Все статьи номера
Не прочитано
9
Сентябрь 2019года
Доходы и расходы

Когда и как исправлять ошибки в зарплате. Примеры с проводками

Дмитрий ЖУКОВСКИЙ, преподаватель учебного центра «Бизнес ИТ»

Если проверяющие нашли ошибку в начислениях, это еще не означает, что виноват бухгалтер-расчетчик. Чтобы установить виновного, проводят служебное расследование. Ведь своевременное и правильное начисление зарплаты зависит от многих людей (см. таблицу).

Кто может быть виновен в ошибочных начислениях

ДолжностьОбязанности
Руководитель учрежденияУтверждает, в частности, распоряжения о назначении надбавок и доплат
ЮристКонтролирует законность назначения надбавок и доплат
КадровикДокументирует все обстоятельства, влияющие на назначение надбавок и доплат
Руководитель подразделенияОтвечает за достоверность данных табельного
учета
Бухгалтер-расчетчикВыполняет арифметический расчет заработной платы на основании данных, предоставленных другими службами учреждения, а также проверяет эти данные в пределах своих должностных обязанностей

Например, ревизоры выявили, что учреждение излишне начислило заработную плату из-за надбавки, на которую сотрудник не имел законного права. Работник при этом не проявил недобросовестности.

В таком случае виновных в ошибке может быть двое: юрист, который не проверил законность назначения надбавки, или руководитель. Последний будет виновным, если юрист письменно известил о незаконности надбавки, но начальник не обратил на это внимания и решил выплатить надбавку.

Бухгалтер учреждения в подобной ситуации не должен нести ответственность, потому что он не уполномочен контролировать законность решений о предоставлении надбавок.

Рассмотрим, как поступать, если по итогам проверки обнаружили, что ошиблись в начислениях сотруднику.

Недоплатили заработную плату

Если обнаружили, что выплатили сотруднику не всю сумму заработной платы, доплатите. Доначисление зарплаты отразите в учете так же, как и текущее начисление. Счета по исправлению ошибок при этом не применяйте, если не доплатили в текущем году.


Важно

Как исправлять ошибки в учете, сказано в стандарте «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденном приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н

Когда произошла ошибка: в прошлом месяце или год назад, не имеет значения. Если орган, рассматривающий трудовой спор о денежных требованиях работника, сочтет их обоснованными, придется выплатить сумму в полном размере (ст. 395 ТК). При этом за защитой своего права по спорам о невыплате или неполной выплате зарплаты сотрудник может обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты этих сумм (ст. 392 ТК). Срок начинают отсчитывать со дня, когда сотруднику должны были выдать зарплату. Например, день выплаты зарплаты — 5 сентября 2018 года, тогда один год истечет 5 сентября 2019 года. Такую позицию подтверждают и суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 14.01.2014 № 33–179/2014(33–15882/2013)).

Если сотрудник пропустит срок обращения по уважительной причине, суд его может восстановить. Уважительные причины — это, в частности, болезнь, нетрудоспособность члена семьи сотрудника, за которым требовался уход, командировка, обстоятельства непреодолимой силы (ч. 4 ст. 392 ТК, абз. 5 п. 5 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2).

Помимо доплаты, начислите сотруднику компенсацию за задержку причитающихся выплат. Если размер компенсации не установлен в трудовом или коллективном договоре, рассчитайте ее исходя из 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки (ст. 236 ТК). Выплату компенсации отразите в бухучете по подстатье 296 КОСГУ в увязке с КВР 853.

Обязанность выплатить компенсацию для учреждения является ущербом. Следовательно, виновные должны возместить эти суммы. Начисление задолженности виновных лиц — по подстатье 145 КОСГУ и КФО 2. В учете можно зачесть встречные требования прямой проводкой. Но так как корреспонденция счетов нетиповая, ее нужно утвердить в учетной политике. В бухучете надо сделать запись:

ДЕБЕТ 2 209 45 567    КРЕДИТ 2 302 96 737
— начислена компенсация за задержку заработной платы.

Переплатили заработную плату

Зарплату, излишне выплаченную работнику, можно взыскать лишь в трех случаях:

— бухгалтер допустил счетную ошибку; 
— орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труда или простое; 
— суд установил, что зарплату излишне выплатили работнику из-за его неправомерных действий.


Важно

Обязанность уплатить зарплату сотруднику в полном объеме возникает у учреждения в силу его трудовых отношений. Поэтому доплата за прошлые периоды не является ущербом

Допустим, сотруднику назначили надбавку, на которую он не имел права. В таком случае арифметические подсчеты сделаны правильно, поэтому счетной ошибки нет. Если же бухгалтер берет верные цифры, например оклад 10 000 руб., надбавку 10 процентов от оклада, а в результате получает надбавку в размере 2000 руб., то это будет квалифицировано как счетная ошибка.

Рассмотрим еще одну ситуацию.

Пример. Сотруднику начислили оплату по временной нетрудоспособности и заработную плату за одни и те же дни.

В этом случае нет недобросовестности сотрудника.

Бухгалтер утверждает, что это счетная ошибка программы. По мнению бухгалтера, ошибка программы в том, что та не распознала ошибочно введенные данные. Значит, речь идет об ошибке при подготовке исходных данных для расчета.

Такой же точки зрения придерживается и Верховный суд, который указал, что счетной является ошибка, допущенная в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не признаются (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Если учреждение не может вернуть излишне выплаченную зарплату за счет сотрудника, ущерб должны возместить виновные лица. Суммы, полученные в возмещение ущерба, являются собственными средствами учреждения.


Важно

При отсутствии недобросовестности со стороны сотрудника и счетной ошибки не возвращают в качестве неосновательного обогащения зарплату и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда жизни или здоровью, алименты (ст. 1109 ГК)

В учете делают проводку:

ДЕБЕТ 2 209 45 567    КРЕДИТ 2 401 10 145
— начислена задолженность виновных лиц.

Если ошибка была, например, счетной, то ошибку 2018 года необходимо исправить через специальные счета:

ДЕБЕТ 0 401 28 211    КРЕДИТ 0 302 11 737 (СТОРНО)
— сторнирована ошибочно начисленная заработная плата;
ДЕБЕТ 0 304 86 837    КРЕДИТ 0 302 11 737 
ДЕБЕТ 0 206 11 567    КРЕДИТ 0 304 86 737
— переведена задолженность по переплате на счет по авансам.

Исправительные записи, а также проводки по закрытию счетов делают на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833). Операции отражают в отдельном регистре — журнале по прочим операциям (ф. 0504071) с признаком «Исправление ошибок прошлых лет». На основе журнала формируют сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503773).

Шпаргалка

Ошибка счетная. При каких условиях можно удержать переплату

В статье 137 ТК названо два условия:

1) работник не оспаривает основание и размер переплаты;

2) приказ об удержании переплаты руководитель подписал в течение месяца со дня окончания срока, который установлен сотруднику для возврата аванса или неправильно исчисленных выплат (ч. 3 ст. 137 ТК).

Если оба условия выполняются, можете удержать переплату. В противном случае предложите работнику внести излишне выданную сумму добровольно. Если он отказывается, взыщите долг через суд или простите.