Все статьи номера
Не прочитано
10
Октябрь 2017года
Документация

Акт списания: что привлечет внимание ревизоров

Анна КОСТЫГИНА, аттестованный аудитор и консультант по бюджетному учету

Как безопасно списывать основные средства

Стало ясно, как заполнить акт о списании объектов нефинансовых активов (ф. 0504104). Чиновники Минфина разъяснили некоторые моменты (письмо от 28 июня 2017 г. № 02-05-05/40633). Например, акт можно составить как на один, так и на несколько объектов нефинансовых активов по одной группе имущества.

Когда потребуется заключение эксперта

Документ

Методические указания по заполнению формы 0504104 утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

Если учреждение списывает технически сложные объекты основных средств, следует заручиться мнением эксперта. Он должен дать заключение о том, чт о объект невозможно использовать в работе. Если в штате такого специалиста нет, нужно заказать независимую экспертизу. Допустим, надо списать кондиционер. Если в комиссию не входит специалист по ремонту кондиционеров, то вправе ли она утверждать, что кондиционер сломался и восстановлению не подлежит? В данном случае члены комиссии могут констатировать лишь то, что кондиционер не включается. Но в чем причина и достаточна ли она для списания? Может, кондиционер перестал работать потому, что у него заклинило механизм из-за пыли, которая накопилась внутри. Даже если у сотрудника есть квалификация, которая позволяет использовать основное средство, это вовсе не означает, что он умеет этот объект технически диагностировать. 



Бухгалтер поделился информацией на условиях анонимности

 

Рассказывает практик 

У нас был случай, когда оборудование попросту выбросили в мусорный бак и никакого акта при этом не составили. Эксперта по оборудованию не было. Независимую экспертизу задним числом заказать нельзя. Долго думали, какую формулировку привести в акте, чтобы не привлечь внимания контролеров.

Вышли из ситуации так. В акте написали: «Оборудование ремонту не подлежит. Для ремонта других основных средств непригодно». Чтобы подтвердить, что оборудование непригодно для ремонта других основных средств, получили заключение эксперта из дружественной нашему учреждению компании. Там составили документ, что оборудование и запчасти починить не могут. В частности, указали: «Комиссия произвела осмотр и установила, что данное оборудование находится в нерабочем состоянии. К акту на списание прилагается акт осмотра данного оборудования фирмой “N”».

Потом сделали акт утилизации, где написали, что в присутствии комиссии оборудование было разломано путем воздействия молотка и вывезено на свалку.


На заметку

Списать основное средство можно только на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов (абз. 9 п. 51 Инструкции № 157н)

Как избежать сомнительных формулировок

Если списывают стол, в решении комиссии надо указать, какова его неисправность: почему на нем больше невозможно работать или принимать пищу. Или, например, проверяющие признают недостаточным для списания телефона такое основание, как «телефон не работает». Возможно, у него просто отошел электрический контакт или надо поменять аккумулятор. В заключении может быть зафиксировано только то, что члены комиссии видели своими глазами.

Если в заключении написано «ремонт нецелесообразен», у проверяющих возникнут вопросы. Ведь сторонняя организация не может решать за учреждение, что для него целесообразно, а что нет. Чтобы комиссия могла обоснованно принять решение о том, что имущество проще списать, чем восстановить, лучше запросить у сторонней организации не заключение о техническом состоянии, а смету на ремонт со сроком гарантии. При этом, если перечислить части основного средства, которые вышли из строя, это подтвердит, что учреждение искало причину непригодности основного средства. 


На заметку

По Инструкции № 157н основное средство списывают, если его невозможно или нецелесообразно использовать и нельзя восстановить. По федеральному стандарту «Основные средства» имущество также можно списать, когда учреждению от него нет больше пользы

Пример. Учреждение списывает автомойку – специальный насос высокого давления для мытья автомобилей.

Бухгалтер обратился к официальному представителю производителя и получил смету на ремонт. Его стоимость оказалась на 20 процентов дешевле нового изделия. Но из-за длительного срока доставки запчастей ремонт растянется на три месяца. На основании сметы комиссия учреждения приняла решение, что восстановительный ремонт нецелесообразен и автомойку нужно списать.

Что делать, если в ошибке обвинили бухгалтера

Порядок списания должен соответствовать учетной политике и утвержденному регламенту документооборота учреждения. Иначе в неправомерном списании могут обвинить бухгалтера, который оформил акт. В этом случае придется заплатить штраф за ущерб.

Однако следует помнить, что бухгалтер не может сам принять решение о списании материальных запасов. Это полномочие руководителя и комиссии, которую он назначил. Бухгалтер только оформляет акт, если это предусмотрено его должностными обязанностями и порядком документооборота, а также отражает списание в учете. Проверка текста заключения комиссии и обоснования списания не входит в компетенцию бухгалтера. Единственное, что он обязан сделать, – это проверить, были ли на работе все члены комиссии на ту дату, которой оформлено решение.


На заметку

Должностные обязанности сотрудников бухгалтерии можно взять из профстандарта «Бухгалтер»

Поэтому, если контролеры обвинили бухгалтера в нарушении порядка списания, ему нужно представить объяснительную следующего содержания: 

«В соответствии с должностной инструкцией бухгалтера, утвержденной приказом от <…> № <…>, в должностные обязанности бухгалтера не входит проверка обоснованности решений постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. В должностные обязанности входит только заполнение первичных документов в соответствии с требованиями законодательства. Мною эти требования были выполнены. Полномочия по принятию решения о списании основных средств, согласно приказу от <…> № <…>, возложены на постоянно действующую комиссию учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов».

Но, хотя бухгалтер не должен отвечать за то, как комиссия обосновывает необходимость списать основное средство, претензии ревизоры предъявляют в первую очередь именно ему. Поэтому посоветуйте комиссии сделать решение о списании максимально убедительным.

Что учесть при списании материальных запасов

Прочие материальные запасы длительного пользования списывают, как правило, по акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) или акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Эти документы составляет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов, которую утверждает руководитель.

Главная задача – составить заключение о списании так, чтобы у ревизоров не возникло лишних вопросов.

Некоторые материальные запасы, например канцелярские принадлежности, разрешается списывать не только по факту их расходования или физического износа, но и при выдаче в пользование. В этом случае нужно указать: «Материалы израсходованы на нужды учреждения в пределах утвержденных норм».

В таблице вы найдете другие формулировки, которые можно применять при списании материальных запасов.

Таблица. Варианты заполнения поля «Заключение комиссии»

Что нужно указатьВозможные формулировки
Причины, послужившие основанием для списания «Материалы израсходованы на нужды учреждения в пределах норм».
«Материалы установлены взамен изношенных запчастей».
«Белье выцвело, обветшало, утратило прочность».
«Срок эксплуатации превысил нормативный срок, инвентарь физически изношен»
Перечень мероприятий по исполнению решения о списании (ликвидация, утилизация, передача в переработку (аффинаж) и др.) и отметка о результатах этих мероприятий (в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет для дальнейшего использования) «Драгметаллов не содержит, вредным и опасным отходом не является, утилизировано силами учреждения».
«Демонтировано силами учреждения».
«Списанное имущество сдано в утиль».
«На склад оприходована ветошь (5 кг) по цене 25 руб/кг».
«Списанный мягкий инвентарь повторному использованию в качестве ветоши не подлежит, утилизирован»