Все статьи номера
Не прочитано
8
Август 2019года
Контроль

Важные сроки, от которых зависит правильный расчет отпускных. Памятка для бухгалтерии

Анна ФЕДОРОВА, эксперт по расчету заработной платы, автор блога «Записки бухгалтера» 


Важно

Работодатель вправе настаивать, чтобы сотрудник отгулял отпуск по графику. Но обязан предоставить весь отпуск сразу, если работник отказывается делить его на части

Чтобы не ошибиться в сроках, связанных с отпускными, мы выбрали девять дат, которые чаще всего приводят бухгалтеров в ступор. Написали, в каких днях — календарных или рабочих — считать крайние сроки, а также от какого дня производить расчет. В конце статьи вы найдете памятку с крайними датами. Она позволит рассчитаться с отпускниками своевременно и в полном объеме.

Один день — минимальный срок отпуска

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляют в календарных днях и максимальным пределом не ограничивают (ст. 120 ТК). У сотрудника и работодателя есть возможность делить отпуск на части по соглашению сторон.

Разделить отпуск можно при условии, что одна из частей оплачиваемого отпуска будет как минимум 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Какая именно — первая или одна из последующих — в статье 125 ТК не сказано. Остальные части могут быть любой продолжительности.

Например, сотрудник вправе отдыхать несколько раз по два-три дня и даже по одному дню. Главное — согласовать дни отпуска с руководителем.

Один месяц есть у работодателя, чтобы удержать отпускные

Издать приказ об удержании излишне выплаченных отпускных работодатель должен в течение одного месяца. Этот срок считают не с момента переплаты, а со дня, когда расчетчик обнаружил счетную ошибку. А вот удержать лишние отпускные из заработной платы работника можно и позже — при выплате ему зарплаты.

В законах нет четкого определения счетной ошибки. Разобраться поможет перечень ниже. Он составлен на основе разъяснений чиновников и судебной практики.

Перечень. Счетные и несчетные ошибки


На заметку

Форму уведомления разработайте самостоятельно. Предусмотрите в ней поле, где работник укажет, что не оспаривает факт переплаты и ее размер

Обратите внимание на две особенности. Первая особенность. Удержание возможно, если сотрудник не оспаривает основание и сумму переплаты (ст. 137 ТК). Сообщите работнику об излишне выплаченных отпускных в письменном виде. Это обезопасит учреждение в будущем, если сотрудник по какой-либо причине поменяет свое решение.

Вторая особенность. Удержание с учетом ограничений по сумме может растянуться на несколько месяцев. Поскольку при каждой выплате работнику вы вправе удержать не более 20 процентов его зарплаты за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК).

Один год есть у сотрудника, чтобы отгулять перенесенный отпуск

Если сотрудник не использовал свой отпуск, его можно перенести, но использовать в течение года. 12 календарных месяцев исчисляют после окончания рабочего года, за который сотруднику положен отпуск (ст. 124 ТК). Если человек хочет уйти отдыхать не по графику, попросите его написать заявление о переносе отпуска на другой период (см. образец). Рекомендуем получить заявление не позднее чем за три недели до начала отпуска. Тогда кадровик успеет внести в график отпусков изменения и согласовать их с руководителем.

Образец. Заявление на отпуск не по графику

За две недели напомните сотруднику об отпуске

За две недели надо уведомить работника под подпись о дате его ежегодного отпуска по графику (ч. 3 ст. 123 ТК). В каком документе сотрудник должен расписаться, Трудовой кодекс не уточняет. Как информировать сотрудников, решайте сами. Предлагаем четыре документа, которые можно использовать.

Индивидуальное уведомление о предстоящем отпуске.

Приказ о предоставлении отпуска. Издают заранее — за две недели и знакомят с ним работника.

Лист (ведомость) ознакомления. Это приложение к графику отпусков.

График отпусков. Типовую форму № Т-7 графика удобно дополнить графами 11 и 12. В одной работник поставит подпись, которая подтвердит, что дата начала отпуска ему известна. В другой напишет число, когда его уведомили (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Все эти способы законны. Их рекомендует Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1.


На заметку

Отпуска, которые работник не использовал в течение двух лет, не сгорают. За все дни, которые сотрудник не отгулял, он должен получить денежную компенсацию при увольнении

В течение двух лет подряд сотруднику должен быть предоставлен отпуск

Работа без отдыха более двух лет подряд — нарушение закона и прав работника (ч. 4 ст. 124 ТК). За это установлена административная ответственность. Размер санкций смотрите в таблице ниже. Если сотрудник не хочет идти в отпуск, который значится в графике, объясните ему, что просто так это сделать нельзя. Не ходить в отпуск можно только с разрешения руководителя. Если он не согласен, то в отпуск пойти придется, даже если нет желания.

Таблица. Как накажут за нарушение порядка предоставления отпуска

Кого накажут Санкция Основание
первое нарушение повторное нарушение
Учреждение 30 000–50 000 руб. 50 000–70 000 руб. Ч. 1 ст. 5.27 КоАП
Должностное лицо 1000–5000 руб. 10 000–20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Ч. 2 ст. 5.27 КоАП

За три дня до начала отпуска его необходимо оплатить

За три дня до начала отпуска нужно выплатить работнику все отпускные (ч. 9 ст. 136 ТК). Какие дни учитывать при расчете — календарные или рабочие, в законодательстве не определено. Этот вопрос разъясняет письмо Минтруда от 05.09.2018 № 1693-6-1. В нем сказано, что сроки для оплаты отпуска измеряют в календарных днях. В расчет берут полные дни. Поэтому обратный отсчет дней начинайте минимум за день до начала отпуска.

Например, работник собирается в отпуск на 14 календарных дней с понедельника 5 августа. Выдайте ему деньги в четверг предыдущей недели — 1 августа. В пятницу, 2 августа, уже будет поздно. Ведь тогда до понедельника пройдет не три полных дня, а лишь два: суббота и воскресенье. Как вести обратный отсчет дней, смотрите на рисунке 1.

Рисунок 1. За сколько дней выплатить отпускные работнику

Если сотрудник просит предоставить незапланированный отпуск «с завтрашнего дня», не соглашайтесь. Согласуйте дату отдыха так, чтобы вовремя выплатить отпускные. Для этого предложите работнику переписать заявление и указать другую дату. Чтобы избежать подобных ситуаций, установите в локальных нормативных документах учреждения срок, в течение которого сотрудники обязаны подавать заявления на отпуск.

Выплачивая работнику отпускные, учтите четыре правила.

Не перечисляйте отпускные частями.

Если возможно, выплатите отпускные в более ранний срок. Трудовой кодекс этого не запрещает.

При совпадении дня выплаты с выходным или праздничным днем оплатите отпуск накануне этого дня.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, отпускные выдайте в последний день работы.

На заметку

Чиновники хотят изменить срок выплаты отпускных

Срок выплаты отпускных будет зависеть от того, когда работник подал заявление на отпуск. В законе хотят прописать, что, если заявление написано заблаговременно, отпускные бухгалтер выплатит за три рабочих дня. Однако на день подписания номера законопроект не внесен в Госдуму.

Сейчас отсчет ведут в календарных днях.

Четыре недели — общая продолжительность стандартного ежегодного оплачиваемого отпуска

Закон определяет срок в календарных днях. Заветное число — 28 (ст. 115 ТК). Если у человека накопились неиспользованные дни, он может отгулять их все сразу. Главное — получить разрешение начальства. Внешним совместителям полагается ежегодный отпуск той же продолжительности, что и штатным работникам. Хотя такие сотрудники и работают неполный день, отпуск они могут брать на общих основаниях. То есть продолжительностью 28 календарных дней.

Иногда работнику нужно предоставить отпуск свыше 28 календарных дней. Есть категории сотрудников, которые имеют право на удлиненный основной отпуск или дополнительный. Например, работники моложе 18 лет должны отдыхать на три дня больше (ст. 267 ТК). Максимума по общему сроку отдыха в год нет.

Заменить часть отпуска деньгами разрешено в трех случаях (см. рис. 2).

Рисунок 2. Какую часть отпуска можно компенсировать

Работник по закону имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

Основной отпуск работника — удлиненный. То есть его продолжительность превышает 28 дней в году.

Учреждение предоставило сотрудникам отдельных категорий право на дополнительный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 116 ТК). Такое право закрепляют в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Обычно это:

— сотрудники с ненормированным рабочим днем; 
— главные и ведущие специалисты, которые вносят значительный вклад в работу учреждения; 
— руководители структурных подразделений, от которых зависит эффективность отделов, служб.


На заметку

По закону минимальная продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный день — три календарных дня. Учреждение вправе ее увеличить, например до пяти дней (ч. 1 ст. 119 ТК)

Пять рабочих дней — допустимый период отпуска

Сотрудник может уйти в отпуск в будние дни (с понедельника по пятницу). При условии что есть одна другая большая часть отдыха, равная как минимум 14 календарным дням (ст. 125 ТК). Запрета на то, чтобы отдых захватывал субботу и воскресенье или только один выходной день, в законодательстве нет.

Работник, который оформит отпуск с понедельника по пятницу, сэкономит два дня отпуска. При этом из-за выходных будет отдыхать семь дней — с понедельника по воскресенье. А вот отпускные он получит только за пять дней.

Совет. Если цель работника — получить больше денег, он может использовать другой вариант: уйти в отпуск на девять дней — с субботы по воскресенье следующей недели. В этом случае в расчет отпускных войдут четыре выходных дня.

Если сотрудники половину ежегодного отпуска берут только на выходные дни, не исключено, что инспекторы при проверке посчитают отпуска в выходные скрытой формой денежной компенсации. Тогда есть риск, что учреждение оштрафуют на 50 000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП).

Отпуска только на выходные противоречат закону и чреваты штрафами. Если предоставлять сотруднику отпуск только по выходным, то это лишит его законных дней отдыха (письмо от 07.12.2018 № 14–2/ООГ-9754).

Совет. Если в учреждении много желающих оформить отпуск на выходной, установите ограничение в трудовом договоре. Тогда не будет споров с сотрудниками и проверяющими. Формулировка может быть такой: «Стороны договорились, что ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью два календарных дня, который включает только выходные дни, не оформляется».

Шесть месяцев должен отработать новый сотрудник, чтобы уйти в отпуск


На заметку

Для расчета отпускных возьмите 12 полных календарных месяцев, которые предшествуют месяцу наступления отдыха работника

Право на ежегодный отпуск на новом месте работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в учреждении (ст. 122 ТК). Из этого общего правила есть исключения. Работодатель обязан предоставить отпуск авансом:

— сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК); 
— женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК); 
— работникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск можно предоставить раньше полугода, если этого требует рабочий процесс. Такое возможно у педагогов. Уйти в отпуск раньше сотрудник может с согласия руководства (ч. 2 ст. 122 ТК) (см. рис. 3).

Рисунок 3. Когда сотрудник имеет право уйти в отпуск

При подсчете шести месяцев, которые дают сотруднику право на отпуск, учтите период испытания. Ведь испытательный срок включают в трудовой стаж работника.

Далее воспользуйтесь памяткой. В ней мы собрали важные сроки, которые помогут при расчете отпускных.