Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2019года
Работники

Учебный отпуск: как оформить и оплатить

Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»


На заметку

Если у сотрудника есть высшее образование и квалификация «дипломированный специалист», он может учиться в магистратуре и рассчитывать на учебный отпуск (ст. 177 ТК, ч. 15 ст. 108 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ)

Есть сотрудники, которые параллельно с работой получают высшее образование в университетах, институтах или академиях. Другие обучаются в заведениях среднего профессионального образования (СПО): колледжах или техникумах. Третьи совмещают труд с учебой в образовательных заведениях начального профессионального образования или общеобразовательных заведениях, например в учебно-производственных комплексах или школах (ст. 173, 174, 176 ТК). Всем ли оформлять и оплачивать учебный отпуск?

Каких сотрудников отпустить в учебный отпуск

Ответьте на пять вопросов, чтобы разобраться, положен ли такой отпуск вашему работнику.

  • 1
    Работник, который хочет уйти в учебный отпуск, получает образование соответствующего уровня в первый раз?
    Ответ: если ответили «да», значит, сотруднику надо оформить отпуск (ст. 177 ТК). Например, работник окончил колледж, то есть имеет среднее профессиональное образование. В этом году собирается снова пройти обучение в колледже, но уже по другой специальности. Учебный отпуск ему не положен. Однако если этот сотрудник решит получить высшее образование, то он имеет право на такую гарантию.

40
дней —

такой учебный отпуск положен сотруднику, который учится на третьем курсе

  • 2
    Сотрудник трудится в учреждении по основному месту работы?
    Ответ: если ответили «да», значит, отпуск надо предоставить в случае выполнения условия из вопроса 1 (ст. 287 ТК). Совместителю в период сессии придется либо учиться в свободное от работы время, либо уйти на это время в отпуск без сохранения зарплаты. Причем работодатель может и отказать в последней просьбе, если такое право не прописано в коллективном или трудовом договоре.
  • 3
    Сотрудник принес справку-вызов?
    Ответ: если справка-вызов есть, отпуск предоставьте в случае соблюдения первых двух условий. 
    Оплатить учебный отпуск учреждение обязано за столько дней, сколько прописано в справке. Однако и тут не все так просто. Учебный отпуск можно предоставить на срок не более, чем указано в Трудовом кодексе. Например, сотрудник учится на втором курсе в колледже. Он имеет право на 30 календарных дней учебного отпуска в год. Когда он перейдет на третий курс, продолжительность отпуска увеличится на 10 дней.
  • 4
    Сотрудник совмещает работу и учится одновременно в двух образовательных учреждениях?
    Ответ: если сотрудник учится в двух образовательных учреждениях одновременно, например в колледже и вузе, отпуск ему предоставляют на основании справки-вызова только из одного из этих учреждений (ст. 177 ТК). Какого именно, сотрудник решает сам. Второе образовательное учреждение учитываться не будет.
  • 5
    Указано ли в справке-вызове, что образовательное учреждение имеет лицензию и государственную аккредитацию?
    Ответ: если да, то отпустите сотрудника в учебный отпуск при соблюдении других условий. Образовательное учреждение, в котором он проходит обучение, должно иметь лицензию и государственную регистрацию с присвоением определенной категории. Такие сведения отражают в справке-вызове. Реестр аккредитованных образовательных организаций есть на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.
    От формы обучения (очная, очно-заочная, заочная) предоставление отпуска не зависит. Однако она влияет на его оплату. Если сотрудник обучается по очной форме, учебный отпуск не оплачивают. Если по очно-заочной или заочной, тогда на период учебного отпуска за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК).

Как оформить учебный отпуск


На заметку

Сотрудник должен учиться успешно, то есть получать удовлетворительные оценки на сессии или защите дипломного проекта (ст. 174, 176 ТК)

Чтобы уйти в учебный отпуск, сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением, приложив к нему справку-вызов из учебного заведения. Оплату проводят до начала отпуска.

Справка для высшего образования и СПО имеет определенную форму, которая утверждена приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368. Она состоит из двух частей. Первая часть — это вызов работника на учебу, а вторая — подтверждение, что он успешно отучился. Для получения учебного отпуска работник представляет справку без ее отрывной части.

Отрывная часть справки является подтверждением того, что работник использовал учебный отпуск по назначению — действительно находился в том образовательном учреждении, которое выдало ему справку-вызов. Однако в законе нет правила, что студент обязан принести корешок работодателю. Поэтому, даже если сотрудник не представил подтверждение того, что успешно отучился, его нельзя уволить за прогул, а также удержать отпускные. Кроме того, это не должно повлиять на предоставление учебного отпуска в следующий раз (ст. 177 ТК).

Унифицированной формы заявления на учебный отпуск нет, поэтому составить его можно в произвольном виде (см. образец). Сотрудник указывает в нем номер и дату справки-вызова, период учебы, ставит подпись. В заявлении на отпуск сотрудник должен указать такое же количество дней, что и в справке-вызове. Предоставлять отпуск меньшей продолжительности нельзя даже по заявлению сотрудника, это чревато для учреждения.

Образец. Заявление на учебный отпуск

Заявление нужно писать на имя руководителя учреждения ​​​​​
В заявлении должно быть указано такое же количество дней отпуска, как и в справке-вызове 
Укажите основание для заявления — номер и дату справки 
Сотрудник должен поставить подпись и дату заявления
Образец подготовлен экспертами журнала «Учет в учреждении» 

На основании заявления учреждение издает приказ о предоставлении отпуска по своей форме или по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Приказ подписывает руководитель, работника надо ознакомить с ним под подпись. Затем бухгалтер составляет записку-расчет о предоставлении сотруднику отпуска и начисляет отпускные.


На заметку

Оплатите учебный отпуск за три дня до его начала (ст. 136 ТК)

Если работник уходит в неоплачиваемый учебный отпуск, записка-расчет не требуется. Данные об учебном отпуске фиксируют в личной карточке работника и табеле учета рабочего времени.

Бывает, что работник, не получив своевременно справку-вызов, просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы и уходит на сессию. Затем после обучения приносит справку-вызов и просит оплатить дополнительный учебный отпуск. Вины работника в несвоевременной подаче справки-вызова нет. Работодатель обязан предоставить сотруднику гарантию, предусмотренную Трудовым кодексом. Поэтому надо отменить приказ об отпуске без сохранения заработной платы, издать приказ о предоставлении дополнительного учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом и оплатить такой отпуск.

Как оплачивать учебный отпуск

Оплачивают учебный отпуск исходя из среднего заработка. Его рассчитывают по зарплате сотрудника за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК). Считают все календарные дни учебных отпусков, включая праздничные (п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Если учебный отпуск начинается с середины месяца, платят по отработанному времени.

Пример. 1 февраля 2019 года Петра Иванова приняли на работу экономистом. Он заочно учится на четвертом курсе университета.

Высшее образование для него первое. У университета есть лицензия, государственная регистрация. 13 мая 2019 года Иванов подал заявление на учебный отпуск с 27 мая по 20 июня 2019 года. Все рабочее время сотрудник полностью отработал, пропусков по болезни или другим причинам у него не было. Заработок за три месяца — 90 000 руб.

Средний дневной заработок до учебного отпуска составил 1023,89 руб. (90 000 руб. : 3 мес. : 29,3). Итого за 25 дней учебного отпуска сотруднику начислили 25 597,27 руб. (1023,89 руб. × 25 дн.).


На заметку

Оплата учебных отпусков облагается НДФЛ и страховыми взносами, поскольку в перечень выплат, освобожденных от обложения НДФЛ и страховыми взносами, она не входит

Если работник представил справку-вызов с данными, что сессия длится, например, с 27 мая по 20 июня 2019 года, а по окончании учебного отпуска предъявил отрывную часть справки, где указано, что он находился в обучающей организации с 27 мая по 14 июня 2019 года, пересчитывать отпускные не нужно. Работодатель не может изменить продолжительность учебного отпуска и пересчитать оплаченные дни учебного отпуска. Это связано с тем, что право на предоставление учебного отпуска возникает на основании справки-вызова (ст. 177 ТК). Именно на основании нее оформляют кадровые документы о предоставлении отпуска соответствующей продолжительности.

В Трудовом кодексе не установлена зависимость продолжительности учебного отпуска от времени фактического нахождения в образовательной организации. На его продолжительность влияют программа и курс обучения. Причина отсутствия работника на учебе во время отпуска, например досрочное прохождение аттестации либо пропуск занятий, определяющего значения не имеет. Если работник пропустил мероприятия учебного плана и не прошел промежуточную аттестацию, ему как неуспевающему не выдадут справку-вызов на следующую аттестацию. Следовательно, у него не возникнет права на соответствующие гарантии и компенсации. Исключением является случай, когда суд установит, что заработную плату излишне выплатили неправомерно.