Все статьи номера
Не прочитано
12
Декабрь 2019года
Документация

Как правильно распределить отпуска между бухгалтерами в графике на 2020 год

Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Предложите работникам бухгалтерии записать свои пожелания о конкретных датах отпуска в специальную ведомость. Ее форма произвольная. Вы можете использовать образец далее. Раздайте ведомость своим сотрудникам, пусть укажут желаемые даты. Если бухгалтер пока не определился с точными датами отпуска, попросите его указать ориентировочные. Поясните, что при необходимости время отдыха можно будет перенести, но новые даты придется согласовать с руководством. Пустые строки в графике оставлять нельзя. Иначе проверяющие наложат штраф и судьи их поддержат (решение Засвияжского районного суда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12–556/2017). Прочитайте далее ответы на часто задаваемые вопросы ваших коллег по составлению графика отпусков. Учтите их, когда будете составлять свой.

Как заполнить ведомость планируемых отпусков сотрудников бухгалтерии на 2020 год

Учреждение решило отражать дни неиспользованного отпуска в графике на 2020 год​​​
Попросите работников указать не просто месяц планируемого отпуска, а точные даты его начала и завершения
Одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Другие части могут быть любыми, если пределы общей продолжительности отпуска при этом не будут нарушены

У кого есть приоритет по времени отдыха

Узнавать и учитывать пожелания сотрудников — в интересах самого учреждения. Не сделаете этого на этапе планирования отпусков — потом придется заставлять бухгалтеров отдыхать в даты, которые окажутся для них неудобными.


На заметку

Если в течение года льготники попросят отпуск в даты не по графику, придется отпустить их отдыхать по заявлению

Многие категории сотрудников по закону имеют право взять отпуск в любое удобное для себя время (см. таблицу). Если пожелания по отпускам у нескольких человек совпали, приоритет отдайте льготникам. В течение года вы будете обязаны предоставить им отпуск по графику. Остальных попросите запланировать отпуск на другие периоды с учетом загруженности учреждения. То есть распределите даты отпусков так, чтобы было кому работать не только в летние месяцы, но и в самые тяжелые по загруженности периоды. Например, в период сдачи отчетности.

Учитывайте не только бухгалтерскую отчетность, но и зарплатную. Сдать 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2019 год вам нужно будет до 1 марта, а не как раньше — не позднее 1 апреля (ст. 230 НК). Срок сдачи расчета по страховым взносам не изменился (РСВ). РСВ нужно сдать не позднее 30 января. Напомним, что сроки сдачи бухгалтерской отчетности устанавливает учредитель.

Работники, которые имеют право взять отпуск в удобное для себя время

Категория работниковДокумент, который подтвердит льготуНорма законодательства
Сотрудник, которого до этого отозвали из отпускаПриказ об отзыве из отпускаСтатья 125 ТК
Совместитель*Справка с основного места работыСтатья 286 ТК
НесовершеннолетнийПаспортСтатья 267 ТК
Работник, жена которого находится в отпуске по беременности и родамКопия листка нетрудоспособности по беременности и родамСтатья 123 ТК
Сотрудница непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после негоЛисток нетрудоспособности по беременности и родамСтатья 260 ТК
Работник, усыновивший ребенка
в возрасте до трех месяцев
Свидетельство о рождении и документ об усыновленииСтатья 122 ТК
Сотрудник, у которого трое или более детей младше 12 лет**Свидетельство о рожденииСтатья 262.2 ТК, Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ
Один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 летДокумент, который подтвердит родство, попечительство или опеку над ребенком-инвалидомСтатья 262.1 ТК
Муж (жена) военнослужащего во время отпуска жены (мужа)Справка с места службы супругаСтатья 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ
Сотрудник, работающий на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности, если сопровождает ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другом регионеСвидетельство о рожденииСтатья 322 ТК
Почетный донор РоссииУдостоверение почетного донораСтатья 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Сотрудник, который пострадал
от Чернобыльской катастрофы
Удостоверение пострадавшего от воздействия радиацииСтатья 14 Закона
от 15.05.1991 № 1244-1
Инвалид войны, ветеран боевых действийУдостоверение инвалида войны или ветерана боевых действийСтатьи 14, 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ
* Совместителю предоставляют отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. 
** Возраст ребенка определяйте на 1 января года предоставления отпуска. Если одному из троих детей исполняется 12 лет в январе или другом месяце 2020 года, работник не теряет права на внеочередное предоставление ежегодного отпуска в течение года.

На заметку

Положен ли работающему пенсионеру оплачиваемый допотпуск и может ли он уйти отдыхать в удобное для него время

Дополнительный оплачиваемый отпуск для пенсионеров законом не предусмотрен. Они могут получить его, если одновременно относятся к льготным категориям сотрудников, перечисленным в таблице на стр. 63. Например, работают во вредных условиях, на Крайнем Севере, являются ветеранами ВОВ, инвалидами или почетными донорами России. Но такие работники получают его не из-за того, что они пенсионеры, а потому что трудятся в особых условиях или имеют особый статус.

С точки зрения Трудового кодекса работающий пенсионер — обычный сотрудник. Он не имеет приоритетного права выбора по датам отдыха.

Какие отпуска включать в график

В графике указывайте три вида оплачиваемого отпуска: ежегодный, дополнительный и не использованный в прошлые годы. Последний законодательство не требует отражать в графике на новый календарный год. Но если ограничиться только ежегодным и дополнительным отпусками, то придется вести учет неотгулянных дней в другом документе, иначе сотрудники будут бесконтрольно накапливать отпуска.

Заранее внесите в ведомость количество дней оплачиваемых отпусков по каждому работнику (см. образец выше). Тогда сотруднику останется только поставить даты отдыха и расписаться напротив своих данных. Сведения об отпусках пяти видов в график включать не нужно (см. список ниже). Проверьте, чтобы в ведомости по вашему подразделению информации об этих отпусках не было.

Пять отпусков, которые включать в график не нужно

Не включайте в график отпусков
Учебный отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы
Декретный отпуск
Отпуск по уходу за ребенком
Отпуска тех, кто планирует выйти из отпуска по уходу за ребенком (такие сотрудники вправе взять отпуск в удобное для них время)

Как разделять отпуска на части

Бухгалтер вправе разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части по согласованию с работодателем. Хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Другие части могут быть любой продолжительности. Главное, чтобы пределы общей продолжительности отпуска, который положен работнику, не были нарушены (ст. 125 ТК).

Если у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска, он не может в графике отпусков на следующий год приплюсовать эту часть отпуска к части отпуска текущего года, чтобы в сумме получилось 14 календарных дней. Не использованные в предыдущие рабочие годы дни отпуска разрешено только присоединять к отпуску за текущий. Заменить ими часть дней отдыха в текущем году нельзя. Иначе учреждение нарушит норму статьи 125 ТК (письмо Минтруда от 24.09.2019 № 14–2/ООГ-6958).


На заметку

Ознакомьте бухгалтеров с утвержденным графиком под подпись. В унифицированной форме № Т-7 для этого нет отдельной графы. Проблему можно решить одним из двух способов: дополнить эту форму графой «Ознакомлен (дата, подпись)» или оформить отдельный журнал или ведомость

Пример. Сотрудник не отгулял пять дней отпуска за прошлый рабочий год.

В графике отпусков на 2020 год отпуск на 14 из 28 календарных дней текущего года запланирован всего один раз. Остальные части короче. Если в двухнедельный отдых включить пять накопленных дней прошлогоднего неиспользованного отпуска, получится, что за текущий год работодатель предоставит только девять дней отдыха. Решить проблему можно одним из трех способов.

1. Предоставить сотруднику отпуск на 19 календарных дней: 14 за текущий год и пять за прошлый.

2. Отправить работника на пять календарных дней неиспользованного отпуска за 2019 год отдельно.

3. Прибавить пять дней прошлогоднего отпуска к меньшей части отпуска за 2020 год.

Отражать ли новых работников в графике отпусков после его утверждения

Отражать или нет новичков в уже утвержденном графике, учреждение решает самостоятельно. У вас есть два варианта.

Первый вариант — не добавлять новичков в график. Когда новый сотрудник решит отдохнуть, он напишет заявление и руководитель издаст приказ об отпуске.

Второй вариант — указывать в графике новых сотрудников. Но в этом случае придется оформить еще один график, куда вы будете вносить данные о новичках. Если в учреждении есть профорганизация, график надо согласовать с ней, а затем утвердить. Приложите допграфик к основному.

Отразите выбранный вариант в локальном акте (например, в положении об отпусках). Если решили включать в график новых работников, установите порядок его оформления.