Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2019года
У нас в гостях

Первичные документы должны быть идеальными

Наталия ГУСЕВА, директор Центра образования и внутреннего контроля ИДПО «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса


Документ

Когда оформляете первичку, учитывайте нормы СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н)

Наталия Михайловна, скажите, что проверить бухгалтеру, прежде чем принять первичный документ к учету?

Прежде всего проверяйте форму документа. Определите, соответствует ли она совершенной операции. На практике часто возникает путаница при отражении фактов хозяйственной жизни. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А вместо этого ему надо было оформить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207).

Также обратите внимание на наличие и порядок заполнения обязательных реквизитов в форме. Проверьте, стоят ли подписи ответственных лиц. Если возникают сомнения по отражению факта операции, указанной в документе, сличите документ с договором, к которому он относится. Еще убедитесь, что после того, как проведете документ, не будет «красных» остатков в бухучете. Такое может произойти, если кладовщик представил акт о списании матзапасов, где количество выданного имущества больше, чем отражено в бухучете. В этом случае верните акт кладовщику для проверки.

Какие первичные документы изменились с этого года?

Со II квартала текущего года официально действуют новые формы книги продаж и доплиста к ней. Правительство утвердило эти формы, а также обновило правила их заполнения постановлением от 19.01.2019 № 15. Напомню, что за I квартал бухгалтеры составляли книгу продаж по старой форме и самостоятельно дополняли ее недостающими графами.

Еще одно важное изменение касается порядка оформления путевых листов (приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467). Теперь учреждение вправе выписать один путевой лист на несколько водителей, только если они попеременно управляют машиной в течение дня или рейса. Но врач должен осмотреть каждого из них и поставить в путевом листе отметки так, чтобы было понятно, к какому шоферу они относятся. Об этом Минтранс сообщил в письме от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ.

Можно ли оштрафовать или лишить премии сотрудников учреждения за несвоевременное представление в бухгалтерию первичных документов?


На заметку

Бухгалтер не отвечает за данные в первичных документах, которые составили другие лица

Штрафовать сотрудников, если они опаздывают с документами, нельзя. А вот не платить за это премии законодательство разрешает. Но такое условие следует предусмотреть в положении о стимулировании (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).

Требование соблюдать график документооборота лучше сразу прописать в должностных инструкциях сотрудников. Например, в разделе «Должностные обязанности» можно указать необходимость выполнения требований бухгалтерии в части представления документов и информации. А в разделе «Ответственность» — возможное наказание за неисполнение. В таком случае руководитель будет вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.