Все статьи номера
Не прочитано
12
Декабрь 2019года
Контроль

Конец года. В каких ситуациях паникует бухгалтерия и как все спокойно решить

Елена КРАВЧЕНКО, методолог компании «БАРС», преподаватель бухгалтерского учета, налогообложения, экономического анализа учебного центра «Интеллект-Сервис», главный бухгалтер

История о переживаниях бухгалтеров под конец года 

Остались деньги на лицевом счете под конец года

Причина беспокойства: их две. Первая — страх достался бухгалтерам по наследству от предыдущих коллег. Такое неписаное правило было установлено в начале 2000-х, когда финорганы требовали подчистить счета в конце года, иначе финансирование на следующий год урезали. По привычке бухгалтеры опасаются давно устарелой догмы и сейчас.

Вторая причина — дополнительное финансирование, поступающее от учредителя в конце года, которое учреждение не успевает направить на закупку.


Важная деталь

Не использованные в текущем финансовом году остатки средств субсидии на госзадание можно использовать в очередном финансовом году для достижения целей, ради которых учреждение создано (ч. 3.15 ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ)

Когда можно не беспокоиться: если полностью выполнили госзадание. Средства субсидии на госзадание могут забрать, только если учреждение не выполнило его полностью. Если госзадание выполнили, остаток субсидии вы сможете потратить в 2020 году на уставные цели. Поэтому не спешите избавляться от средств субсидии лишь для того, чтобы под конец года у вас на лицевом счете был нулевой остаток. Деньги, освоенные любой ценой, имеют плачевные последствия. Это нецелевой расход, оплата за невыполненные работы под честное слово исполнителя, о чем он даже не вспомнит в следующем году, закупки, которые оказались никому не нужны. Если остались целевые деньги, подтвердите учредителю потребность в этих суммах. Получите разрешение от учредителя и используйте их в следующем году. 31 декабря — это конец финансового года, за которым последует новый финансовый период. А средства на лицевых счетах, будь то субсидия на выполнение государственного (муниципального) задания или целевые деньги, можно будет потратить в 2020 году.

Когда опасения оправданны: если во второй половине декабря вам перечислили дополнительные деньги, а лимит по закупкам у единственного поставщика уже исчерпан. В этом случае вы не успеете провести закупку и освоить допсредства.

Путаница с декабрьской зарплатой

Причина беспокойства: казначейство приостанавливает операции за три рабочих дня до конца года, боязнь получить штраф от ГИТ.

Когда можно не беспокоиться: если по положению об оплате труда выдать зарплату вы должны после 10-го числа. После 10 января казначейство и финансовые органы начнут работать в обычном режиме, поэтому вы успеете выплатить зарплату без нарушений. Перечислив зарплату в декабре, вы рискуете нарушить требование о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК, ст. 5.27 КоАП). За это могут оштрафовать: должностных лиц на сумму от 10 000 до 20 000 руб., а учреждение — от 30 000 до 50 000 руб.

Когда опасения оправданны: если срок выплаты зарплаты приходится на новогодние каникулы (с 1 по 8 января 2020 года), то вы обязаны выплатить зарплату за вторую половину декабря в декабре (ч. 8 ст. 136 ТК). Если на 9 и 10 января и вы сомневаетесь, что в этих числах казначейство и финансовые органы начнут работать в штатном режиме, также расплатитесь с сотрудниками в декабре.

Есть риск, что в конце года кто-то из сотрудников изменит Ф. И. О. или расчетный счет банковской карты. Поэтому за несколько дней до выплаты заработной платы попросите сотрудников в случае изменения реквизитов сообщить об этом в бухгалтерию. Как не нарушить сроки выплаты заработной платы в конце 2019-го и январе 2020 года, читайте в статье.

На заметку

Перейдем ли в 2020 году на четырехдневную рабочую неделю и успеем ли выполнять свои обязанности

В августе Федерация независимых профсоюзов России направила в Минтруд предложение сократить рабочую неделю до четырех дней при сохранении зарплат. Ведомство, в свою очередь, подготовило и направило Правительству доклад по вопросу введения в перспективе четырехдневной рабочей недели. Но инициатива по переходу на четырехдневную рабочую неделю пока не нашла поддержки ни на одном предприятии страны. Об этом сообщил журналистам заместитель министра экономического развития Петр Засельский. Поэтому в 2020 году пока работаем по-старому — с пятидневной рабочей неделей.

Не законченная в этом году инвентаризация


Документ

Порядок проведения инвентаризации установите в учетной политике (стандарт «Концептуальные основы учета и отчетности», утвержденный приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н)

Причина беспокойства: до начала действия федеральных стандартов по учету для учреждений госсектора инвентаризацию завершали до 31 декабря. По привычке бухгалтеры опасаются устарелой догмы и сейчас.

Когда можно не беспокоиться: если срок сдачи отчетности позже новогодних праздников. Не старайтесь закончить инвентаризацию непременно в этом году. Обязанности завершить ее до 31 декабря в нормативных актах нет. Так, если сдаете отчетность в конце января или даже в феврале, то можете закончить инвентаризацию в 2020 году и отразить ее результаты в регистрах 2019 года.

Итоги инвентаризации нужно показать в годовой отчетности за 2019 год. Сроки представления отчетности устанавливает учредитель, и поэтому у учреждения есть возможность закончить инвентаризацию, например, в январе. В этом случае завершение инвентаризации после 31 декабря будет событием после отчетной даты. Выявленные излишки или недостачи отражают в регистрах бухгалтерского учета последней рабочей датой отчетного года.


На заметку

Бухгалтерские записи не означают, что материально ответственное лицо, у которого обнаружена недостача, является виновным

Когда опасения оправданны: если срок сдачи отчетности попадает у вас на январские праздники, тогда закончить инвентаризацию нужно в декабре. Ведь у сотрудников учреждения официальные праздничные дни.

Недостача по итогам инвентаризации

Причина беспокойства: конфликты с сотрудниками накануне праздника, поскольку надо будет выявить виновного и истребовать с него компенсацию ущерба. Это может стать причиной конфликтов и ухудшить отношения в рабочем коллективе.

Когда можно не беспокоиться: сообщать сотруднику о недостаче и возмещении ущерба вам не нужно. Определяет вину ответственного лица при недостаче не бухгалтер, а комиссия. Именно она должна проводить все необходимые действия. Когда получите от комиссии документы, отразите ущерб в учете.

Когда опасения оправданны: при недостаче вы неправильно зафиксировали недостачу и отразили задолженность по возмещению ущерба. В учете составьте проводки:

ДЕБЕТ 0 401 10 172    КРЕДИТ 0 100 00 3ХХ
— списаны матценности, которые не обнаружили при инвентаризации;
ДЕБЕТ 0 209 7Х 567    КРЕДИТ 0 401 40 172
— начислена дебиторская задолженность по доходам будущих периодов от возмещения ущерба имуществу.

30
тыс. руб. —

максимальный штраф, который грозит главбуху за включение в отчетность показателей, не подтвержденных регистрами или первичными учетными документами (ст. 15.15.6 КоАП)

Доход вы должны признавать в учете в результате совершения фактов хозяйственной жизни или наступления событий, по которым ожидаете получить экономические выгоды или полезный потенциал, а также когда сумму дохода можно надежно определить. При начислении доходов от возмещения ущерба критерии признания текущих доходов не выполняются, так как нет уверенности в будущем поступлении экономических выгод или полезного потенциала. Это означает, что текущие доходы вы будете признавать в бухучете, когда комиссия установит виновного, степень его ответственности и сумму ущерба.

Отсутствие первичных документов

Причина беспокойства: это действительно оправданный страх. Ведь есть риск сдать недостоверную отчетность.

Когда можно не беспокоиться: если не получили первичку вовремя, есть способ себя обезопасить. Штрафа за искаженную отчетность не будет, если допустили ошибку по вине других лиц. Например, если сотрудник не сдал авансовый отчет или отдел закупок не оповестил вас о заключенном контракте (ч. 5 ст. 15.15.6 КоАП). Но просто так тоже не ждите. Во-первых, у вас должен быть утвержденный график документооборота, в котором прописаны по максимуму все сроки и ответственные лица. Во-вторых, письменно напоминайте о срыве сроков должностным лицам и оставляйте себе копии таких обращений. Если не получите первичку после неоднократных письменных обращений, напишите об этом в пояснительной записке к отчетности, например, так:

«В представленной отчетности не отражены первичные документы <перечень документов с указанием периода, контрагента, факта хозяйственной жизни> в связи с их непредставлением к моменту сдачи отчетности».

Когда опасения оправданны: если в учреждении нет четкого графика документооборота и вы просто ждете недостающие документы от поставщиков, авансовые отчеты сотрудников, приказы, решения комиссий и т. д. При этом не напоминаете ответственным лицам письменно о срыве сроков. В таком случае отвечать за ошибки будете вы.

Шпаргалка

Сколько и как хранить первичку и регистры

Упорядоченные и подшитые первичные документы храните установленное количество лет, иначе грубо нарушите требования к бухгалтерскому учету (ст. 15.15.6 КоАП). Сегодня сроки хранения определены приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, но вскоре их планируют изменить. В частности, это коснется:

— налоговых деклараций и документов о разногласиях по вопросам налогообложения (переписка) — их будут хранить не пять, а шесть лет; 
— реестров сведений о доходах физлиц — пять лет вместо 75; 
— счетов-фактур — пять лет вместо четырех; 
— образцов подписей материально ответственных лиц — пять лет после смены материально ответственного лица, а не как сейчас, то есть сколько нужно, но не менее пяти лет.

Нет времени на учетную политику '2020

Причина беспокойства: с нового года меняется законодательство, если не актуализировать учетную политику, будут претензии от ревизоров.

Когда можно не беспокоиться: если факты хозяйственной жизни, которые вы отражаете в учете, соответствуют положениям учетной политики.Учетную политику применяют последовательно из года в год. Не нужно ее корректировать каждый год, если не изменяется законодательство и вы не меняете правила учета. С 1 января 2020 года начнут действовать очередные стандарты по учету. Но уточнять методологию учета и вносить изменения в учетную политику надо не по всем стандартам (см. таблицу ниже). В январском выпуске прочтите нашу статью об учетной политике и на ее основе внесите изменения в свой документ.

Когда опасения оправданны: если фактический учет отличается от положений учетной политики.

Что изменить в учетной политике на 2020 год

Наименование стандартаКакие правила вноситПотребует ли вносить изменения в учетную политику
«Запасы» (приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н)Вводит новую группировку ценностей, относимых к матзапасам. Напомним: в группу объединяются объекты, информация о которых в отчетности раскрывается одной строкой, то есть применяется аналитический счет учетаВносить изменения в рабочий план счетов необходимо только в том случае, если будет скорректирован единый план счетов в Инструкции № 157н
«Долгосрочные договоры» (приказ Минфина от 29.06.2018 № 145н)Обяжет признавать доходы будущих периодов по договорам, срок действия которых более одного года. Такие договоры чаще всего встречаются в сфере образования, но многие учреждения уже фактически применяют данный стандарт после ввода в действие стандарта «Доходы», который также устанавливает необходимость отражения доходов будущих периодов, если доходы не отвечают признакам текущихВ учетной политике нужно уточнить, будете ли вы учитывать по новому стандарту договоры, срок действия которых менее года
«Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах» (приказ Минфина от 30.05.2018 № 124н)Устанавливает порядок признания и оценки: 
– резерва по претензиям, искам; 
– резерва по реструктуризации; 
– резерва по гарантийному ремонту; 
– резерва по убыточным договорным обязательствам; 
– резерва на демонтаж и вывод основных средств из эксплуатации
Чаще учреждения будут иметь дело с резервом по полученным претензиям, искам как судебного, так и досудебного характера. Формировать его и сейчас обязательно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 02-06-10/23392). Значит, тем, у кого уже есть опыт работы с таким видом резервов, уточнять учетную политику не потребуется
«Концессионные соглашения» (приказ Минфина от 29.06.2018 № 146н)Определяет правила учета, когда имущество учреждения передается в концессию без прекращения права оперативного управленияНет, так как основные операции учета доходов и расходов концедента осуществляет уполномоченный орган власти
«Бюджетная информация в бухгалтерской (финансовой) отчетности» (приказ Минфина от 28.02.2018 № 37н)Дает определение бюджетной информации. В стандарте указаны отчеты, в которых она представляется, и сказано, что правила заполнения отчетных форм определяются инструкциями № 33н и № 191нНет