Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2018года
Контроль

Внезапный отпуск: как оформить без нарушений

Анастасия НОВИКОВА, начальник отдела кадров бюджетного учреждения

Трудовое законодательство разрешает предоставлять отпуск вне графика, если есть обоюдное согласие работника и работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК). В этой части Трудового кодекса учреждение ничего не нарушит (письмо Минтруда от 04.08.2010 № 2286–61). Основная проблема для бухгалтерии — успеть выплатить отпускные. Срок выплаты един для всех и строго регламентирован кодексом. Отпускные выдают за три календарных дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14–2/В-644). Поэтому, когда сотрудник приходит с заявлением на внезапный отпуск, а работодатель по доброте душевной его согласовывает, учреждению грозит штраф. Есть три способа, к которым на практике прибегают учреждения. Главное — помнить о мерах предосторожности.

Как не нарушить срок выдачи отпускных


На заметку

Если работник уходит в отпуск в понедельник, отпускные ему нужно выплатить не позднее пятницы (письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14–2/В-644)

Первый способ заключается в том, что работнику предоставляют сначала отпуск без сохранения зарплаты, а затем ежегодный оплачиваемый отпуск со дня, следующего за днем окончания отпуска без оплаты. По второму способу сначала дают отгул, если он есть, а потом уже оформляют отпуск. По третьему — документально оформляют отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Разберем три варианта подробнее.

Способ 1: предоставить два отпуска

Когда сотрудник решил срочно уйти в отпуск, учреждение предлагает ему два варианта. Первый — написать два заявления: на отпуск без сохранения заработной платы сроком на три календарных дня и на ежегодный оплачиваемый отпуск со дня, следующего за днем окончания отпуска без оплаты. В этом случае без проблем и негативных последствий учреждение рассчитывает отпускные и выплачивает их работнику в срок. Второй — пойти в отпуск по графику. Сотрудник, вероятнее всего, выберет первый вариант.

Но нужно помнить, что работодатель не вправе отправить сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы по своей инициативе. Предложение должно исходить от самого сотрудника. В противном случае работодатель нарушит статью 128 ТК, за что руководителя могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб., а учреждение — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).

Пример 1. Работник ФГБОУ «Альфа» 14 мая обратился с просьбой предоставить ему отпуск вне графика по семейным обстоятельствам на 16 календарных дней с 15 мая.

Работодатель решил пойти ему навстречу. Чтобы не нарушить срок выплаты отпускных, сотрудник взял отпуск без сохранения заработной платы с 15 по 18 мая, а с 21 мая на 10 календарных дней — часть ежегодного оплачиваемого отпуска. 14 мая он написал два заявления: о предоставлении отпуска за свой счет с 15 мая и о предоставлении с 21 мая ежегодного оплачиваемого отпуска на 10 календарных дней. Отпускные выплатили 18 мая. То есть за три календарных дня до начала отпуска. В результате учреждение соблюло интересы работника и не нарушило правила о сроках выплаты отпускных.


На заметку

Работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам можно предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК)

Если работодатель предоставляет своим сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы, то необходимо вести их учет. Связано это с тем, что в стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включают предоставляемые по просьбе работника отпуска за свой счет (ч. 1 ст. 121 ТК). Но не более 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, которое превышает 14 дней, в указанный стаж не входит.

Способ 2: дать отгул

Перед отпуском учреждение предоставляет отгулы, если у работника они есть. Например, если он трудился в праздничные дни и вместо денег просил предоставить ему отгул. Затем кадры уже оформляют основной отпуск. Для этого сотрудник должен написать заявление на предоставление отгула.

Образец. Заявление на предоставление отгула

Способ 3: оформить отпуск позже, чем он был предоставлен

Учреждение предоставляет работнику внезапный отпуск при условии, что в заявлении он укажет дату начала отпуска с запасом в три дня. По устной договоренности между сотрудником и работодателем первый уходит в отпуск в нужные ему даты. Возвращается из отпуска также на три дня раньше.

Это самый рискованный способ. Ведь в табеле учета рабочего времени придется ставить явку вместо отпуска, а потом отпуск вместо явки. Данный вариант можно использовать, только если вы доверяете своим сотрудникам.


На заметку

Минимальный срок для выплаты отпускных определяют в календарных днях. В него включают и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 ТК)

Такое решение лучше согласовать с руководителем учреждения. Устной договоренности с непосредственным начальником недостаточно. В противном случае можно подставить сотрудника — его уволят. А если придет внезапная проверка, то подставить и руководителя учреждения. При этом срок выплаты отпускных вы не нарушите.

Пример 2. Бухгалтер Анна Розова попросила у главного бухгалтера пару дней оплачиваемого отпуска вне графика. Главбух разрешил, принял от сотрудницы заявление и передал его на подпись директору.

Работница ушла в отпуск, а когда вернулась, ее уволили за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК). Оказалось, что директор учреждения был против отпуска, так как по графику сотрудница должна отдыхать в другом месяце. Розова обратилась в суд. Она требовала, чтобы учреждение исправило запись в трудовой книжке: увольнение не за прогул, а по собственному желанию. Судьи посчитали, что работницу правомерно уволили за прогул. Она не смогла доказать, что была в отпуске. Директор учреждения своего согласия на отдых вне графика не давал, приказ не подписывал. К числу людей, которые могут отдыхать в любое время, Анна Розова не относится (см. шпаргалку). Она отсутствовала в учреждении два дня без уважительной причины. Тот факт, что главбух отпустил работницу, значения не имеет: приказ на отпуск визирует директор учреждения. Подобный случай вы можете посмотреть в апелляционном определении Московского городского суда от 06.09.2017 по делу № 33–35590/2017.

Шпаргалка

Кто может взять отпуск в любое время

1. Подростки до 18 лет (ст. 267 ТК).

2. Женщины перед декретом или сразу после него (ст. 260 ТК).

3. Женщины по окончании детского отпуска (ст. 260 ТК).

4. Мужья во время декрета жен (ч. 4 ст. 123 ТК).

5. Почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

6. Один из родителей, опекунов или попечителей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК).

7. Сотрудники, которых работодатель до этого отозвал из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК).

8. Жены и мужья военных во время отпуска супруга или супруги (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Что будет, если нарушить срок выдачи отпускных

50
тыс. руб. —

такой штраф грозит учреждению, если оно не успеет выдать отпускные за три дня до начала отпуска (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)

Если не успеете выдать отпускные в отведенный трудовым законодательством срок, учреждению выпишут штраф — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Также обяжут выплатить работнику компенсацию по статье 236 ТК. Оспорить ее сможете только в суде.

Пример 3. Сотрудник написал заявление на отпуск и на следующий день ушел в отпуск. Бухгалтер выплатил отпускные после начала отпуска. Трудинспектор выписал штраф — 31 000 руб.

Работодатель подал в суд, который решил, что инспекция незаконно выписала штраф. Ведь инициатором отпуска вне графика был сам работник.

Бухгалтерия не могла выплатить отпускные заранее, потому что отпуск был спонтанным. Но она приложила усилия, чтобы выдать деньги в кратчайший срок. Работодатель нарушил Трудовой кодекс, когда выплатил отпускные позже срока. Но сделал это не умышленно, а в интересах сотрудника. Значит, штрафовать его не за что (решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 по делу № 21–82/2017).

Спросите у работников, готовы ли они компенсировать судебные затраты. Если нет, скажите, что отпуск не дадите. Раз он вне графика, вы не обязаны его предоставлять. Причем нарушением это считаться не будет, поскольку график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Конституционный суд в определении от 17.11.2009 № 1385-О-О указал на невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон.