Все статьи номера
Не прочитано
7
Июль 2018года
Контроль

За какие недочеты в первичке вам ничего не будет

Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»


На заметку

Если в первичном документе нет обязательного реквизита, отчетность признают недостоверной (решение Сыктывкарского городского суда от 06.03.2017 по делу № 12–474/2017)

Не все ошибки в первичных документах критичны и имеют последствия для учреждения.

Поэтому не тратьте время на исправление мелких опечаток.

Например, вас не накажут из-за описки в адресе, если это не помешает контролерам идентифицировать продавца или покупателя.

Исправляйте только те неточности, которые имеют опасные последствия.

Например, если сделали ошибку в обязательных реквизитах первичного документа (см. шпаргалку).

Шпаргалка

Обязательные реквизиты первичного документа

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, составившей документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

5. Величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с единицами измерения.

6. Наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление.

7. Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обязательные реквизиты указаны в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Мы выбрали самые ходовые бухгалтерские документы: акт об оказании услуг, авансовый отчет и путевой лист. И по каждому документу привели критичные и допустимые ошибки.

Акт об оказании услуг

Если не укажете название документа, налоговики доначислят налог на прибыль. Первичка, в которой нет названия, не подтверждает расходы. Хотя сам акт на услуги можете составить в свободной форме 
Если не укажете или неверно укажете дату и период оказания услуги, проверяющие признают расходы необоснованными. Дата и период нужны, чтобы учесть расходы без риска. Из акта должно быть понятно, когда исполнитель оказал услуги
Если не укажете наименование услуги, сделку признают притворной. Общее название и нестыковка между стоимостью в договоре и в акте – признак нереальной сделки (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014). Стоимость приводите в рублях и копейках. Название пишите конкретное, избегайте обтекаемых формулировок
Ссылка на договор – не обязательный для первички реквизит. Хотя ошибка некритична, безопаснее сослаться в акте на договор, в рамках которого исполнитель оказал услугу. Это поможет идентифицировать услугу 
При правильном ИНН ошибка в названии учреждения не мешает учесть расходы. Наименование можно привести краткое или полное 
Из-за ошибки в ИНН заказчика и исполнителя проверяющие снимут расходы. По ИНН налоговики идентифицируют учреждение. ИНН в договоре должен совпадать с ИНН в выписке из ЕГРЮЛ 
При правильном ИНН ошибка в КПП не мешает учесть расходы. КПП в договоре должен совпадать с КПП в ЕГРЮЛ 
Если не будет подписей и их расшифровок, проверяющие снимут расходы. Акт без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не дает права на расходы. Расписаться может директор или сотрудник по доверенности. В этом случае укажите его должность, Ф. И. О. и реквизиты доверенности 

Авансовый отчет

Авансовый отчет утверждает руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность. Если на отчете не будет всех подписей, то проверяющий может признать документ недействительным и снять расходы. 
Не указан номер авансового отчета – не беда. Отсутствие номера документа не влияет на учет расходов. Номер – не обязательный реквизит первички 
Проверяющие признают расходы необоснованными, если не будет указана дата сдачи авансового отчета. По дате утверждения отчета определяют период для затрат. Но если работник отчитается позже, чем надо, то это не помешает признать затраты 
Можно написать полное или краткое название учреждения. Краткое название не мешает идентифицировать и учесть расходы
Если нет данных о подотчетном лице, неточно указаны Ф. И. О., такой авансовый отчет нельзя принять к учету. Если суммы списали в расходы, их признают необоснованными. Данные о подотчетнике нужны, чтобы контролировать расчеты с этим сотрудником 
Из-за ошибок в реквизитах ордера расходы не снимут. Но могут запросить пояснения, так как непонятно, все ли подотчетники погасили долги и когда. Напишите дату и номер расходника, по которому кассир вернул работнику перерасход. Если внес остаток в кассу, то укажите реквизиты приходника
Неточно указаны суммы остатка и перерасхода? Без подтверждающих документов налоговики признают подотчет доходом работника и доначислят НДФЛ. На каждую сумму в отчете должен быть подтверждающий документ. Новый аванс можно выдавать после того, как сотрудник отчитается по предыдущему 
В отчете должна быть подпись бухгалтера. Если на отчете не будет всех подписей, то проверяющий может признать документ недействительным и снять расходы 
В отчете должна быть подпись бухгалтера. Если на отчете не будет всех подписей, то проверяющий может признать документ недействительным и снять расходы 
В отчете должна быть подпись бухгалтера. Если на отчете не будет всех подписей, то проверяющий может признать документ недействительным и снять расходы 
В отчете должна быть подпись подотчетного лица. Если на отчете не будет всех подписей, то проверяющий может признать документ недействительным и снять расходы

Путевой лист

Печать ставить необязательно 
Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя. Оформляйте путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше 
Напишите марку машины, ее регистрационный номер и наименование учреждения. Инспектор проверит, действительно ли у учреждения есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут 
Ревизоры вряд ли будут проверять, соответствует ли категория прав виду транспорта. Однако инспекторы ГИБДД могут за такую ошибку выписать штраф. Безопаснее вписать в путевой лист реквизиты водительского удостоверения сотрудника 
Если учреждение занимается лицензируемой деятельностью, а в путевом листе данных о лицензии нет, налоговики не снимут расходы, но могут попросить ее представить. Если у учреждения есть лицензия – безопаснее указать в путевом листе ее реквизиты
Адрес пишут такой же, как в ЕГРЮЛ. А название можно привести полное или сокращенное. При верных сведениях о водителе и машине ошибка в названии учреждения или адресе некритична. Но лучше исправить ее, чтобы не привлекать внимание налоговиков
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Если не указано время выезда и заезда в гараж, ревизоры могут не признать расходы на горючее. Напишите дату и точное время, когда машина выезжала и возвращалась обратно 
Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора, и сравнит с маршрутом. Если данные будут отличаться, расходы на ГСМ снимут. Так же поступят и при превышении норм. Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, укажите расход топлива 
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Если не указано время выезда и заезда в гараж, ревизоры могут не признать расходы на горючее. Напишите дату и точное время, когда машина выезжала и возвращалась обратно 
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Подробно опишите маршрут следования. Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы, проверяющие их снимут
Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Ревизоры признают затраты необоснованными. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.
Образцы подготовлены экспертами журнала «Учет в учреждении»