фактическому расходу топлива в размере 20 л.

Водитель заправился топливом по цене 41,05 руб/л.

Он представил в бухгалтерию путевой лист от 2 октября 2017 г. № 156. Согласно его данным, показания спидометра на автомобиле составляют 46 504 км.

2 октября 2017 года комиссия сняла показания спидометра на автомобиле. Фактические показания спидометра – 46 132 км. Расхождение – 372 км.

В объяснительной записке водитель указал, что при служебных поездках в зимнее время он прогревал автотранспорт около полутора часов. И чтобы списать израсходованный на это бензин, увеличил в путевых листах расстояние на 372 км.

При проверке путевых листов, которые подтверждают служебные поездки за период с 1 января по 2 октября 2017 года, установлено, что водитель не затрачивал столько времени на прогрев машины. Кроме того, оказалось, что иногда водитель ездил на другом автомобиле.

Таким образом, недостача топлива составила 67,035 л (18,02 л/км × 372 км : 100 км) на общую сумму 2751,79 руб. (67,035 л × 41,05 руб/л).

На заметку

Проверьте квитанции на стоянку автомобиля

Сравните стоимость в квитанциях, которые водители прилагают к авансовому отчету, когда отчитываются за наличные, выданные под отчет на оплату стоянок. Если стоимость превышает стоимость стоянки автомобиля, которая отражена в договоре, заключенном между учреждением и владельцем стоянки, значит, квитанции с подложными суммами.

ФНС на своем официальном сайте в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники» разместила мобильное приложение «Проверка кассового чека». С его помощью вы можете проверять легальность чеков, добросовестность продавца, а также сообщать о нарушении правил применения ККТ налоговикам. Установить приложение на Android можно через Play Market (требуемая версия – Android 4.1 или более поздняя). А также через App Store на телефоны iPhone.

Когда откроете мобильное приложение, вам нужно будет заполнить визитную карточку. Можно не указывать полностью свои имя и фамилию, функционал проверки чеков от этого не изменится.

Кроме того, прежде чем принять авансовый отчет, проверьте время выдачи чека АЗС. Возможно, водитель заправился раньше, чем выехал из гаража по путевому листу. Это говорит о том, что данные путевого листа о времени выезда из гаража он заполнил формально или же представил липовые чеки.

На заметку

Может ли водитель быть материально ответственным лицом 

Заключить договор о полной материальной ответственности можно только с теми сотрудниками, должности которых указаны в перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Должность водителя в данном перечне отсутствует. Следовательно, заключение подобного договора неправомерно. Аналогичный вывод сделал Верховный суд РФ в определении от 19 ноября 2009 г. № 18-В09-72, а также в Обзоре законодательства и судебной практики, утвержденном постановлением Президиума Верховного суда РФ от 10 марта 2010 г.

Заключить с водителем договор о полной материальной ответственности можно только в том случае, если на него возлагаются функции экспедитора, сопровождающего груз. Такая должность в названном перечне предусмотрена.

Вместе с тем если водитель будет признан виновником ДТП, то нанесенный организации материальный ущерб он должен возместить в полном объеме без какого-либо дополнительного договора о материальной ответственности. Основание – подпункт 6 части 1 статьи 243 Трудового кодекса РФ.


На заметку

Ущерб от недостачи ГСМ отразите на счете 2 209 74 560

Подкручивают одометр

Одометр или счетчик моточасов можно подкрутить без труда. Есть оборудование, которое позволяет это сделать. На увеличенный километраж водитель сливает топливо либо приобретает липовые чеки.

Выявить недобросовестных водителей непросто. Оптимальный способ – установить на машину систему мониторинга пройденного расстояния, взломать которую водителю не удастся. По прибору учета можно будет достоверно определить реальный пробег. Потому что, когда показания пытаются корректировать, система выдает скачки скорости до 250 км/ч. Но для учреждения это затратный способ контроля.

Сливают топливо

Если норму расхода ГСМ завысить, у водителя останется топливо, которое он может использовать для личных целей.

Когда списываете горюче-смазочные материалы, учитывайте, что в общем случае показатели граф «Расход по норме» и «Расход фактически» путевого листа должны совпадать. Если расход по норме превышает фактический расход, списывайте топливо по фактическому расходу.

Если фактический расход превышает нормативный, то выясните причину перерасхода. Если она объективна, списывайте по фактическому расходу, если нет, взыскивайте ущерб с виновного.

Также можно установить систему контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет проще. Покупка датчиков уровня топлива на бюджет учреждения не повлияет. 

Рекомендации для проверки

Создайте комиссию по проверке показаний спидометров автотранспорта учреждения. Ее основной задачей будет проверка соответствия показаний спидометров в путевых листах и фактических показаний спидометров. Для работы комиссии разработайте и утвердите положение, в котором закрепите ее основные функции, регламент работы, периодичность проверок и другие вопросы.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату комиссия будет проводить сверку соответствия фактических показаний одометра данным в путевом листе. Результат проверки оформляйте актом (см. образец).

Кроме того, сообщите водителям, что не примете путевые листы, если они будут составлены формально. Раздайте памятку, которой водители должны руководствоваться при заполнении путевых листов.

Образец. Акт сверки показаний одометра автомобиля с данными в путевом листе

Скачать образец в формате .pdf
Укажите марку и регистрационный номер автомобиля
Укажите реквизиты путевого листа
Если показания одометра и данные в путевом листе не совпадают, комиссия может рекомендовать внести исправления в путевой лист
С актом ознакомьте водителя автомобиля

Памятка. Как заполнить путевой лист

Скачать памятку в формате .pdf