Все статьи номера
Не прочитано
8
Август 2019года
Работники

Как учесть личные вещи, которые персонал использует летом в служебных целях

Ольга НАЗАРУК, начальник финансово-экономического управления бюджетного учреждения


Документ

Приказ Минтруда от 21.02.2019 № 103н «Об утверждении профессионального стандарта „Бухгалтер“»

Чтобы понять, учитывать личное имущество сотрудника или нет, нужно определить, как его будут использовать в работе учреждения. Например, сменную обувь или оставленный на работе зонт никто не попросит вас учитывать. Как правило, вещи сотрудника могут участвовать в жизни учреждения в трех ситуациях.

Имущество используют в уставных целях все сотрудники и потребители услуг учреждения. Например, стулья или тумбочки.

При выполнении служебных обязанностей имуществом пользуется хозяин вещи. Например, собственным личным компьютером или ноутбуком.

Имущество используется для личных целей сотрудника, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Например, вентилятор или чайник.

Прежде чем отразить вещи в учете, работодателю и сотруднику предстоит решить, как имущество участвует в деятельности учреждения. Затем оформить отношения документально. Рассмотрим в статье, как учесть и оформить имущество по каждому случаю.


На заметку

Передачу имущества от сотрудника оформите актом о приеме-передаче (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 20 стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н)

Вещи используют в уставных целях сотрудники и потребители услуг

Если вещи используют в уставнух целях, лучше оформить договор безвозмездного пользования или аренды. В нем прописать все существенные условия передачи имущества, в том числе размер оплаты, если нужно. Такие выплаты считаются налогооблагаемым доходом сотрудника, но не признаются объектом обложения страховыми взносами. НДФЛ начислять и удерживать придется при фактической выплате арендной платы (ст. 224, п. 4 ст. 226 НК).

Так как вещи будут объектом операционной или финансовой аренды, их нужно отразить в учете на балансовых счетах. При операционной аренде — на счете 0 111 40 000. При финансовой — на счете 0 101 00 000 (п. 18 стандарта «Аренда», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 258н).

Пример 1. Учреждение в рамках платной деятельности заключило договор аренды с начальником отдела Иваном Петровым (арендодатель).

Объект аренды — личный компьютер, который будут использовать несколько сотрудников — контролировать выполнение производственного графика. Срок действия договора — с 1 июля по 31 декабря.

Ежемесячная арендная плата за компьютер — 1200 руб. Общая сумма арендных платежей по договору — 7200 руб. (1200 руб. × 6 мес.).

В учете бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 2 111 44 351    КРЕДИТ 2 302 24 737
— 7200 руб. — принято к учету право пользования компьютером;

ДЕБЕТ 2 109 60 224    КРЕДИТ 2 104 44 451
— 1200 руб. — начислена амортизация на полученное право в сумме ежемесячных арендных платежей;

ДЕБЕТ 2 302 24 837    КРЕДИТ 2 303 01 731
— 156 руб. (1200 руб. × 13%) — удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 2 302 24 837    КРЕДИТ 2 201 34 610
— 1044 руб. (1200 — 156) — отражена выплата арендной платы за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях. Одновременно увеличен забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 224 КОСГУ);

ДЕБЕТ 2 104 44 451    КРЕДИТ 2 111 44 451
— 7200 руб. — возвращен сотруднику арендованный компьютер, когда закончился срок действия договора аренды, на основании акта о приеме-передаче.

Сотрудник пользуется имуществом лично, но в рамках уставной деятельности

Если работник использует, например, личный компьютер только сам для выполнения служебных обязанностей, с ним заключают соглашение об использовании личного имущества в служебных целях. Работнику придется выплачивать компенсацию за использование и износ личного имущества. Эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК).

Если имущество не оформить должным образом, при проверке контролеры могут посчитать его излишками. В таком случае придется ставить имущество на баланс и платить налог на прибыль. Рассмотрим пример.


На заметку

Суд встанет на сторону контролеров, если на личный ноутбук главбуха установить бухгалтерскую программу за счет субсидии на госзадание (решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу № 12–490/2017)

Пример 2. Муниципальное бюджетное учреждение установило на личный ноутбук главного бухгалтера бухгалтерскую программу, которую купили за счет субсидии на госзадание. Причем ноутбук не стали отражать в учете.

Орган финансового контроля наложил штраф в размере 20 000 руб. на руководителя учреждения за нецелевое использование средств субсидии на выполнение задания учредителя (ст. 15.14 КоАП). Руководитель не согласился с решением контролирующих органов и обратился в суд. Однако суд встал на сторону контролирующего органа.

Суд не принял довод директора о том, что программа не использовалась для обслуживания иных организаций. Ведь директора наказали за факт установки программного обеспечения, которое учреждение приобрело за счет бюджетных средств, на личный компьютер главного бухгалтера, а не за применение этого программного обеспечения для обслуживания каких-либо иных организаций.

Чтобы контролеры не выписали штраф, учреждение должно было оформить право пользования личным компьютером.

Объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, у учреждения также не возникает и права пользования данным объектом, поскольку права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, которое находится в учреждении с согласия или ведома работодателя, нельзя учитывать на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абз. 3 п. 8 стандарта «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н).


На заметку

Если имуществом будут пользоваться в уставных целях все сотрудники и потребители услуг, денежную компенсацию, предусмотренную статьей 188 ТК, сотруднику назначать не нужно

Для учета личного имущества в подобной ситуации используют забалансовый счет. Однако какой именно, в законодательстве не сказано. Поэтому учреждение может ввести свой дополнительный счет, утвердив его в учетной политике (п. 332 Инструкции № 157н).

Работник пользуется имуществом для личных целей, не связанных с уставной деятельностью учреждения







На заметку

Если учреждение на личное имущество сотрудника тратит свои деньги, лучше учесть вещи, чтобы избежать разногласий с ревизорами

Этого варианта отношений желательно избегать. Особенно перед инвентаризацией. Попросите сотрудников на время проверки забрать личные вещи домой. Однако, если такая ситуация все же сложилась, с сотрудником заключают договор хранения (гл. 47 ГК). Это связано с тем, что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает, то есть оно используется исключительно для нужд сотрудников. Соответственно, вещи можно учитывать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н).

На возможность учета личного имущества работников, которое постоянно находится на территории учреждения и используется ими исключительно в личных целях, на забалансовом счете 02 указывает их несоответствие понятию актива.