Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2019года
Работники

Чиновники придираются к численности бухгалтерии: сколько нужно


Документ

Методические рекомендации по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях утверждены приказом Минтруда от 30.09.2013 № 504

Классический способ, которым определяют необходимый штат, — нормирование труда. Основа нормирования — фотография рабочего дня. Она даст ответы на два вопроса: какие функции выполняет бухгалтерия не в теории, а по факту; выполняют ли сотрудники ненужные или дублируемые функции. Если учредитель выскажет претензию по поводу того, что в вашем штатном расписании слишком много бухгалтеров, фотография рабочего дня и замеры рабочего времени помогут опровергнуть обвинения.

О том, как составить фотографию рабочего дня и посчитать оптимальную численность бухгалтеров в учреждении, читайте далее.

Как сделать фотографию рабочего дня

В первую очередь необходимо разобраться в уровне эффективного использования рабочего времени сотрудников. Для этого сфотографируйте рабочий день каждого сотрудника бухгалтерии. Сделать это можно тремя способами.

1. Сформировать перечень работ с помощью должностных инструкций. Отобрать те работы, которые соответствуют фактическим трудовым функциям сотрудников.

2. Попросить непосредственно бухгалтеров записывать в специальную таблицу, чем и сколько времени они занимаются с момента прихода на работу и до конца рабочего дня.

3. Попросить коллег записывать работу бухгалтеров. То есть бухгалтер будет работать как обычно, а его коллега — записывать, чем и сколько времени бухгалтер занимается в рабочее время.

Для более полной и объективной выборки лучше комбинировать эти способы. Тогда вы сможете определить более точно, чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

По фотографии рабочего дня вы узнаете, сколько времени бухгалтер тратит на разовые работы, которые не нужно выполнять ежедневно, а какие работы носят признаки монотонности, напряженности, интенсивности и т. д. (см. образец 1 и образец 2).

Образец 1. Фотография рабочего дня бухгалтера по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

Образец 2. Фотография рабочего дня ведущего бухгалтера

Где взять данные для расчета нагрузки на бухгалтерию

Фотография рабочего дня поможет выяснить, чем заняты ваши бухгалтеры, найти задвоенные функции и убрать их. У вас останутся только те дела, которые действительно должна выполнять бухгалтерия. Затем определите время, которое будет уходить на эту работу. Так вы поймете, сможет ли отдел выполнить весь функционал с тем количеством бухгалтеров, которые сейчас работают в учреждении. Не исключено, что кого-то можно будет сократить или же обоснованно попросить у учредителя нового сотрудника.

Какие нормы установить, учреждение вправе решать самостоятельно. Чиновники выпустили лишь рекомендации, которыми можно руководствоваться. Но эти нормативы были актуальны 24 года назад. С того времени принципы, способы и объемы работы бухгалтера изменились.


На заметку

При хронометраже нужно учитывать, что бухгалтер может работать медленнее, чем обычно, чтобы получившийся норматив оказался максимально щадящим

Есть три метода, как разработать нормативы.

1. По принципу «сколько не жалко». Например, решить, что на одну платежку у бухгалтера должно уходить три минуты. При этом не проводить никаких исследований.

2. Учитывать уже известную производительность. Для этого можно использовать нормативы из открытых источников информации, результаты исследований институтов, профессионально занимающихся нормированием труда. Например, взять за основу нормативы времени на бухгалтерскую работу в бюджетных организациях, утвержденные постановлением Минтруда от 26.09.1995 № 56. Из этих нормативов следует, что один документ на реализацию бухгалтер должен провести за шесть минут. Если будете ориентироваться на такие цифры, помните, что нормы разрабатывали под бумажный учет. В программе то же самое делают быстрее. Кроме того, в этих нормативах есть не все функции, которые сейчас выполняет бухгалтерия.

3. Взять за основу самостоятельные исследования и замеры. Можно использовать данные информационной системы, хронометража или сведения от самого бухгалтера. Это самый верный способ получить актуальные нормативы труда.

Не бойтесь детальных расчетов. Во-первых, по-другому посчитать реальную загрузку бухгалтеров не удастся — погрешность будет слишком высокой. Во-вторых, получить данные о количестве введенных документов или строк в программу не составит труда. Вам нужно попросить программистов настроить отчет, который будет обращаться к базе данных учетной системы.

Каких ошибок не допустить при расчете

При разработке нормативов учитывайте, что они нужны, чтобы показать, хорошо или плохо работает тот или иной сотрудник. При этом для большинства бухгалтерских дел сложно установить точное нормативное время. Ведь если погрешность в нормативных значениях окажется большой, можно необоснованно обвинить сотрудника в невыполнении того или иного норматива.


На заметку

Проведите учет затрат рабочего времени с применением хронометражных наблюдений. Проанализируйте перечень выполняемых работ и разделите нормируемые виды работ на операции, элементы операций, которые имеют четко определенный и сопоставимый результат

Чтобы снизить погрешность и повысить точность норматива, учтите три нюанса.

1. Сложносоставные продукты лучше разделить на элементарные, которые и нормировать. А затем рассчитать норматив на составной продукт. Для этого просто складывают нормативы на изготовление всех входящих в него элементарных продуктов. Рассмотрим, например, два документа: расходный кассовый ордер и накладную. Расходный кассовый ордер — это элементарный продукт, который не требует дальнейшего дробления. Все бланки имеют практически одинаковый объем информации, поэтому трудоемкость их внесения в информационную систему также примерно одинакова.

Заполнение накладной — это сложносоставной продукт, так как табличная часть у разных накладных может содержать разное количество записей. В одной накладной может быть заполнена всего одна строка, в другой — 10, в третьей — все 200. И если бухгалтер внес вчера 20 накладных, а сегодня 30, эта информация ничем не поможет. В зависимости от количества строк трудоемкость будет отличаться. Чтобы иметь более точную картину по трудоемкости, заполнение накладной нужно разбить на два элементарных продукта: ввод шапки накладной и ввод строки табличной части накладной. Каждый из них уже можно нормировать, так как время на заполнение этих частей в любой накладной будет примерно одинаковым.

Разберем пример, как рассчитать время на ввод РКО и накладной.

Пример 1. Бухгалтерия установила нормативное время на ввод одного кассового ордера и накладной.

На ввод одного кассового ордера в информационную систему требуется 2 минуты. За день бухгалтер ввел 50 расходных и приходных ордеров. Умножаем 2 минуты на 50, получаем 100 минут.

Норматив на ввод шапки накладной — 2 минуты, норматив на ввод строки — 1 минута. Количество документов — 100. Итого на ввод шапки бухгалтер тратит 200 минут (2 мин. × 100 шт.).

Количество строк — 240. Итого на ввод строк бухгалтер тратит 240 минут (1 мин. × 240 шт.).

Следовательно, по нормативу на заполнение 100 накладных должно быть израсходовано 440 минут (200 + 240).

Складываем со временем на заполнение ордеров и получаем 540 минут, или 9 часов работы бухгалтера:

Название первичной формыНорматив на документ, мин.Норматив на шапку, мин.Норматив на строку, мин.Количество документовКоличество строкНорматив-
ное время на запол-
нение, мин.
Кассовый ордер 2 х  х  50 х   100
Расходная накладная х  2 1 100 240 440
Итого, мин. 540
Итого, ч  9

2. Надо учитывать день недели, в который проводится нормирование. Одно дело фиксировать статистику в понедельник утром или в пятницу вечером, и совсем другое — в среду днем, в пик рабочей активности. Показатели могут сильно различаться.

3. Чем точнее должен быть норматив, тем больше замеров выполняют. При этом придется отсекать побочные значения, которые могут существенно исказить расчеты. Рассмотрим пример.

Пример 2. Учреждение посчитало время на ввод заявок на кассовый расход в информационную систему:

Номер замера12345678910Сумма, мин.Количество замеровСреднее значение, мин.
Первоначальные значения, мин. 3 2 3 73 94 4 5 2 42 10 4,2
Значения без побочных, мин. 3 2 3  3  4 4 5 2 26 8 3,25

В первой строке указаны все замеры, во второй исключены побочные значения четвертого и шестого замеров, явно выбивающиеся из общего тренда. Так, среднее время на ввод заявки с учетом побочных значений составляет 4,2 минуты, а без учета — 3,25 минуты. Разница — 22 процента. В масштабах общего количества обрабатываемых платежных поручений это дает существенную разницу во времени.

Как посчитать норму численности бухгалтеров

Расчет штатной численности работников проводят на основе норм времени. Для этого используют формулу:

Норма численности работников=(Общая трудоемкость работ:Плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год)×Коэффициент невыходов

Если число штатных единиц бухгалтеров получится дробным, дробную часть больше 0,5 округлите до единицы.

Для расчета оптимальной численности бухгалтерии понадобятся и другие формулы. Их пять.

1. Затраты времени на нормируемые работы каждого вида определяют так:

Затраты времени на нормируемые работы=Норма времени на работу определенного вида в часах×Объем работы определенного вида, выполняемый в течение года

2. Общую трудоемкость всех видов работ по бухгалтерии считают по формуле:

Общая трудоемкость работ=Затраты времени на нормируемые работы×Коэффициент Затрат времени на работы, которые носят разовый характер

3. Плановый нормативный фонд рабочего времени за год рассчитывают следующим образом:

Плановый нормативный фонд за год=Количество рабочих часов в году проведения исследования (одного работника)160 ч (28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч)

4. Коэффициент невыходов, который позволяет учитывать отпуска и больничные сотрудников, а также другие дни, определяют по формуле:

Коэффициент невыходов=1 Время невыходов за расчетный период:(Нормативный фонд рабочего времени одного работника×Среднесписочная численность работников)

5. Нормативный фонд рабочего времени одного работника считают так:

Нормативный фонд рабочего времени одного работника=Рабочие часы за два года, которые предшествуют исследованию320 ч (2 г. × 28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч)

Рассмотрим пример.

Пример 3. Учреждение проверяет обоснованность заявления учредителя о том, что численность бухгалтеров превышает норму.

В бухгалтерии работает пять человек. Общая трудоемкость работ, выполняемых бухгалтерией, — 10 331,7 чел.-ч (см. образец 3).

Рабочее время на одного работника за 2017 год — 1973 часа, за 2018-й — 1970 часов, за 2019-й — 1970 часов.

Среднесписочная численность работников учреждения за два предшествующих года составляет 350 человек.

Плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год:

1970 ч — (28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч) = 1810 ч.

Из-за отпусков бухгалтер не выходил на работу 40 рабочих дней, или 320 часов, за два года.

Нормативный фонд рабочего времени одного работника за два года:

1973 ч + 1970 ч — 320 ч = 3623 ч.

Коэффициент невыходов, который определяет время отсутствия работника из-за болезней, дополнительных дней отдыха и прочего, составил 1,0002 (1 320 ч : (3623 ч × 350 ч)).

Норма численности работников:

(10331,7 чел.-ч : 1810 ч) × 1,0002 = 5,71 шт. ед.

Округляем до целых, получаем 6 штатных единиц.

Следовательно, для того объема трудоемкости работ, который выполняет бухгалтерия, необходим еще один сотрудник.

Образец 3. Фрагмент таблицы с объемом трудозатрат бухгалтеров 

Образцы в статье подготовлены экспертами журнала «Учет в учреждении»