Как обновить штатное расписание
- Если вы усовершенствовали форму штатного расписания, не забудьте отразить это в «учетке»
- Чтобы изменить действующее штатное расписание или утвердить новое (из-за сокращения штата или, наоборот, в связи с введением новых видов деятельности), нужен приказ. Образцы найдете в статье
- В учреждении не должно быть web-раз работчика, PR-менеджера, IT-специалиста. Узнайте почему
Что делать, если не устраивает форма
Штатное расписание содержит информацию:
- о штатном составе и численности сотрудников;
- о структурных подразделениях учреждения;
- о наименованиях должностей (специальностей, профессий), разрядах, классах (категориях) квалификации;
- о количестве штатных единиц по каждой должности;
- о тарифных ставках (окладах) и надбавках.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ не требует составлять первичные учетные документы по унифицированным формам. Однако большинство учреждений их все же применяют. Для штатного расписания это форма № Т-3. Если потребуется, в форму можно внести дополнительные реквизиты. Но не удаляйте те, что в ней уже есть: код, номер формы, название документа и т. д. Все коррективы утвердите в учетной политике.
Штатное расписание и изменения к нему учреждение должно хранить постоянно.
Когда надо править штатное расписание
Финансовая нестабильность вынуждает учреждения обновлять «штатку» чаще.
Вот лишь некоторые ситуации:
- учреждение либо его структурные подразделения реорганизованы;
- исключены вакантные должности в учреждении (структурном подразделении);
- изменены штатные единицы в учреждении (структурном подразделении);
- пересмотрены оклады сотрудников;
- переименованы подразделения или должности.
Изменив штатное расписание, не забудьте о трудовых договорах.
Можно внести правки в сам договор или заключить к нему дополнительное соглашение.
При необходимости сделайте записи в трудовых книжках и личных карточках работников.
Давайте рассмотрим три типичные задачи, которые кадровикам приходится решать на практике.
Разный уровень ответственности – разные должности
Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.
Ведь одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. Чтобы соблюсти принцип равной оплаты, присвойте категории должностям, используя слова «младший», «старший», «ведущий» и т. п. Это позволит избежать претензий проверяющих.
1. Надо ввести новую должность
Приказ составляют в произвольной форме. В нем должны быть указаны суть и причины изменений. Причем дата, с которой они вступают в силу, и дата приказа могут не совпадать.
Пример 1. Учреждение «Мир» будет оказывать больше платных услуг.
Для этого ему требуется главный технолог.
Руководитель принял решение оптимизировать штатное расписание. Кадровик подготовил приказ (см. образец 1).
Образец 1. Приказ о внесении изменения в штатное расписание
2. Название должности нужно привести в соответствие со стандартом
Названия должностей по штатному расписанию обязаны совпадать с теми, которые включены в справочники. Их два:
Важно запомнить!
В штатном расписании, трудовой книжке и личной карточке работника должно быть одно и то же название должности
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Если названия отличаются, внесите изменения в штатное расписание.
Пример 2. В ГБУ «Новые технологии» издан приказ о переименовании должности.
Вот фрагмент текста.
«В целях приведения наименования должности в соответствие с Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих приказываю:
1. Должность "главный специалист по информационной защите" переименовать в "главный специалист по защите информации".
2. Начальнику отдела кадров внести изменения в штатное расписание в срок до 10 мая 2016 года».
Учтите, что с 1 июля 2016 года надо будет руководствоваться профстандартами (вступает в силу ст. 195.1 Трудового кодекса РФ). Так что если будете вводить в штатное расписание новые должности, то лучше сразу использовать названия из стандартов.
Названия должностей должны быть на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ). Поэтому убедитесь, что в штатном расписании нет таких должностей, как web-разработчик, PR-менеджер, IT-специалист. Если нужно не только переименовать должность, но и установить другой уровень зарплаты по штатному расписанию, процедура гораздо сложнее. Ведь речь идет об изменении существенных условий трудового договора. А значит, оформите перевод сотрудника на другую работу. И лишь затем скорректируйте штатное расписание (ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).
3. Надо сократить численность или штат
На заметку
Подробно о выплатах при увольнении по сокращению штата читайте в статье "Работник сокращен: когда положен средний заработок за третий месяц" («Учет в учреждении» № 3, 2015)
Не путайте два понятия: сокращение численности и сокращение штата. Первое означает, что в учреждении будет меньше работников. Второе – что из штатного расписания исключат те или иные должности. Например, уберут незаполненные вакансии.
Приказ о сокращении численности или штата надо издать не менее чем за два месяца до предполагаемого начала увольнений. Если сокращение масштабное, имеет смысл не править действующее штатное расписание, а составить новое. Документ готов? Помните, что ввести его в действие можно не ранее чем через два месяца. Не увольняйте работника, пока новое штатное расписание не вступит в силу.
Образец приказа об утверждении нового штатного расписания см. ниже.
Образец 2. Приказ об утверждении нового штатного расписания
Разъяснение чиновника
Штатное расписание – локальный нормативный акт учреждения, который не регулирует трудовую деятельность персонала. Знакомить с ним сотрудников (в том числе при приеме на работу) не надо.
Шпаргалка