Все статьи номера
Не прочитано
5
Май 2019года
Контроль

Акт о списании основных средств: когда и как составить без нареканий ревизоров

Кто виноват в ошибках в акте


Важно запомнить!

Списать основное средство можно только на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов (абз. 9 п. 51 Инструкции № 157н)

Бухгалтер не может единолично принять решение и списать основное средство. Это полномочия руководителя и комиссии, которую он назначил. Бухгалтер только оформляет акт о списании (ф. 0504104), если это входит в его должностные обязанности. На практике же ревизоры предъявляют претензии в первую очередь именно бухгалтеру. Хотя такое предписание вполне можно оспорить.

Пример 1. В бюджетном учреждении списали мобильный телефон.

Внутренними регламентами не установлено специальных требований к оформлению решения комиссии учреждения о списании основных средств. В акте о списании (ф. 0504104) в поле «Заключение комиссии (с указанием причины списания)» приведена формулировка: «Списать по причине невозможности использования». В наличии были подписи председателя комиссии и всех ее членов.

По результатам контрольно-ревизионной проверки выявлено нарушение, виновным в котором был признан бухгалтер, оформивший акт о списании: «По вине бухгалтера <…> произведено необоснованное списание основного средства „сотовый телефон“ без технического заключения».

Бухгалтер указал в своем объяснении: «В соответствии с должностной инструкцией бухгалтера, утвержденной приказом руководителя учреждения, в должностные обязанности бухгалтера не входит проверка обоснованности решений постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. В его обязанности входит заполнение первичных документов в соответствии с требованиями законодательства. Мною эти требования были выполнены. Полномочия по принятию решения о списании основных средств возложены на постоянно действующую комиссию учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов».

Но чаще само решение о списании составляет бухгалтер, а комиссия просто подписывает его. В этом случае могут быть конфликты с членами комиссии и нарекания от начальства. Чтобы этого избежать, решение о списании нужно сделать максимально убедительным. Далее читайте, как не ошибиться при оформлении акта и какие формулировки не вызовут вопросов у ревизоров.

На слайдах мы показали основные правила списания. Нажимайте на стрелки на слайдах или на точки внизу, смотрите поправки.

Когда нужно составлять акт


Документ

Форма и порядок заполнения акта (ф. 0504104) установлены Указаниями № 52н (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н)

Когда говорят о списании нефинансового актива (НФА), подразумевают полное выбытие объекта с учета: после списания объект демонтируют или утилизируют, и он физически прекращает свое существование. Этим списание отличается от реклассификации или изменения учетной категории имущества по причине того, что оно перестало соответствовать критериям актива: утратило полезный потенциал и способность приносить экономические выгоды.

Напомним, что такой объект списывают с балансового учета и продолжают учитывать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении». При этом имущество по-прежнему имеется в наличии и подконтрольно учреждению.

Если учредитель или собственник имущества примет решение о дальнейшем списании, то оно производится уже с забалансового счета. То есть последовательность действий такая:

Объект перестал быть активомПеренос на счет 02СписаниеУтилизация

Однако эта последовательность выполняется не всегда. Из общего порядка есть исключения (см. шпаргалку ниже). Учреждение может расширить данный список в учетной политике.

На слайдах мы показали в каких случаях нужно согласовывать списание, а в каких нет. Нажимайте на стрелки на слайдах или на точки внизу, смотрите поправки.

Списание объекта любой категории и по любому основанию оформляют решением комиссии и фиксируют в реквизите акта «Заключение комиссии (с указанием причины списания)» или в отдельном документе, например в акте экспертизы.

Шпаргалка

Когда счет 02 не нужен

Объект на забалансовый учет не переносят и списывают непосредственно с балансового учета, если он:

— выбывает с учета помимо воли учреждения (например, если при инвентаризации выявляют недостачу, хищение или основное средство было уничтожено при террористическом акте; 
— выбывает с учета при уничтожении, разрушении, приведении в негодность вследствие стихийных бедствий (иных бедствий, природного явления, катастрофы); 
— передан в рамках расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами); 
— передан в соответствии с законодательством РФ безвозмездно органу власти, государственному (муниципальному) учреждению, иным правообладателям; 
— продан физическим или юридическим лицам.


На заметку

Если акт о списании оформили в электронном виде и подписали ЭЦП, то отметки бухгалтерии в документе не проставляйте, а вносите соответствующие записи в регистры учета бухгалтерской справкой (ф. 0504833), составляемой к акту

Как заполнить акт

Акт о списании комиссия оформляет в двух экземплярах: один впоследствии передают в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу. Оба экземпляра подписывают председатель и члены комиссии, утверждает руководитель учреждения. Если списание имущества надо согласовать с собственником имущества, в акте заполняют поле «Сведения о согласовании (при необходимости)» (п. 2–4 ст. 298 ГК, п. 52 Инструкции № 157н). В этом случае руководитель учреждения утверждает акт только при наличии согласования.

До утверждения акта нельзя отражать в учете операции по выбытию объектов с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» либо со счета 0 101 00 000 «Основные средства». А также процедуры выбытия имущества, предусмотренные актом, например разукомплектование, демонтаж, разбор, утилизацию.

На заметку

Идентификационный номер

Идентификационный номер — это не один номер, а несколько.

1. Инвентарный номер (графа 2).

Его не присваивают основным средствам стоимостью до 10 000 руб. включительно (п. 46 Инструкции № 157н). Но к списанию могут оформлять объект, принятый к учету до 1 января 2018 года, когда этот порог был 3000 руб. Таким объектам стоимостью от 3000 до 10 000 руб. присвоены инвентарные номера. И если указать их в акте, это не будет ошибкой.

2. Реестровый номер (графа 3).

Его указывают, если известен номер объекта в реестре государственного (муниципального) имущества.

3. Заводской (иной) номер (графа 4).

Этот номер содержится в документации объекта. Его указывают при наличии.

Заголовочная часть

При заполнении акта о списании применяют обычные правила документооборота, установленные в учреждении: нумерация документов, дата формирования документов и т. д. В поле «Аналитическая группа» указывают номер аналитической группы, который соответствует виду имущества (п. 37 Инструкции № 157н). «Учетный номер» — это номер материально ответственного лица, определенный учетной политикой: ИНН, СНИЛС, табельный номер, иной идентификатор. В поле «Дата списания с бухгалтерского учета» ставят фактическую дату списания объекта с учетом завершения всех необходимых процедур согласования (п. 52, 335 Инструкции № 157н).

Табличная часть

Акт о списании оформляют на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной аналитической группе имущества: недвижимое, особо ценное движимое, иное движимое. Если акт на несколько объектов, в табличной части отражают подробную информацию по каждому объекту на дату принятия решения о списании по графам: наименования, идентификационные номера, даты выпуска, принятия к учету и ввода в эксплуатацию, фактические сроки службы, балансовые стоимости.

Графы 11, 12 и 14, 15 заполняют корреспондирующими счетами учета списания соответственно начисленной амортизации (графа 10) по объекту и его остаточной стоимости (графа 13). Отметим, что специальных граф для бухгалтерских записей списания признанного обесценения акт (ф. 0504104) не содержит, поэтому учреждению необходимо их добавить.

Оформляющая часть


Документ

О том, как заполнять поле «Заключение комиссии (с указанием причины списания)», — в письме Минфина от 28.06.2017 № 02-05-05/40633

Чиновники считают, что поле «Заключение комиссии (с указанием причины списания)» акта о списании (ф. 0504104) заполняют для каждого объекта имущества на усмотрение комиссии по поступлению и выбытию активов в соответствии с учетной политикой и утвержденным регламентом документооборота учреждения. Однако с началом применения стандарта «Основные средства» причины (случаи) выбытия основных средств регламентированы именно им. Случаи, когда основное средство выбывает с баланса, перечислены в пункте 45 стандарта «Основные средства» (см. перечень).

Перечень. Когда основное средство выбывает с баланса

Ситуации
1. У учреждения есть решение о списании утерянного имущества (недостача, хищение, порча, ликвидация и т. д.). 
2. По решению учреждения прекратили использовать основное средство для целей, предусмотренных при его признании, учреждение не получает экономических выгод или полезного потенциала от дальнейшего использования этого имущества. 
3. Основное средство передали по договору аренды (имущественного найма) либо договору безвозмездного пользования, а получатель такого имущества будет отражать его в составе ОС. 
4. Имущество передали другому государственному (муниципальному) учреждению. 
5. Основное средство продали или подарили. 
6. Есть иное основание, предусматривающее в соответствии с законодательством РФ прекращение права оперативного управления или права владения (пользования), полученного по договору аренды (имущественного найма) либо договору безвозмездного пользования

Какие формулировки в поле «Заключение комиссии (с указанием причины списания)» покажутся ревизорам спорными, рассказал эксперт.

























Документ

Стандарт «Основные средства» утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н

Сделайте решение комиссии убедительным

Дмитрий ЖУКОВСКИЙ, преподаватель учебного центра «Бизнес ИТ»

Чтобы к решению комиссии о списании основного средства сложно было придраться, отразите следующие моменты.

1. Ч то конкретно препятствует дальнейшему использованию основного средства . Если списываете стол, в решении комиссии укажите, в чем заключается его неисправность, почему за ним нельзя больше работать (рабочий стол), принимать пищу (обеденный стол), работать с инструментом (стол в мастерской). Имейте в виду, что члены комиссии могут писать только о том, что видели своими глазами. Если же неисправность кроется где-то внутри, тогда, чтобы обоснованно судить о сути неисправности, необходимо обладать соответствующей квалификацией. Например, вы списываете пришедший в негодность кондиционер. Если в составе комиссии нет квалифицированного специалиста по ремонту кондиционеров, то может ли комиссия утверждать, что кондиционер поломался, восстановлению не подлежит? Не имеющие квалификации члены комиссии могут констатировать лишь то, что они видят: кондиционер не включается. Но в чем причина? Достаточна ли она для списания? Может, просто заклинило механизм от накопившейся пыли? Здесь как раз и возникает необходимость в привлечении специалистов. Даже если у сотрудника учреждения есть документально подтвержденная квалификация, позволяющая использовать какое-то основное средство, отсюда вовсе не следует, что он умеет этот объект технически диагностировать. Самым лучшим обоснованием для списания будет перечень пришедших в негодность частей, узлов и деталей.

2. Ч то конкретно препятствует восстановлению основного средства . Даже если обнаружились недостатки, которые препятствуют использованию объекта, это не означает, что его надо списывать. А вдруг его еще можно восстановить? Чтобы на 100 процентов обосновать необходимость списания, хорошо бы обосновать, что восстановление объекта исключается. Если напишете, что «запасные части не выпускаются», это может вызвать недовольство ревизоров. Даже если прекращен выпуск запчастей для какого-то изделия, часто есть возможность приобрести такое же изделие, бывшее в употреблении, и разобрать его на запчасти. Если в техническом заключении указано «ремонт нецелесообразен» — это только пустые слова. Сторонняя организация не вправе решать за учреждение, что для него целесообразно, а что нет. Чтобы комиссия обоснованно приняла решение о том, что основное средство проще списать, чем восстановить, лучше запросить у сторонней организации не заключение о техническом состоянии, а смету на ремонт с указанием срока гарантии на отремонтированное изделие. Также можно запросить информацию о сроке выполнения работ.

К акту в обязательном порядке прилагают копии инвентарных карточек, сформированных на дату составления акта о списании (с отметкой о выбытии имущества). Каких-либо исключений для списания объектов, которые перестали отвечать критериям активов и переведены на забалансовый счет, не предусмотрено — копии инвентарных карточек требуются и для них. Остальной состав документов, прилагаемых к акту о списании, определяет учредитель (собственник имущества) того публично-правового образования, в чьем ведомстве находится учреждение.

Направление выбытия


На заметку

В списываемом имуществе могут содержаться вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть или свинец). Обезвреживание и размещение отходов I–IV классов опасности выполняют организации с лицензией на осуществление этой деятельности

Комиссия учреждения не только принимает решение о списании, но и определяет, каким способом объект будет ликвидирован: разборка, демонтаж, уничтожение, утилизация. Это требование согласуется с критериями для списания основного средства, приведенными в стандарте «Основные средства» (подп. «а» и «б» п. 46). Причем решение о способе ликвидации объекта должно быть не только принято, но и выполнено. Способ указывают в поле «Направление выбытия» (см. образец).

Пример 2. В учреждении принято решение списать автомобиль, ранее полученный в дар уже не в новом состоянии.

Причиной списания стал невосстановимый износ двигателя и коробки передач, износ кузова, что подтверждено заключением специализированной организации. Решение о списании принято комиссией учреждения и оформлено протоколом ее заседания. По просьбе бухгалтера в протокол включено решение о последующей продаже автомобиля на металлолом.

К моменту проведения в учреждении контрольно-ревизионной проверки металлолом продали. У ревизоров не возникло вопросов по поводу списания автомобиля.

Образец. Акт о списании (ф. 0504104)

Образец подготовлен экспертами журнала «Учет в учреждении»