Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2019года
Доходы и расходы

На какой счет списать расходы на отпуск: 401 60, 401 50 или 109 60?

Елена КРАВЧЕНКО, методолог компании «БАРС», преподаватель бухгалтерского учета, налогообложения, экономического анализа учебного центра «Интеллект-Сервис», главный бухгалтер

Кому и когда предоставить отпуск


Важно запомнить!

Отдельным категориям работников, которые указаны в части 3 статьи 122 ТК, работодатель обязан предоставить отпуск за первый год до истечения шести месяцев непрерывной работы

В Конституции и Трудовом кодексе указано пять категорий граждан, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск (см. перечень).

Перечень. Кто имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск

Категории работников
1. Все лица, которые работают по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции, абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК). 
2. Сотрудники, которые работают полный или неполный рабочий день (ч. 3 ст. 93 ТК). 
3. Основные работники и совместители (ч. 2 ст. 287 ТК). 
4. Лица, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК). 
5. Надомники и дистанционные работники (ч. 4 ст. 310 ТК, ч. 2 ст. 312.4 ТК)

Как видим, отпуск не положен лишь в том случае, если человек выполняет работы или оказывает услуги на основании ГПД.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Однако по договоренности сторон отпуск могут дать и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК). А отпуск за второй и последующие годы работы предоставляют в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК). При этом некоторые работники вправе пойти в ежегодный отпуск по своему желанию в удобное для них время или в иные периоды, установленные законом (ч. 4 ст. 123 ТК). От того, в какой период и как — авансом или нет — в учреждении предоставляют работникам отпуск, зависит учет отпускных сумм.

Получите подсказки, которые помогут избежать нарушений.

Ответьте на два вопроса:

Создаете ли вы резервы на отпускные выплаты?

Когда отпускные выплачивать за счет резервов


На заметку

Минфин неоднократно подчеркивал, что создание резервов является обязанностью учреждения (см., например, письмо от 05.06.2017 № 02-06-10/34914)

Первый счет, на котором учитывают расходы на выплату отпускных, — 401 60 «Резервы предстоящих расходов». На нем обобщают информацию о состоянии и движении сумм, зарезервированных на оплату отпускных. Этот счет позволяет равномерно списывать расходы по обязательствам, неопределенным по величине и времени исполнения, на финансовый результат учреждения (п. 302.1 Инструкции № 157н). Рассмотрим, какие сложности с резервами могут возникнуть.

Виды резервов и порядок их формирования учреждение устанавливает в своей учетной политике. В частности, в ней раскрывают методику создания резерва на предстоящую выплату отпускных (компенсаций при увольнении). Порядок формирования резервов включает в себя методы оценки обязательств, определение даты признания в учете, документ — основание для признания резерва в учете, ответственных исполнителей и т. д. Когда описывают такой порядок в рамках учетной политики, опираются на рекомендации Минфина из письма от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами». Отметим, что эти рекомендации сохраняют свою актуальность и в 2019 году.


На заметку

Порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для расчета сумм отпускных установлен постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922

Учреждение самостоятельно выбирает периодичность формирования резерва на выплату отпускных и расчет оценочного значения сумм создаваемого резерва. В то же время законодатель подчеркивает: резерв предстоящих выплат формируют за фактически отработанное время. Другими словами, по прошествии каждого отработанного сотрудником временного интервала, установленного учетной политикой (месяц, квартал, год), у учреждения появляется обязанность выплатить сотруднику полагающуюся ему за этот период часть отпускных.

Сумму рассчитывают как произведение количества дней, добавляемых к отпуску за фактически отработанное время, и среднего заработка сотрудника за этот же период.

Для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат, то есть по всем видам финансового обеспечения выплат.

Тогда величина резерва за выбранный период его формирования будет признаваться в учете в сумме всех рассчитанных обязательств по каждому сотруднику:

Сумма резерва=Количество не использованных сотрудником дней отпуска×Среднедневной заработок сотрудника

Другой вариант — определить резерв в целом по учреждению. При этом полагающиеся дни отпуска всех сотрудников за отработанное время умножают на средний заработок по учреждению:

Сумма резерва=Общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска×Средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом

Наконец, резерв можно создавать по группам, категориям сотрудников. Такой подход уместен, когда у работников одного учреждения отпуска разной продолжительности:

Сумма резерва=Количество всех дней неиспользованного отпуска для 1-й группы персонала×Средняя заработная плата, рассчитанная по 1-й группе персонала+Количество всех дней неиспользованного отпуска для 2-й группы персонала×Средняя заработная плата, рассчитанная по 2-й группе персонала...

Выбор той или иной методики и периодичности зависит от технических, организационных, учетных возможностей учреждения. Объективно персонифицированный помесячный расчет сумм резерва является самым точным, но и самым трудоемким.


Документ

Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Резервы» утвержден приказом Минфина от 30.05.2018 № 124н

Оплачиваемый отпуск предоставляют работнику ежегодно, причем не за календарный, а за рабочий год (ч. 1 ст. 122 ТК). То есть началом периода возникновения обязательства работодателя формировать резерв на выплату отпускных будет не 1 января, а день поступления на работу конкретного работника, в отношении которого создается резерв.

Таким образом, чтобы выплатить сумму отпускных полностью за счет резерва, сотрудник должен отработать строго тот период, когда начисляется резерв. При этом предпочтительнее, чтобы резерв рассчитывался по среднему заработку каждого сотрудника.

Как быть, если отпуск и резерв предстоящих расходов не совпали

Второй счет, который используют при начислениях и выплатах отпускных, – 401 50 «Расходы будущих периодов». Рассмотрим, когда бухгалтеры должны его применять.


Важно запомнить!

Не начислен резерв и не хватило резерва — это совершенно разные события, и в бухгалтерском учете их отражают по-разному

Многие учреждения начисляют резерв с периодичностью раз в год, последней рабочей датой календарного года, считая этот год фактически отработанным временем. Если сотрудник в следующем календарном году пойдет в отпуск один раз, то для его отпускных резерв уже начислен. Если же отпуск работнику предоставят дважды, тогда для выплаты по второму отпуску в течение одного года денег в резерве начислено не будет.

Отпуск два раза в год вполне возможен, поскольку отпуск предоставляется не за календарный год, а за рабочий. Например, сотрудника приняли на работу 1 сентября 2018 года. Он идет в отпуск с 1 июля 2019 года за рабочий период с 1 сентября 2018 года по 31 августа 2019 года. А с 1 сентября 2019 года у него начинается следующий рабочий год. И сотрудник имеет право пойти в отпуск за новый рабочий период — в сентябре — декабре того же, 2019 года.

Аналогичная ситуация с нехваткой сумм резерва возникнет по сотрудникам, которых в течение года приняли на работу. Если учреждение начисляет резерв один раз в год, то для новичка резерв вообще не создан. И даже при помесячном начислении полностью резерв покроет сумму отпускных, только когда сотрудник отработает все 12 месяцев.

Сумм резерва может не хватить и в том случае, когда учреждение рассчитывает его в целом — по усредненной заработной плате всех сотрудников. Уход в отпуск работника с высокой заработной платой ранее сотрудников, у которых зарплата меньше, приведет к тому, что зарезервированных сумм окажется недостаточно по причине весьма приблизительного расчета. Если резерв по сотруднику в полной сумме отпускных еще не начислен, недостающую часть отпускных необходимо относить на расходы будущих периодов (счет 401 50), которые будут закрываться текущими расходами с периодичностью, определенной учетной политикой.


На заметку

Расчеты по страховым взносам отражайте по подстатьям 731 и 831 КОСГУ

Пример. Ивана Васильева приняли на работу 12 сентября 2018 года. Его зарплата, формирующая средний заработок, — 30 000 руб.

Продолжительность отпуска Васильева — 28 календарных дней. Учреждение начисляет резерв ежегодно, последним днем декабря, исходя из фактически отработанного времени в расчетном году.

За период с начала работы (с 12 сентября по 31 декабря 2018 года) сотрудник получил право на 8,4 дня оплачиваемого отпуска:

— за полностью отработанные месяцы (октябрь — декабрь) — 7 дней (28 дн. : 12 мес. × 3 мес.); 
— за 18 дней сентября — 1,4 дня (18 дн. × 2,333 дн. : 30 дн.).

Резерв начислили в сумме 8600,68 руб. (30 000 руб. : 29,3 (среднемесячное число календарных дней) × 8,4 причитающихся дня отпуска).

В бухучете записали проводки:

ДЕБЕТ 4 109 60 211    КРЕДИТ 4 401 60 211
— 8600,68 руб. — начислен резерв на оплату отпускных;

ДЕБЕТ 4 109 60 213    КРЕДИТ 4 401 60 213
— 2597,40 руб. — начислен резерв на оплату страховых взносов.

С 8 апреля 2019 года Васильев уходит в отпуск на 28 календарных дней.

Сумма отпускных составляет 30 000 руб., которые имеющимся резервом полностью не покрываются. Недостающая часть является расходами будущих периодов:

ДЕБЕТ 4 401 60 211    КРЕДИТ 4 302 11 737
— 8600,68 руб. — начислена сумма отпускных за счет резерва;

ДЕБЕТ 4 401 50 211    КРЕДИТ 4 302 11 737
— 21 399,32 руб. — начислена сумма отпускных за счет будущих расходов;

ДЕБЕТ 4 401 60 213    КРЕДИТ 4 303 ХХ 731
— 2597,40 руб. — начислена сумма страховых взносов за счет резерва;

ДЕБЕТ 4 401 50 213    КРЕДИТ 4 303 ХХ 731
— 6462,60 руб. — начислена сумма взносов за счет будущих расходов.

Период для списания расходов будущих периодов составляет пять месяцев, поскольку к 8 апреля Васильев фактически работал почти семь месяцев, из которых в расчет резерва вошли только 3,5. В бухучете корреспонденцию сделали такую:

ДЕБЕТ 4 109 60 211    КРЕДИТ 4 401 50 211
— 4279,86 руб. (21 399,32 руб. : 5 мес.) — признаны ежемесячно текущие расходы по отпускным;

ДЕБЕТ 4 109 60 213    КРЕДИТ 4 401 50 213
— 1292,52 руб. (6462,60 руб. : 5 мес.) — признаны ежемесячно текущие расходы по взносам.

Если резерв начисляется ежемесячно, сумма отпускных из резерва будет соответствовать количеству отработанных месяцев, то есть она определена более точно, и часть отпускных, приходящаяся на расходы будущих периодов, окажется меньше.

Если резерва не хватило на выплату отпускных

Погрешности при расчете резерва могут привести к тому, что на конец расчетного периода уже не останется зарезервированных сумм, а обязательства выплатить отпускные еще будут. Иначе говоря, резерва не хватит. В этом случае суммы отпускных, не покрытые резервом, относят на текущие расходы:

ДЕБЕТ 0 109 00 211    КРЕДИТ 0 302 11 737
— начислены отпускные;
ДЕБЕТ 0 109 00 213    КРЕДИТ 0 303 ХХ 731
— начислены страховые взносы с отпускных.

Причину нехватки резерва следует проанализировать, чтобы скорректировать его расчет при дальнейшем начислении.

Еще одной причиной нехватки резерва могут стать обстоятельства, не учтенные при расчете. Например, при расчете и признании в учете суммы резерва не было известно о предстоящем повышении окладов, тарифов, иных выплат, входящих в расчет среднего заработка, или о мероприятиях по увеличению штатов. В таких случаях сумма резерва уточняется, то есть резерв доначисляют:

ДЕБЕТ 0 109 00 211    КРЕДИТ 0 401 60 211
— уточнена сумма резерва на сумму увеличившихся расчетных отпускных;
ДЕБЕТ 0 109 00 213    КРЕДИТ 0 401 60 213
— уточнен резерв на сумму увеличившихся страховых взносов с расчетных отпускных.