Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2019года
Контроль

Ошибки, которые допускают ваши коллеги, и советы, как избежать подобных недочетов

Екатерина КУРБАТОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Одни ошибки влияют на достоверность учета и отчетности, другие не относятся к критическим. Однако пока законодательство несовершенно, ревизоры пытаются трактовать любую неточность как грубую ошибку. И соответственно, штрафовать руководителя или бухгалтера. Минфин задался целью конкретизировать в кодексе, за какие ошибки кого и на сколько надо наказывать. Для этого подготовил проект закона о внесении изменений в статьи 15.11 и 15.15.6 КоАП. Но на сегодняшний день поправки прошли лишь первое чтение, после чего проект вернули финансистам на доработку. Что получится в итоге, мы увидим, возможно, нескоро — документ рассматривают и правят уже второй год.

Пока же проверяющие продолжают назначать санкции за любые недочеты. При проверках ревизоры пользуются классификатором ошибок. Поэтому нарушения, на которые они указывают, во многих актах схожи.

Далее мы рассмотрим ошибки и объясним, как их избежать.

Утвердили учетную политику с ошибками


На заметку

Федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н, устанавливает единые требования, как формировать и изменять учетную политику

Учетную политику для целей бухучета составляют, чтобы определить правила ведения бухучета в конкретном учреждении с учетом его специфики. Формировать ее нужно исходя из особенностей структуры учреждения, выполняемых полномочий или функций, отраслевых и других особенностей деятельности. Отраслевые особенности может установить в учетной политике учредитель. В таком случае их нужно принимать во внимание бухгалтеру. Об этом говорится в части 2 статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункте 7 стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», пункте 6 Инструкции № 157н.

Но многие ваши коллеги не считают учетную политику важным документом и вспоминают о ней лишь во время ревизии. В результате проверяющие находят в учетке неактуальные ссылки на законодательство или путаницу в приложениях. Так, в Тверской области учредитель проверил школу. Среди прочих нарушений ревизоры указали, что приложения к учетной политике, поименованные в ее тексте, не соответствуют самим приложениям по названиям и содержанию. Например, из учетной политики следует, что состав комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов содержится в приложении № 2. По факту же он находится в приложении № 1. Отличается и название данной комиссии.

В учетной политике школы сказано: «Перечень должностей сотрудников, с которыми учреждение заключило договор о полной материальной ответственности, приведен в приложении № 4». Когда ревизоры заглянули в это приложение, то оказалось, что в нем прописан порядок проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств. Кроме того, в рабочем плане счетов значились счета, которые учреждение применять не может (акт Минобразования Тверской области по результатам плановой выездной проверки, проведенной в целях осуществления контроля за деятельностью ГКОУ «Тверская школа № 3» от 06.06.2018). Контролеры сочли такое отношение к бухучету безответственным. Главное в статье Скрыть


Совет

Сервис (ypol.budgetnik.ru) поможет сформировать учетную политику с учетом последних изменений бюджетного законодательства. В результате вы получите готовый вариант документа и необходимые приложения


Совет: чтобы избежать подобных ситуаций, не применяйте шаблон из интернета при составлении учетной политики. В лучшем случае он дублирует положения нормативных актов. В худшем — безнадежно устарел. Вам надо четко отрегулировать бухгалтерский учет, а не переписывать нормы из инструкций и стандартов.
 

Исказили показатели отчетности

Бухгалтерские записи должны соответствовать отчетности. Если это не так, ревизоры отнесут нарушение к статье 15.11 КоАП и вменят грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Бывает, что при формировании отчетности не соблюдаются контрольные соотношения. Бухгалтер правит вручную недочеты, забывая впоследствии обосновать изменения, составить бухгалтерскую справку. Например, в Тверской области бухгалтер исказил отчетность на 23,7 процента (акт проверки Минобразования Тверской области ГБОУ ДПО «Тверской областной институт усовершенствования учителей» от 03.05.2018). Учреждение исказило годовую бюджетную отчетность за 2017 год по показателям «недвижимое имущество учреждения», «особо ценное движимое имущество учреждения», «иное движимое имущество учреждения» и забалансовых счетов 09 и 21. Главное в статье Скрыть


Совет

Исправление ошибок за прошлые периоды отражайте в отдельном регистре — журнале по прочим операциям (ф. 0504071) с признаком «Исправление ошибок прошлых лет»


Совет: чтобы избежать искажений в отчетности из-за того, что правите ошибки в учете, исправления оформляйте бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Применяйте этот документ как для ошибок текущего года, так и для ошибок прошлых лет. Основание — документы, которые не провели или провели с ошибками. Например, акт об оказании услуг, допсоглашение к контракту. В бухгалтерской справке отразите:
— причину внесения исправлений; 
— период, в котором обнаружили ошибку; 
— наименование исправляемого журнала операций, его номер, период, за который регистр составлен.

Принимали первичку без обязательных реквизитов

Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты. Они перечислены в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции № 157н, пункте 25 стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н).

Чаще всего ваши коллеги забывают проверить в первичке наименование учреждения и лицо, ответственное за выполнение операции или за ее оформление. Например, бухгалтер государственного медицинского учреждения принял к учету товарную накладную без указания должности, подписи лица, получившего груз. За это он получил предупреждение от ревизоров (акт проверки Минздрава Иркутской области областного государственного бюджетного учреждения здравоохранения «Районная больница п. Мама» от 09.07.2018).


Совет: 
чтобы избежать таких недочетов, проверяйте, когда принимаете документ к учету, все ли обязательные реквизиты он содержит. Можете повесить для этого шпаргалку (см. ниже) с их перечнем на свой компьютер.

Шпаргалка

Обязательные реквизиты первичного документа

К обязательным реквизитам первичного документа относятся:

— наименование документа; 
— дата документа; 
— наименование организации, от имени которой составлен первичный учетный документ; 
— содержание факта хозяйственной жизни; 
— величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с единицами измерения;
— наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию, или ответственных за ее оформление; 
— информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП); 
— подписи ответственных лиц и их расшифровка или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации.

Не проводили внутренний контроль


Совет

Чтобы узнать, насколько эффективна и результативна система контроля, а также определить, какие изменения внести, проводите оценку контрольной деятельности один раз в год (информация Минфина от 26.12.2013 № ПЗ-11/2013)

Учреждение обязано организовать и проводить внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ст. 19 Закона № 402-ФЗ). Так легче находить и исправлять ошибки в бухгалтерском учете и отчетности, чтобы они не приводили к искажению бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности. В случае несоблюдения этого правила проверяющие указывают в актах проверок отсутствие ведения внутреннего контроля в качестве нарушения (акт проверки администрации Ногинского муниципального района МБДОУ «Детский сад № 5 „Радость“» от 13.04.2018).


Совет: определите функции контроля для сотрудников по их участку работы, чтобы они участвовали во внутренних проверках. Например, введите штатную единицу ревизора, внутреннего аудитора, перераспределите контрольные функции, создайте комиссию по проведению проверок или службу внутреннего контроля.

Разработайте порядок внутреннего финансового контроля и закрепите его в учетной политике.

Составляли авансовые отчеты не по унифицированной форме

Авансовый отчет составляют по унифицированной форме (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Но при необходимости унифицированный бланк можно доработать: ввести дополнительные строки и вкладные листы. Изменения оформляют локальным актом, например приказом руководителя учреждения. Это предусмотрено пунктом 6 Инструкции № 157н и пунктом 25 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности».


На заметку

Если работник не представит оправдательные документы, а расходы были произведены за счет средств субсидии, то контролеры посчитают эти расходы неправомерными

Если учреждение утверждает определенную форму в учетной политике, ее же оно должно использовать и в работе. В противном случае контролеры укажут на ошибку (акт плановой камеральной проверки администрации городского округа Верхняя Пышма муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования «Детская художественная школа» от 06.12.2017).

Деньги для возмещения расходов по авансовому отчету выдают исключительно по распоряжению руководителя на основании заявления сотрудника.

В заявлении должно быть отражено назначение аванса, обоснование суммы и срок, на который выдали средства (п. 213 Инструкции № 157).

Однако некоторые учреждения вместо заявления сотрудника используют служебную записку. Это неверно. Служебная записка — это документ, который применяют, как правило, для ведения внутренней переписки. Например, докладная, объяснительная или пояснительная записка (приказ Ростехнадзора от 30.01.2011 № 340, постановление ЦИК от 20.01.2016 № 321/1831–6).


Совет: чтобы избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, проверяйте оправдательные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Подтверждением расходов может быть кассовый чек, если сотрудник расплатился наличными или банковской картой. Когда нет кассового чека, используйте другие документы, которые могут подтверждать оплату. В частности, товарный чек, слип, квитанцию электронного терминала, бланки строгой отчетности, электронные билеты, выписки с банковских счетов о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа. Суммы, которые сотрудник потратил согласно отчету, должны соответствовать суммам из платежных документов.

Оформляли путевые листы с ошибками


На заметку

Минтранс изменил правила заполнения путевых листов приказом от 21.12.2018 № 467

Учреждение не обязано составлять путевой лист по унифицированной форме. Можно разработать свою собственную. Однако в этом документе должны быть все обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. Если пропустить хотя бы один обязательный реквизит, поездка будет считаться недействительной и бухгалтер не сможет списать ГСМ. Так, ваши коллеги не прописали в путевом листе маршрут. Это не позволило ревизорам судить о факте использования автомобиля в служебных целях (акт проверки Департамента труда и социального развития и казначейства Приморского края КГБУСО «Уссурийский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» от 12.10.2018).

В другом случае в разделе о техническом состоянии стояла подпись человека, который не отвечал за техническое состояние транспорта. Ревизоры решили, что учреждение не проводило предрейсовый контроль технического состояния машины, а также предрейсовый и послерейсовый медосмотры водителей (акт проверки Минобразования Тверской области ГБОУ ДПО «Тверской областной институт усовершенствования учителей» от 03.05.2018).


Совет: с 1 марта оформляйте путевой лист каждый раз до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. Выписать один документ на весь месяц уже нельзя. Есть исключение: можно выписать единый путевой лист, если водитель делает несколько рейсов за одну смену. Отметки о медосмотре и показания одометра теперь заверяйте только подписью. Штамп больше не нужен. Показания одометра с 1 марта вносите в путевой лист только при выезде машины с парковки. Исключение предусмотрено лишь для тех случаев, когда на один автомобиль оформили несколько путевых листов на разных водителей. Тогда показания одометра вносите два раза: в путевой лист водителя, который первым выезжает с места стоянки, и в путевой лист водителя, который заезжает на нее последним.