Все статьи номера
Не прочитано
9
Сентябрь 2019года
Контроль

Памятки, которые научат сотрудников заполнять авансовый отчет с первого раза

Мария БЕЛЯЕВА, старший преподаватель департамента общественных финансов Финансового университета при Правительстве РФ, аттестованный преподаватель ИПБР

Новые права главбуха


Документ

Порядок заполнения авансового отчета утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н

Только половине ваших коллег повезло иметь дело с дисциплинированными сотрудниками, которые не доставляют хлопот с авансовыми отчетами (см. итоги опроса ниже). Некоторым подотчетникам бухгалтеру приходится постоянно возвращать первичку или вовсе заполнять за них документ. Отсюда споры с сотрудниками, трата нервов и времени.

Часто ли вам приходится возвращать или исправлять авансовые отчеты подотчетников?

В конце июля у главбуха появилось законное основание требовать от сотрудников правильно заполненные и оформленные первичные документы. Такое право чиновники утвердили на законодательном уровне (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). А это повод привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, которые неправильно заполняют первичку, в том числе авансовые отчеты. Ведь за достоверность сведений и качество первичных документов отвечает подотчетник (п. 24 стандарта «Концептуальные основы», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н). Если же бухгалтер принял отчет с ошибками, без первичных документов или с документами, в которых нет обязательных реквизитов, за ошибки ответит именно он. Поскольку обязан проверить наличие и обоснованность расходов, а также убедиться, что подотчетник заполнил форму правильно. В противном случае он не должен принимать авансовый отчет.

Из-за каких ошибок не примут расходы

Ошибки можно разделить на две группы: значительные и незначительные. Чтобы их минимизировать, раздайте памятки (см. ниже) сотрудникам и предложите заполнять по ним авансовые отчеты. Тогда проверка документа займет у вас меньше времени. Для вас тоже есть памятка — какие реквизиты проверить в отчете. Мы составили ее на основе анализа ошибок, которые ревизоры находят при проверках. Значительные ошибки помечены знаком , а незначительные — знаком .