Все статьи номера
Не прочитано
1
Январь 2020года
Доходы и расходы

Как отразить в учете декабрьский долг за коммуналку и электричество

Мария БЕЛЯЕВА, старший преподаватель Финансового университета при Правительстве РФ, консультант по бухгалтерскому учету в государственном секторе

Факты хозяйственной жизни надо отражать в том периоде, когда они произошли. Ссылаться на отсутствие оправдательных документов нельзя, если бухгалтер знает, что событие произошло. Яркий пример — кредиторская задолженность за коммунальные услуги и электричество, которые потребили в декабре. Ведь расчетные документы от поставщиков поступают в январе следующего года, а то и позже. А долг надо показать в отчетности за предыдущий год. Прочтите, как определить сумму долга и на основании чего его учесть.

Как учесть декабрьскую задолженность

Идеально, если документы на оплату услуг за отчетный год поступят в этом году до формирования отчетности. Тогда в учете можно просто отразить кредиторку на 31 декабря 2019 года. В результате в сведениях (ф. 0503769) будет отражена задолженность. На дату, когда по условиям договора следует оплатить услуги, надо учесть в 2020 году денежное обязательство.

Если расчетные документы за декабрьскую коммуналку и электроэнергию поступят после сдачи отчетности, есть два варианта решения. Первый — до сдачи отчетности в учетной политике прописать возможность создать резерв предстоящих расходов на оплату обязательств, по которым не поступили расчетные документы. Там же установить, по каким правилам начислять и расходовать резерв.

Резерв нужен, чтобы достоверно отразить данные о расходах учреждения за отчетный период. Так как отражают его на счете 0 401 60 000, остаток по резерву должен быть в отчетности за 2019 год.

Резерв сформировали в учете в отчетном периоде, а значит, его последующая корректировка не будет считаться ошибкой и не потребует раскрытия в пояснениях к отчетности (п. 23 стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н).

Комментарий эксперта

Поступление документов об оказанных услугах за предыдущий год — это не событие после отчетной даты

Если документы об оказанных услугах за предыдущий год поступили в начале текущего года, это нельзя рассматривать как событие после отчетной даты. На что прямо указано в пункте 5 стандарта «События после отчетной даты» (приказ Минфина от 30.12.2017 № 275н). Поэтому нормы порядка учета событий после отчетной даты, установленные стандартом, Инструкцией № 157н, учетной политикой учреждения, неприменимы, когда расчетные документы поступают в учреждение в следующем году.

Валерий БАГРИН, консультант по учету в организациях сектора государственного управления 

Если бухгалтер до сдачи отчетности не сформировал резерв, задолженность прошлого года придется отразить в текущем финансовом году. Но это повлечет корректировочные операции по исправлению ошибок прошлых лет. Нужно будет изменять входящие остатки бухгалтерской отчетности. Данный вариант плохой — ревизоры обязательно обратят на него внимание и упомянут об ошибках в своем акте. На схеме смотрите действия бухгалтерии.

Схема. Как действовать бухгалтеру при наличии обязательств, не подтвержденных оправдательными документами

Как формировать резерв

Рассмотрим, как действовать, если учреждение решило создать резерв по оплате обязательств прошлого года.

В учетной политике установить вид и порядок оценки резервов. В примерном фрагменте ниже приведены формулировки учетной политики. Прочтите их и убедитесь, что в вашей учетке вы все предусмотрели.

Примерный фрагмент учетной политики о резерве предстоящих расходов

Провести инвентаризацию обязательств. При такой проверке выявляют факты хозяйственной жизни, произошедшие в отчетном периоде, особенно в декабре, но оправдательные документы по которым не поступили в бухгалтерию. Инвентаризацию обязательств можно провести и в январе, но до формирования отчетности. При проверке заполняют инвентаризационную опись по обязательствам. Ее форму утверждают в учетной политике (см. образец 1).

Образец 1. Как заполнить инвентаризационную опись по обязательствам

Денежное обязательство
Денежное обязательство
Укажите причину, по которой не приняли обязательство

Рассчитать резерв. Для расчета резерва бухгалтерии потребуются данные от ответственных лиц по соответствующему направлению работы: энергетика, кастелянши, завхоза. Эти сотрудники должны представить сведения о потребленном объеме услуг и их стоимости. Оформить расчет резерва можно в регистре, например используя журнал расчета резерва. Его форму утверждают в учетной политике (см. образец 2).

Образец 2. Журнал расчета резерва

Ф. И. О сотрудника
Ф. И. О сотрудника
Обязательно получите подпись ответственного лица

Начислить сумму в бухгалтерском учете на счете 0 401 60 000. По результатам выполненной инвентаризации обязательств и расчета резерва в бухгалтерском учете делают проводки:

ДЕБЕТ 0 401 20 2ХХ (0 109 ХХ 2ХХ)    КРЕДИТ 0 401 60 2ХХ
— сформирован резерв на оплату обязательств, по которым не поступили расчетные документы;
ДЕБЕТ 0 506 90 2ХХ    КРЕДИТ 0 502 99 2ХХ
— отражены в учете расходные обязательства по формированию резерва.

Оформить записи по расходованию средств резерва. Делают это после того, как поступят расчетные документы. Какие проводки составить, рассмотрим далее.

Как признать расходы и исполнить обязательства

Принимают обязательства, по которым ранее был образован резерв, датой поступления оправдательных документов. Несмотря на то что они за декабрь 2019 года, отражать в учете и использовать резерв необходимо тем числом, когда в бухгалтерию поступили оправдательные документы, согласно порядку документооборота, установленному учетной политикой учреждения:

ДЕБЕТ 0 401 60 2ХХ    КРЕДИТ 0 302 2Х 73Х
— начислены расходы за счет резерва;
ДЕБЕТ 0 502 99 2ХХ    КРЕДИТ 0 502 11 2ХХ
— отражены в учете расходные обязательства по выплатам за счет созданного резерва.

Если сумма отложенных обязательств увеличилась или уменьшилась, ее корректируют на сумму резерва. Сумма резерва уменьшилась — ранее принятые отложенные обязательства сторнируют. Увеличилась — в учете доначисляют отложенные обязательства.

За счет каких средств оплатить кредиторскую задолженность 2019 года

В законодательстве не сказано, должно ли учреждение обеспечить остаток средств на лицевом счете для уплаты обязательств, под которые создан резерв. Поэтому оплата возможна как за счет экономии субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания 2019 года, так и за счет субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания 2020 года. В последнем случае оплату не могут признать нарушением и она не влечет за собой риски, поскольку соответствует условиям выделения денег.

Комментарий эксперта

За счет каких денег платить долг за коммуналку, зависит от требований местного законодательства и учредителя

На вопрос о том, за счет чего в 2020 году оплачивать кредиторскую задолженность 2019 года по коммунальным платежам, однозначно ответить нельзя. Многое зависит от требований и ограничений, установленных конкретным публично-правовым образованием, учредителем, финансовым органом. Возможно, на местном уровне нет запрета использовать для погашения прошлогодней кредиторской задолженности остаток средств субсидии на государственное (муниципальное) задание 2019 года. Или наоборот, есть требование на погашение прошлогодней кредиторской задолженности направлять только средства от приносящей доход деятельности. Иногда учреждениям разрешено в 2019 году платить авансом за коммунальные услуги и в размере планируемых сумм до получения документов за декабрь 2019 года. На уровне федерального законодательства таких ограничений и запретов нет. Но на практике встречаются разные ситуации.

Валерий БАГРИН, консультант по учету в организациях сектора государственного управления