Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2019года
Доходы и расходы

Марки и конверты: о чем предупредить сотрудников, которые их закупают, и новые счета учета

Как закупать марки и конверты


На заметку

ФАС установила тарифы на виды отправлений и услуг, осуществляемые ФГУП «Почта России», в число которых входит отправка простой и заказной корреспонденции (приказ от 15.03.2016 № 232/16)

Учреждение закупает марки и конверты через подотчетное лицо или организует конкурентную закупку. Процедура закупки зависит от суммы и от того, приобретают марки и конверты впрок или сразу отправляют корреспонденцию почтой.

Закупка у монополиста. Многие заказчики интересуются, можно ли закупать марки и конверты у ФГУП «Почта России» по пункту 1 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, то есть без торгов как у монополиста.

Чиновники считают, что да, но только в том случае, если реализация марок и конвертов происходит в составе общедоступных услуг связи (письмо ФАС от 29.11.2016 № РП/82541/16).

Пример. Секретарю бюджетного учреждения выдали деньги под отчет на отправку заказного письма с уведомлением.

В стоимость пересылки почтового отправления включены расходы на упаковку почтового отправления. Такую закупку совершили по пункту 1 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ, иначе говоря, как у монополиста.

Малая закупка. Если учреждение закупает марки и конверты, а потом выдает их под отчет сотрудникам для отправки корреспонденции, то есть отдельно от услуг по пересылке, закупку без торгов у монополиста проводить нельзя (письмо Минфина от 28.08.2017 № 24-02-05/55137). В этом случае ориентируются на сумму. Допустим, надо приобрести маркированные конверты на сумму 500 000 руб. Проводят электронный аукцион или, например, запрос котировок. Если сумма не превышает 100 000 руб., можно провести закупку у единственного поставщика по пункту 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. А учреждения культуры и образования имеют право закупить товар без торгов в рамках 400 000 руб. (п. 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Шпаргалка

О чем важно помнить при закупке на «Березке»

Вы можете передумать и отменить закупку до составления итогового протокола. Если найдете цену дешевле на стороне, то вы не обязаны заключать контракт на «Березке», даже если закупка состоялась и победитель определен. Если победитель не подпишет контракт в срок, он потеряет обеспечение. Процесс закупки на «Березке» отражен на схеме ниже.

Схема. Процесс закупки на «Березке»

О чем бухгалтеру предупредить подотчетных сотрудников

С 1 марта 2019 года на полную мощность заработал единый агрегатор торговли для закупок малого объема «Березка» (agregatoreat.ru). На этой платформе обязаны выполнять закупки органы исполнительной власти федерального уровня, в том числе и учреждения, которые находятся в их ведении.

Региональные и муниципальные заказчики должны использовать агрегатор, если это предписано специальными актами регионального или местного уровней.

Если бюджетное учреждение, которое обязано использовать арегатор, планирует закупку маркированных конвертов до 100 000 руб. в рамках пункта 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ или до 400 000 руб. по пункту 5 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ, ее надо провести на платформе «Березка». А значит, подотчетные закупки провести задним числом теперь не получится.

Как быть, если сотрудник все-таки принес чек и просит возместить ему расходы? Единственный вариант — провести закупку у физического лица. Но это невыгодно учреждению и самому работнику. Придется оформлять документацию, в частности заключать договор или составлять закупочный акт. Кроме того, с суммы, положенной сотруднику, удерживается НДФЛ. При этом рассчитать и заплатить налог с дохода, полученного от продажи, сотрудник должен самостоятельно (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК).

Как отразить марки и конверты в учете


Документ

Порядок применения КБК утвержден приказом Минфина от 08.06.2018 № 132н. Порядок применения КОСГУ — приказом Минфина от 29.11.2017 № 209н

Марки и маркированные конверты — это денежные документы. Их покупку отражают по виду расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (Порядок № 132н, п. 10.2.1 Порядка № 209н). Учет ведут на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Так как маркированные конверты и марки относятся к денежным документам, их учитывают в кассе.

Поступление в кассу оформляют приходным кассовым ордером (ф. 0310001), а выдачу — расходным кассовым ордером (ф. 0310002). На ордерах указывают «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н). Выдают документы из кассы подотчетному лицу. Их использование он должен подтвердить авансовым отчетом (ф. 0504505).

В учете делают проводки:

833
КОСГУ —

применяйте этот код в проводках, если покупаете марки и конверты в ФГУП «Почта России»

ДЕБЕТ 0 208 21 567    КРЕДИТ 0 201 34 610
— выданы средства под отчет из кассы на приобретение марок, маркированных конвертов. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 221 КОСГУ);

или:

ДЕБЕТ 0 208 21 567    КРЕДИТ 0 201 11 610
— перечислены деньги на карту сотруднику для покупки маркированных конвертов и марок. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 221 КОСГУ);

или:

ДЕБЕТ 0 302 21 83Х    КРЕДИТ 0 201 11 610
— оплачены маркированные конверты с лицевого счета. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 221 КОСГУ);
ДЕБЕТ 0 201 35 510    КРЕДИТ 0 208 21 667
— поступили марки и маркированные конверты в кассу учреждения;
ДЕБЕТ 0 208 21 567    КРЕДИТ 0 201 35 610
— выданы марки и конверты из кассы учреждения под отчет работнику;
ДЕБЕТ 0 401 20 221 (0 109 ХХ 221)    КРЕДИТ 0 208 21 667
— приняты к учету суммы затрат учреждения на отправку почтовой корреспонденции, в том числе марок, маркированных конвертов.

На заметку

Что означают литеры на конвертах

Маркированный конверт — это конверт с уже напечатанной на нем почтовой стандартной маркой (литерой), которая подтверждает оплату пересылки определенного вида почтового отправления по утвержденному тарифу. Применяют следующие литеры:

— А — простое письмо весом до 20 г;
— В — простая почтовая карточка;
— D — заказное письмо весом до 20 г;
— 0,5К — заказная бандероль весом до 500 г;
— К — заказная бандероль весом до 1000 г.;
— 2К — заказная бандероль весом до 2000 г.

При превышении веса отправления на маркированные конверты допускается наклейка дополнительных марок. Также возможна наклейка марок на конверты в размере доплаты до тарифа на международную письменную корреспонденцию.

На какой срок выдать конверты и марки под отчет

Елена КРАВЧЕНКО, методолог компании «БАРС», преподаватель бухгалтерского учета, налогообложения, экономического анализа учебного центра «Интеллект-Сервис», главный бухгалтер

Предельный срок, на который конверты и марки выдают сотруднику под отчет, можно оговорить в учетной политике. При установлении предельного срока надо исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если, например, у такого работника нет сейфа, неразумно выдавать ему конвертов и марок больше, чем необходимо на день работы. Если возможность длительного хранения есть, следует предусмотреть в учетной политике возможность плановой и внезапной инвентаризаций текущего остатка конвертов и марок. Действующие инструкции по учету не содержат запрета на выдачу всех приобретенных марок и маркированных конвертов под отчет с последующим представлением авансовых отчетов по мере их расходования. Но стоит помнить, что сроки сдачи авансовых отчетов определяет само учреждение для всех видов авансовых отчетов: по суммам, выданным на хозяйственные нужды, командировки, по использованным денежным документам. И для соблюдения финансовой дисциплины целесообразнее придерживаться единого порядка представления отчетности.

Вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) подотчетник может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправили письмо. Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольном виде и утвердить в учетной политике учреждения (см. образец).

Образец. Реестр маркированных конвертов

Образец подготовлен экспертами журнала «Учет в учреждении»

Зачастую сотруднику выдают под отчет деньги по подстатье 221 КОСГУ, он покупает на почте маркированный конверт и тут же отправляет письмо. Формально здесь имеют место операции с денежными документами, но оснований отражать их оборотами по фондовой кассе нет, так как через кассира они не проходят.

07
счет —

отразите на нем конверты, которые купили для награждения сотрудников

Поэтому, если подотчетник приобретает маркированные конверты (денежные документы) и сразу же их расходует, то к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как приобретение денежных документов, так и их расходование: кассовый чек на приобретенный маркированный конверт и реестр отправленной корреспонденции.

В авансовом отчете отражают списание:

ДЕБЕТ 0 401 20 221 (0 109 ХХ 221)    КРЕДИТ 0 208 21 667
— отражено списание маркированного конверта и почтовых услуг.

Если письмо возвращают из-за перевеса, неверно указанного адреса или выбывшего адресата, отражать конверт в составе денежных документов также не нужно.

Обычные, немаркированные конверты приобретают по тому же КВР 244, но используют разные подстатьи КОСГУ в зависимости от цели, для которой их купили:

— для мероприятий по награждению сотрудников — подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ; 
— для остальных случаев — подстатью 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)» КОСГУ.

Статьи учета применяют так. Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения, отражают в составе материальных запасов на счете 105 36 «Прочие материальные запасы».

Если конверты купили для перепродажи, используют счет 105 38 «Товары — иное движимое имущество учреждения». В этом случае учет торговой надбавки ведут на аналитическом счете 105 39 «Наценка на товары — иное движимое имущество учреждения». А если немаркированные конверты купили для награждения сотрудников, в учете делают проводки:

ДЕБЕТ 0 208 34 567    КРЕДИТ 0 201 34 610
— выданы средства под отчет из кассы на приобретение немаркированных конвертов. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 349 КОСГУ);

или

ДЕБЕТ 0 208 34 567    КРЕДИТ 0 201 11 610
— перечислены деньги на карту для покупки немаркированных конвертов. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 349 КОСГУ);

или

ДЕБЕТ 0 302 34 83Х    КРЕДИТ 0 201 11 610
— оплачены немаркированные конверты с лицевого счета. Отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, подстатья 349 КОСГУ);
ДЕБЕТ 0 105 36 349    КРЕДИТ 0 302 34 73Х
— поступили немаркированные конверты для мероприятия по награждению;
ДЕБЕТ 0 401 20 272 (0 109 ХХ 272)    КРЕДИТ 0 105 36 449
— отражена в расходах стоимость немаркированных конвертов;
УВЕЛИЧЕНИЕ СЧЕТА 07
— отражены конверты для мероприятия по награждению сотрудников