Все статьи номера
Не прочитано
7
Июль 2019года
Доходы и расходы

Ремонт или модернизация компьютера: как определить вид работ и какие документы оформить

Дмитрий ЖУКОВСКИЙ, преподаватель учебного центра «Бизнес ИТ»

Как отличить ремонт от модернизации


Документ

Порядок применения КОСГУ утвержден приказом Минфина от 29.11.2017 № 209н

Текущий и капитальный ремонт нефинансовых активов устраняет неисправности и восстанавливает работоспособность объектов, которые входят в состав нефинансовых активов. А также поддерживает на изначально предусмотренном уровне технико-экономические и эксплуатационные показатели:

— срок полезного использования; 
— мощность; 
— качество применения; 
— количество и площадь объектов; 
— пропускную способность.

Такое определение прописано в пункте 10.2.5 Порядка № 209н. Как применить его к компьютерной технике, мы показали на схеме. То есть для выбора кода КОСГУ ремонт — это действия по отношению к нефинансовому активу, цель которых — восстановить или поддержать эксплуатационные характеристики.

Схема. Что такое ремонт компьютера

Пример 1. У основного средства есть техническая характеристика с числовым показателем. В момент ввода в эксплуатацию значение этой эксплуатационной характеристики было равно 10.

1. В процессе эксплуатации значение упало до 5 — надо восстановить обратно до 10, то есть проводят ремонт.

2. В процессе эксплуатации узел вышел из строя, и его эксплуатационная характеристика стала равна 0 — надо ее восстановить до 10, то есть также проводят ремонт.

3. В процессе эксплуатации есть риск, что характеристика может стать меньше 10, но этого можно избежать, выполнив профилактику — этот вид работ тоже будет ремонтом.

Для модернизации в бюджетном законодательстве определения нет. Не сказано и как отличить этот вид работ от ремонта или дооборудования. Хотя разъяснено, что модернизация ведет к улучшению характеристик (п. 19 стандарта «Основные средства», п. 27 Инструкции № 157н).


Документ

Стандарт «Основные средства» утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н

Расходы на модернизацию основных средств, так же как и на реконструкцию, техническое перевооружение, расширение, относят на статью 310 КОСГУ (п. 11.1 Порядка № 209н). То есть установлено, что модернизация — это увеличение стоимости основного средства.

Поскольку в законодательстве нет конкретного указания, как отличить ремонт от модернизации, учреждение должно принять решение самостоятельно. Его закрепляют в учетной политике или решении постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Далее расскажем, как Минфин предлагал классифицировать работы, а также по каким документам можно определить вид работ.

Какие разъяснения дает Минфин

Минфин сделал единственную попытку дать определения терминам «модернизация», «дооборудование» и «ремонт» в письме от 05.02.2010 № 02-05-10/383:

МодернизацияДооборудованиеРемонт
Это совокупность работ по усовершенствованию основных средств, приводящая к повышению технического уровня и экономических характеристик объекта. При этом виде работ конструктивные элементы и системы заменяют на более эффективныеЭто дополнение основных средств новыми частями, деталями и другими механизмами, которые будут составлять единое целое с этим оборудованием. Они придают объекту новые дополнительные функции или изменяют показатели работы. Раздельное применение таких частей невозможноВ результате таких работ могут быть затронуты (изменены) конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объектов. Однако проведение таких работ не приводит к увеличению стоимости объектов нефинансовых активов

Из письма видно, что цель модернизации и дооборудования — улучшить характеристики основного средства. При этом Минфин провел границу между модернизацией и дооборудованием. При модернизации заменяют узлы и составные части, а при дооборудовании — добавляют. Как следствие, при модернизации высвобождаются какие-то составные части основного средства.

Сейчас это письмо не действует, так как утратил силу документ, который регулирует порядок применения КБК, на который ссылаются чиновники.

Чтобы разграничить понятия «модернизация» и «ремонт», бухгалтер может воспользоваться определениями и терминами из государственных стандартов и рекомендаций органов государственной стандартизации. Их мы свели в таблицу.

Определения ремонта и модернизации лучше прописать в учетной политике учреждения. Разумно там же дать ссылки на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь. Это позволит в будущем избежать разбирательств с проверяющими.

Таблица. Определения из стандартов и рекомендаций

Наименование работ Определение Документ
Модернизация Комплекс работ по улучшению технико-эксплуатационных характеристик изделия, находящегося в эксплуатации, путем замены отдельных составных частей на более совершенные Пункт 1.4.60 Рекомендаций. ВНИИ Стандарт Госстандарта России «Система разработки и постановки продукции на производство. Термины и определения» от 09.07.1993 № Р 50-605-80-93
Ремонт Комплекс операций по восстановлению исправности или работоспособности изделий и восстановлению ресурсов изделий или их составных частей Пункт 1.4.56 Рекомендаций № Р 50-605-80-93
Капитальный ремонт Выполняют для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановлению ресурса изделия с заменой или восстановлением любых его частей, включая базовые Пункт 1.4.57 Рекомендаций № Р 50-605-80-93
Средний ремонт Выполняют для восстановления исправности и частичного восстановления ресурса изделий. При нем заменяют или восстанавливают составные части ограниченной номенклатуры и контролируют техническое состояние составных частей Пункт 1.4.58 Рекомендаций № Р 50-605-80-93
Текущий ремонт Выполняют для обеспечения или восстановления работоспособности изделия. Состоит в замене или восстановлении отдельных частей Пункт 1.4.59 Рекомендаций № Р 50-605-80-93

Как задокументировать причины и цели работ

В инвентарной карточке (ф. 0504031) компьютера отражают сведения о ремонте, модернизации или реконструкции. Такие записи вносят на основании акта приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). В нем указаны сведения об объекте, о сроках проведения работ по договору и фактических расходах. Чтобы оградить учреждение от вопросов при проверках, кроме описания терминологии в учетной политике, надо задокументировать причины и цели работ, которые выполняют в отношении компьютерной техники. Сделать это можно двумя способами.


На заметку

Даже если компьютер отремонтировали или модернизировали своими силами, акт (ф. 0504103) все равно обязательно составляют и на его основании делают запись в инвентарной карточке (ф. 0504031)

Способ 1. Дополнить унифицированную форму акта (ф. 0504103) графой. В ней указать причину, по которой проводят работы. Напомним, что акт (ф. 0504103) документально подтверждает, какие именно работы были сделаны с компьютером. Но в акте не предусмотрены специальные графы, чтобы описать причину или цель выполненных работ.

Такой способ удобен тем, что все обстоятельства зафиксированы в одном документе. Но есть и недостаток: в одном документе фактически отражают обстоятельства, существенно разнесенные по времени. Ведь на самом деле сначала выявляют проблему, потом информацию о ней доносят до ответственных сотрудников, которые решают вопросы о расходовании средств, затем производят работы и оплачивают их и только потом оформляют акт (ф. 0504103).

Способ 2. Разработать и внести в порядок документооборота учреждения специальный документ. В нем фиксировать проблемы с компьютером и получать санкции руководства на их устранение. Например, это может быть заявка на работы с нефинансовыми активами.

Из заявки, которую мы представили в образце 1, видно, что необходимо заменить исправный HDD-диск на лучший и установить дополнительные узлы. HDD-диск не обеспечивает функциональность одной программы, но это не значит, что его характеристики ухудшились или компьютер непригоден для использования. Следовательно, цель работ — не восстановить характеристики, а улучшить. Таким образом, речь идет о модернизации и дооборудовании.

Образец 1. Заявка на работы с нефинансовыми активами (фрагмент)

Рассмотрим другую заявку (см. образец 2). Как следует из этой заявки, чтобы решить проблему, надо заменить неисправный узел. Значит, проведут ремонт.

Образец 2. Заявка на работы с нефинансовыми активами (фрагмент)

Если учреждение решит применять заявки на работы с НФА, это нужно указать в учетной политике. Формулировка может быть такая, как в образце 3.

Образец 3. Учетная политика (фрагмент)

Кроме того, в учетной политике также нужно прописать:


«С целью правильного определения кодов бюджетной классификации, КОСГУ и порядка отражения в учете операций с основными средствами на этапе планирования расходов производится определение вида работ. Основанием для определения вида работ является заявка на операции с НФА, оформленная в соответствии с приложением № 10».

Как быть с балансовой стоимостью компьютера


На заметку

Сумму уменьшения стоимости основного средства за счет выбываемых запчастей относят на финансовый результат (п. 50 стандарта «Основные средства»)

Балансовую стоимость основного средства при замене его частей можно менять (п. 27 стандарта «Основные средства»). В таком случае затраты на замену включают в балансовую стоимость компьютера, а стоимость выбывающей части списывают. Причем порядок увеличения стоимости основного средства при замене частей не зависит от вида работ. Рассмотрим, как практически выполнить это указание.

Пример 2. Учреждение производит ремонт компьютера. Это требует замены материнской платы и блока питания.

Стоимость запчастей составляет 16 000 руб. Стоимость работы по их замене — 1000 руб. То есть стоимость компьютера надо увеличить на 17 000 руб. Ремонт — это подстатья 225 КОСГУ. А расходы на увеличение стоимости основного средства — статья 310 КОСГУ. Кроме увеличения стоимости компьютера на сумму затрат, связанных с установкой новых запчастей, надо уменьшить его стоимость на стоимость выбываемых запчастей независимо от их состояния. Такую стоимость определяет постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов.

Если определить остаточную стоимость замененной части нельзя, эту величину можно признать равной затратам на ее замену (п. 50 стандарта «Основные средства»). Но это не значит, что две суммы перекроют друг друга — просто две разные записи делают на одну и ту же сумму:

— увеличение стоимости на величину затрат на замену части — это будет запись в корреспонденции со счетом вложений в основные средства; 
— уменьшение стоимости основного средства на ту же сумму — в корреспонденции со счетом затрат текущего периода.

Учреждение может регламентировать в учетной политике, как и для каких групп основных средств будет применять норму изменения балансовой стоимости при замене частей (п. 27 стандарта «Основные средства»). Например, оно вправе установить, что не будет применять данную норму вовсе. Фрагмент учетной политики, где прописан порядок изменения балансовой стоимости основных средств при замене частей, скачайте в конце статьи (образец 4).

Образцы в статье подготовлены экспертами журнала «Учет в учреждении»