Все статьи номера
Не прочитано
2
Февраль 2019года
Документация

Какие документы можно выдавать и принимать учреждению в электронном виде


На заметку

Все работодатели должны письменно информировать сотрудников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний (ч. 1 ст. 136 ТК)

Расчетные листки. Трудовой кодекс не устанавливает, каким способом выдавать работникам расчетные листки. Учреждение самостоятельно может решить, какую форму использовать: бумажную или электронную. Минтруд подтвердил, что работодатели вправе направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме (письмо от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560). Главное — закрепить выбранный способ в локальном акте или коллективном договоре. Если собираетесь выдавать расчетные листки двумя способами, то нужно отразить оба варианта. Суды подтверждают, что работодатель ничего не нарушит, если будет отправлять расчетные листки по электронной почте (апелляционное определение Мосгорсуда от 12.05.2017 № 33–17642/17).

Учреждение должно доказать, что выдавало расчетные листки сотрудникам. Поэтому работники должны написать заявление, в котором нужно указать, на какой адрес электронной почты направлять расчетные листки. Или можно рассылать расчетные листки через личный кабинет сотрудников на корпоративном сайте. В этом случае надо доказать вход работника в личный кабинет, где размещен расчетный листок.


На заметку

Лечащий врач с письменного согласия работника может оформить электронный больничный в системе информационного взаимодействия с ФСС — ЕИИС «Соцстрах» (п. 3 постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567)

Больничные листы. Использовать электронный больничный лист удобно, потому что:

  • не нужно проверять бланк на подлинность;
  • нет проблем с ФСС по возмещению расходов на оплату больничного;
  • не нужно хранить электронные больничные листы, так как вся информация хранится в системе ЕИИС «Соцстрах».

Однако, если не подписать соглашение с ФСС, не оформить усиленную квалифицированную электронную подпись и не скачать специальную программу, принимать электронные больничные нельзя. Если все это сделано, нужно сообщить работникам, что учреждение готово принимать электронные больничные (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Это удобно и для работника. Ему выдают только номер больничного листа, который он сообщает работодателю. Учреждение находит его в системе ЕИИС «Соцстрах» и получает больничный из базы данных ФСС.


На заметку

Справки об отсутствии судимости выдают в территориальных органах МВД по правилам Административного регламента, утвержденного приказом МВД от 07.11.2011 № 1121

Справка об отсутствии судимости. Часто учреждения требуют, чтобы работник принес справку об отсутствии судимости в бумажном виде с подписью должностного лица МВД. При этом в электронной форме ее не принимают. Однако документ в электронной форме имеет такую же силу, как и справка на бумаге (письмо МВД, Минтруда, Минкомсвязи от 06.07.2018 № 1/8552, № 14–2/10/В-4658, № АК-П13-062-14725, п. 83 приказа № 1121).

Справку сотрудник может получить и через Единый портал госуслуг. В этом случае электронная подпись, которой заверили документ, сразу проходит проверку подлинности. Кроме того, соискатель может заказать справку и указать адрес электронной почты работодателя, чтобы документ сразу поступил в учреждение. Справку в форме электронного документа работник может передать в виде файла на съемном носителе или отправить по электронной почте.