Все статьи номера
Не прочитано
6
Июнь 2019года
Работники

Избавьтесь от лишних документов летом

Какие документы лучше уничтожить


На заметку

Сроки хранения типовых документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

1. Документы-черновики. Наверняка в вашей бухгалтерии есть документы-черновики, содержащие различные замечания. Например, бухгалтер учреждения составил акт об оказании услуг контрагенту. Главбух проверил документ и пометил, что в нем неверно и как его переделать (см. образец). Бухгалтер переоформил акт и отдал один экземпляр поставщику. Но черновик так и остался в бухгалтерии. Более того, его подшили к правильной версии документа — на всякий случай. От такой бумаги лучше избавиться. Если есть подписанные оригиналы первички, черновики точно уже не пригодятся. Они занимают лишнее место и только всех путают.

Образец. Черновой вариант акта оказания услуг

Образец подготовлен экспертами журнала «Учет в учреждении»

Например, в учреждении началась проверка. Инспекторы запросили первичные документы за 2018 год. Главный бухгалтер поручил секретарю откопировать большую папку с документами, интересующими ревизоров. При этом в документы для инспекции могут попасть ненужные бумаги, которые вызовут вопросы и подозрения. Поскольку нет гарантий, что секретарь найдет в папке все черновики и отложит их.

2. Исправленные документы. Бывает, что первичку уже подписали, а потом в ней нашли ошибки. Самый простой способ исправить ситуацию — обменяться новыми документами без ссылок на предыдущий экземпляр.

5
лет —

через такое время уничтожьте упакованные в опечатанные мешки копии использованных БСО (корешки), подтверждающих суммы принятой наличности (п. 19 постановления Правительства от 06.05.2008 № 359)

Этот способ удобный, но применять его надо так, чтобы не заметили ревизоры. Например, такой метод не одобряет ФНС (письмо от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Ведь закон не предусматривает замену первички с ошибками на новый экземпляр (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если на проверке инспекторы обнаружат замену, они не примут документ для учета расходов. Возможно, придется еще и доплатить налог на прибыль. Поэтому проверьте папки с документами, по которым еще не истек срок хранения. Выбросьте все ненужные экземпляры, чтобы избежать доначислений.

3. Старые документы. Просмотрите папки с бухгалтерскими, финансовыми и налоговыми документами. Уничтожьте бухгалтерские документы: учетную политику, первичку, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения, срок хранения которых достиг пяти лет (ст. 362, 762, 765 Перечня № 558). Срок отсчитывайте после года, когда использовали документы для бухучета или бухгалтерской отчетности в последний раз.

Срок хранения налоговых документов для расчета налогов — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Если срок хранения завершился, спокойно утилизируйте их. Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством.

Какие документы можно перевести в электронный вид


На заметку

Хранение документов в электронной форме регулируют федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ, от 27.07.2006 № 149-ФЗ и приказ № 526

Первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации можно составлять в электронном виде (ст. 80, 314 НК, ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ, п. 32, 33 стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н), п. 11 Инструкции № 157н). Это значит, что и хранить их можно в таком же формате — распечатывать необязательно. Единственное условие — документы должны быть заверены в надлежащем порядке электронной подписью. Но если бухгалтерия будет хранить документы только в электронном виде, она рискует их потерять безвозвратно, что повлечет санкции.

Пример. Работодатель не представил по требованию инспекции восемь документов, в том числе налоговые регистры, главную книгу и учетную политику.

Бухгалтерия хранила все документы только в электронном виде. Когда инспекторы запросили их, произошел сбой в компьютерной системе из-за атаки вируса. В результате бухгалтер не смог отправить документы в ИФНС. Налоговики оштрафовали работодателя на 200 руб. за каждый несданный документ (п. 1 ст. 126 НК). Суд поддержал инспекторов. Налогоплательщик обязан хранить налоговые регистры, главную книгу и учетную политику в электронном виде и на бумаге. При утрате документов он должен был их восстановить (постановление АС Западно-Сибирского округа от 21.12.2018 по делу № А27-24827/2017).

На заметку

Как уничтожить или утилизировать бухгалтерские документы

Если срок хранения документов истек, их следует уничтожить (приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Можно передать документы на переработку или утилизацию в специализированную организацию либо самостоятельно сжечь, измельчить шредером и т. д. Какие документы уничтожить, решает экспертная комиссия. В нее входят сотрудники учреждения: секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др. Уничтоженные документы и их реквизиты отражают в акте по форме из приложения 21 к приказу № 526. Однородные документы указывают под общим заголовком, отмечая крайние даты. Например, «авансовые отчеты за 2009 год, крайние даты — 20.01.2009–01.12.2009».


На заметку

Срок хранения документов, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества, считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598)

Какая ответственность предусмотрена, если выбросили
нужный документ

Если бухгалтер выбросит документы, срок хранения которых еще не закончился, его обвинят в грубом нарушении правил учета доходов и расходов. Учреждению грозит штраф 10 тыс. руб. по статье 120 НК. Главного бухгалтера также оштрафуют на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб. за первое нарушение. Если налоговики обнаружат повторное нарушение, тогда штраф составит от 10 тыс. до 20 тыс. руб. Кроме того, должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).