Все статьи номера
Не прочитано
10
Октябрь 2018года
Контроль

Вопросы бухгалтеров об авансе: сколько, когда и как

Анна ФЕДОРОВА, эксперт по расчету заработной платы, автор блога «Записки бухгалтера»


На заметку

В каждом учреждении должен быть как минимум один локальный документ, в котором четко прописаны основные моменты по выплате аванса

Не все ситуации, связанные с выплатой аванса за первую половину месяца, урегулированы законодательством. Например, ни в одном правовом акте не сказано, в каком процентном соотношении должны находиться суммы заработной платы и аванса. В таких нестандартных случаях возникает ряд вопросов.

1. Можно ли выдавать в аванс меньше, чем сотрудник заработал за первую половину месяца?

2. Если сотрудник отработал первые дни месяца и потом ушел в отпуск до конца месяца, а выплата аванса выпадает на день отпуска, нужно ли перечислять ему аванс?

3. Сотрудник каждый месяц получает оклад и стимулирующие выплаты. Оклад меньше МРОТ. Какую сумму платить в аванс?

4. Надо ли удерживать НДФЛ с аванса?

5. Как считать аванс, если работник проболел всю первую половину месяца?

6. Сколько расчетных листков выдать в месяц?

Ответы на эти вопросы читайте в статье.

В каком размере выдавать аванс

Действующим законодательством размер аванса не регламентирован. Работодатель сам определяет сумму выплаты. Выбранный порядок он закрепляет в локальном акте. Например, в правилах трудового распорядка, положении об оплате труда, коллективном или трудовом договоре. Указывать одни и те же положения во всех документах по труду излишне.

Можно выбрать один из двух вариантов расчета аванса: фиксированный процент или исходя из фактически отработанного времени. Рассмотрим каждый в отдельности.

Фиксированный размер аванса

Работодатель платит аванс в виде определенного процента от оклада. Рассчитать сумму можно по формуле:

Размер фиксированного аванса

=

Оклад компенсация за вредность надбавки за совмещение должностей, профессиональное мастерство, стаж работы

×

Установленный процент

Как правило, устанавливают 40 процентов от оклада. Однако этот способ довольно неудобен. Ведь не всегда сотрудники отрабатывают месяц полностью. Бывает, что в первую половину месяца человек болеет, уходит в отпуск, берет дни за свой счет или только устроился в штат. При фиксированном проценте от зарплаты вы рискуете оплатить сотруднику рабочее время, которое он по итогам месяца так и не отработает. Например, если до конца месяца будет продолжать болеть. То есть выданный аванс сильно превысит зарплату, начисленную по итогам месяца. Хотя трудовое законодательство формально не нарушается, но это доставляет ряд неудобств. Например, незаработанный аванс проблематично учитывать в расходах. Возникнут сложности с перечислением НДФЛ: удерживать налог по итогам месяца будет попросту не из чего.

В то же время, если бухгалтер выплатит аванс меньше, чем человек заработал за истекшее время, учреждение могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. за задержку зарплаты (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Поэтому выдавать аванс меньше, чем сотрудник заработал за первую половину месяца, нельзя. Избежать описанных рисков можно только при расчете аванса вторым способом.

50
тыс. руб. —

такой штраф грозит учреждению, если оно выплатит аванс меньше, чем человек заработал за истекшее время (ч. 6 ст. 5.27 КоАП)

Аванс по фактически отработанному времени

Считать аванс строго по количеству фактически отработанных дней в первой половине месяца практичнее и правильнее (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14–1/В-725). В этом случае, когда сотрудник проболел всю первую половину месяца или находился в отпуске, аванс ему не положен. Если же он отработал первую неделю месяца, а потом ушел в отпуск до конца месяца, аванс выплачивают только за рабочие дни первой недели месяца. То есть за первую половину месяца человек будет всегда получать столько, сколько ему полагается за реально отработанное время, и не меньше. Единственно, нужно правильно рассчитать суммы к выплате.

Размер аванса определяют по формуле:

Размер аванса пропорционально отработанному времени

=

Оклад компенсация за вредность надбавки за совмещение должностей, профессиональное мастерство, стаж работы

:

Норма рабочего времени за полный месяц

×

Фактически отработанное время за первую половину месяца

Выдают в составе аванса не только часть оклада, но и те компенсации, которые сотрудник вправе получить уже по итогам первой половины месяца. Например, в первой половине месяца человек работал в условиях, отклоняющихся от нормальных (ночное время). Значит, он имеет право на соответствующие надбавки. Исключение — ситуация, когда расчет надбавок зависит от итогов работы за месяц. Например, это касается доплат за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Тогда при расчете аванса их не учитывают, как и премии (письма Минтруда от 10.08.2017 № 14–1/В-725, от 18.04.2017 № 11–4/ООГ-718).

Когда оклад меньше МРОТ и никаких компенсационных выплат за первую половину месяца не предполагается, в аванс сотрудник неизбежно получит меньше половины МРОТ. Но устанавливать доплату до минималки в данном случае не нужно. С ней сравнивают месячную выплату (ч. 3 ст. 133 ТК). И если итог за месяц меньше МРОТ, тогда работодатель вынужден доплатить до минимального размера оплаты труда.

Можно ли корректировать аванс на НДФЛ

Если сотрудник в первой половине месяца болел или был в отпуске, некоторые работодатели корректируют аванс на уменьшающий коэффициент 0,87. То есть с начисленной суммы оставляют часть себе с целью перечисления ее по итогам месяца в качестве НДФЛ в бюджет. Это актуально, если до конца месяца сотрудник так и не вышел на работу и ничего не заработал. Платить в бюджет в данной ситуации будет нечего. А так работодатель откладывает налог про запас.

Пункт о применении такого коэффициента должен быть прописан в локальном акте наряду с общим порядком расчета аванса. Корректировка возможна при любом варианте расчета оплаты за первую половину месяца. Формула выглядит так:

Размер аванса с корректировкой на НДФЛ

=

Размер аванса

×

0,87

Удерживать НДФЛ с аванса по общему правилу нельзя. Налог считают по итогам отработанного месяца (п. 3 ст. 226 НК). И удерживают в момент окончательного расчета за месяц (п. 4 ст. 226 НК). Пока месяц не отработан, определить сумму налогооблагаемого дохода нельзя (письма ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893 и Минфина от 27.10.2015 № 03-04-07/61550).

Но есть ситуации, когда бухгалтер обязан удержать НДФЛ с аванса. Например, если учреждение выдает аванс в последний день месяца. Ведь в этот день зарплата становится облагаемым доходом, и перечислить налог с аванса в бюджет надо не позднее следующего дня (определение ВС от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).


На заметку

Для оплаты аванса наличными понадобится ведомость или расходный кассовый ордер

Когда выплачивать аванс

Зарплату за первую половину месяца выдают с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца. Конкретную дату назначает работодатель и фиксирует в своем локальном акте. Но именно конкретную дату, а не диапазон дат. При этом надо помнить, что зарплату выплачивают не реже двух раз в месяц. И расчет за вторую половину месяца должен приходиться на период с 1-го по 15-е число следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Таким образом, крайние сроки выплаты аванса и зарплаты в 2018 году — это 30-е (31-е) и 15-е число соответственно. Самые распространенные на практике варианты — 20-е число текущего месяца и 5-е число следующего.

Работать без аванса недопустимо, даже если сотрудники согласны на это и готовы написать заявление об установлении такого порядка (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242, письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).

Выдавать ли расчетный листок на аванс

Решите, будете ли вы оформлять отдельный расчетный листок на аванс. Если да, предусмотрите соответствующий пункт в локальном акте. Трудовые инспекторы стали требовать от учреждений, чтобы те выдавали расчетные листки два раза в месяц. Но Минтруд в своем письме сообщил, что это излишне. Хватит и одного листка по итогам отработанного месяца, где указана начисленная месячная заработная плата (письмо от 24.05.2018 № 14–1/ООГ-4375).