Все статьи номера
Не прочитано
8
Август 2019года
Работники

Какие документы должен принести сотрудник в бухгалтерию, если ездит на каршеринге

Дмитрий ЖУКОВСКИЙ, преподаватель учебного центра «Бизнес ИТ» 


Документ

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета утверждены приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н

Организации, которые предоставляют услуги каршеринга, работают виртуально. Человек получает доступ к автомобилю через приложение на смартфоне. На нем видно место начала и место окончания движения. Оплачивают услуги тоже через приложение с помощью привязанной банковской карты. Пользователь получает по факту только выписку по счету банковской карты. Она подтверждает, что деньги в определенную дату уплатили контрагенту, но не дает информации, за что именно произвели оплату. Если принять затраты сотрудника на основании выписки, у ревизоров могут возникнуть вопросы. На основании каких документов принять расходы?

Какие вопросы возникнут у ревизоров

Подтвердить расходы подотчетное лицо должно документом, который содержит обязательные реквизиты. Причем применение этого документа должно быть узаконено учетной политикой. Если сотрудник в служебных целях воспользовался услугами каршеринга, оправдательных документов у него не будет.


На заметку

Нормативные акты, регулирующие денежное обращение, не содержат запрета на расчеты подотчетным лицом собственной банковской картой

Поэтому при финансовой проверке ревизоры обязательно попросят доказать, что:

— сотрудник действительно воспользовался услугой каршеринга; 
— сотрудник ездил в служебных целях; 
— сотрудник выбрал не самый дорогой каршеринг; 
— каршеринг был более оправдан, чем общественный транспорт.

Особенно сложно будет обосновать, почему работник не использовал общественный транспорт. Поскольку он, как правило, дешевле, чем каршеринг.

Свои претензии проверяющие могут направить в адрес учреждения в целом и в адрес бухгалтера. Когда ревизоры имеют право адресовать замечания бухгалтеру, читайте далее.

За какие действия несет ответственность бухгалтер

Утверждает произведенные расходы руководитель учреждения, а не бухгалтер. Сотрудник по произведенным расходам должен заполнить авансовый отчет (ф. 0504505). А на его основании бухгалтер отражает в учете записи по уменьшению дебиторской задолженности подотчетного лица (п. 216 Инструкции № 157н). То есть ответственность за решение вопроса — принимать или не принимать расходы, которые произвел сотрудник, — несет руководитель. Об этом же говорится в Методических указаниях № 52н, в разъяснениях к порядку заполнения первичного документа — авансового отчета (ф. 0504505).

Авансовый отчет (ф. 0504505) — это сводный учетный документ. Он не содержит уникальной информации, а только обобщает информацию из других документов.

Так, в авансовом отчете должны быть сведения:

— о выплате аванса или возмещении перерасхода подотчетному лицу; 
— о возврате остатка аванса; 
— о произведенных расходах.


Документ

Стандарт «Концептуальные основы» утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н

Законодательством об учете в госсекторе установлены строгие требования к документам, на основании которых допускается отражать в учете факты хозжизни. Они приведены в пункте 25 стандарта «Концептуальные основы». Кратко их можно изложить так, как показано на схеме ниже.

Схема. Какие первичные документы можно принимать к учету

На бухгалтера можно возложить ответственность за принятие к учету документов, в том числе использованных как основание для заполнения сводного учетного документа. Но только если первичка составлена не по унифицированной форме, в ней нет обязательных реквизитов или такие первичные документы не утверждены в учетной политике.

По каким документам законно принимать расходы сотрудника на каршеринг


Совет

Налоговики считают, что расходы на каршеринг можно учесть (письмо УФНС по Москве от 28.01.2019 № 13–11/011687)

Чтобы избежать ссор с сотрудниками и претензий ревизоров, нужно разработать локальный акт, где прописать, какие расходы могут проводить сотрудники. Например, разработать порядок командирования сотрудников. В этом локальном документе четко установите перечень расходов, которые бухгалтерия будет принимать к учету и которые не примет ни при каких условиях. С данным порядком работников знакомят по подпись.

Если в порядке предусмотрите возможность использовать услуги каршеринга, тогда потребуется разработать документ, который сотрудники обязаны будут прилагать к авансовому отчету. Это может быть, например, отчет о расходах сотрудника. Он предназначен для документального оформления фактов хозяйственной жизни, связанных с приобретением услуг, работ на нужды учреждения, по которым подрядчик применяет электронную форму документирования. Какие данные должен содержать отчет о расходах сотрудника, чтобы у проверяющих не возникло вопросов, смотрите в образце.

Образец. Отчет о расходах сотрудника