Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2018года
Документация

Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время

Елена КРАВЧЕНКО, методолог компании «БАРС», преподаватель бухгалтерского учета, налогообложения, экономического анализа учебного центра «Интеллект-Сервис», главный бухгалтер


Документ

Закон о бухгалтерском учете утвержден Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы унифицированных учетных документов утверждены приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н

Первичку можно составить как на бумаге, так и в электронном виде с ЭЦП.

Хотя электронные документы обладают рядом преимуществ, бухгалтеры зачастую продолжают все делать на бумаге. Но если первичку заполнить на компьютере, затем распечатать и подписать, это будет документ «на бумажном носителе», оформленный «с применением технических средств». Не следует его путать с электронным.

Рассмотрим, как упростить работу с первичной документацией.

Изучите перечень первичных документов в нашем сервисе. Из него вы узнаете, в каких случаях их применять, а так же какую форму использовать: бумажную или электронную.

Какими документами сопроводить электронную первичку

Рассмотрим, что прилагает к журналу операций бухгалтер, который получил документ в электронном виде. Если оформить факт хозяйственной жизни электронным документом с электронной подписью, бухгалтерии не придется делать отметки в первичке о принятии объекта к учету или о его выбытии. Такими электронными документами могут быть акты выполненных работ или накладные от поставщика, полученные по телекоммуникационным каналам связи, входящие платежные поручения, переданные финорганом. В этом случае отметки об отражении в учете операций, а также бухгалтерские записи оформляют бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Многие распечатывают электронный документ и к нему составляют бухгалтерскую справку (ф. 0504833), что совершенно избыточно. Ведь справка нужна, когда полученный документ так и остается в электронном виде. Тогда в электронный документ действительно не удастся внести какие-либо отметки — документ подписан ЭЦП.

Если же вывести электронный документ на печать, то в бумажный экземпляр можно добавить любые необходимые сведения, и бухгалтерская справка будет дублирующим документом, который можно исключить без ущерба качеству работы. Поэтому бухгалтерия должна решить, где делать отметки о принятии к учету: либо на бумажной версии электронного документа, либо на бухгалтерской справке к этому документу. Свой выбор следует закрепить в учетной политике.

На заметку

Заполнять ли инвентаризационные описи от руки

Из всей первички наибольшее количество ручных записей содержат инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Многие сталкивались с требованием ревизоров обязательно заполнять графы фактического наличия инвентаризуемого имущества от руки, поскольку машинное заполнение свидетельствует об отсутствии проверки. Но приказом № 52н такая норма не установлена, хотя рациональное зерно в этом, безусловно, есть. Как же учреждению подтвердить качественно проведенную инвентаризацию и при этом не заполнять описи вручную? Оптимальное решение — применять технологию штрих-кодирования. Наряду с инвентарными номерами объекты НФА надо снабдить штрих-этикетками, которые будут считываться при проведении инвентаризации и формировать данные граф о фактическом наличии. Особенности технологии штрих-кодирования следует прописать в учетной политике.

Как включить неунифицированные документы в график документооборота


На заметку

График документооборота является единым по учреждению и включает в себя не только бухгалтерские, но и иные документы, которые образуются в процессе его деятельности

Дублирование документов можно встретить, если в учреждение поступили первичные документы неунифицированной формы — те, что не поименованы в приказе № 52н: накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ, счет-фактура. Многие бухгалтеры считают, что в данном случае надо обязательно составить к ним документ унифицированной формы. Например, приходный ордер (ф. 0504207) либо бухгалтерскую справку (ф. 0504833). Но в этом нет необходимости. Чиновники отмечают: если в учреждение поступили отгрузочные документы, которые оформлены надлежащим образом и предусмотрены условиями договора (контракта), тогда такие документы будут основанием принять к учету материальные ценности (письмо Минфина от 07.12.2016 № 02-07-10/72795). При этом оформлять дополнительный первичный учетный документ в виде приходного ордера (ф. 0504207) не нужно.

Неунифицированные документы разрешено включить в график документооборота учреждения, таким образом вы придадите им законный статус (см. образец 1). Для этого необходимо убедиться, что в документах есть обязательные реквизиты (см. шпаргалку).

Образец 1. График документооборота (фрагмент)

Шпаргалка

Обязательные реквизиты первички

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, которая составила документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

5. Натуральные и денежные показатели.

6. Должности ответственных лиц.

7. Подписи этих лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

8. Информация, необходимая для представления субъектом учета в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах.

Какие сделать отметки о внутреннем финансовом контроле

Закон о бухгалтерском учете обязывает организовать и вести в учреждении внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Одной из форм такого контроля является проверка поступающих документов на соответствие происшедшего факта хозяйственной жизни предмету закупки и тому, что отражено в документе. Сегодня многие учреждения принимают документы к учету только после внутреннего финансового контроля. И это здравый подход. Как же подтвердить, что документ прошел контроль? Какой документ для этого необходимо создать? Организационные вопросы контроля учреждение решает исходя из своих особенностей: объема закупок, регламента заседаний комиссии по контролю и т. д. Поэтому в качестве подтверждающего может быть любой документ: акт проверки, протокол, иной утвержденный документ, который передается в бухгалтерскую службу вместе с первичными документами по поставке.

В свою очередь, бухгалтерия делает отметку о принятии документов к учету, причем в виде бухгалтерской справки. То есть количество документов еще и прирастает. В этой ситуации можно и нужно искать более рациональные методы. Например, факт прохождения внутреннего контроля можно подтверждать не отдельным документом, а штампом установленной формы с подписями должностных лиц, который нужно ставить на первичку.

Аналогичным образом на первичном документе можно ставить штамп о принятии его к бухгалтерскому учету с подписью исполнителя. Формы и реквизиты штампов, а также порядок их нанесения утверждают учетной политикой (см. образец 2).

Образец 2. Организационная часть учетной политики (фрагмент)